Тайм-менеджмент для фрилансера

Недавно в одном из разговоров с руководителем консалтинговой компании, я услышала: «Наталья! Как Вам удалось так много сделать?» Я удивилась такому вопросу и вспомнила интервью Игоря Фесуненко, российского тележурналиста, он сказал так: «Я работаю каждый день, у меня нет выходных». И следом — слова Доналда Трампа: «Работай, как вол и живи полной жизнью! Не бери отпуск. Нужно заниматься лишь тем делом, которое приносит удовольствие. А если оно приносит удовольствие, то зачем отпуск?»

Могу сказать, что эти принципы — также и мои принципы: я много и упорно работаю, и работа доставляет мне истинную радость. Однако как фрилансер, я ничего бы не успела, если бы не практиковала самоменеджмент, ведь меня, как и многих других консультантов, никто не заставляет работать!

Главный мотив к управлению своим рабочим и внерабочим временем — внутри меня самой, поскольку нет никаких внешних условий, которые меня регламентируют. И в этих, на первый взгляд, свободных условиях жизни, как ни странно, лежит главная опасность — посвятить свое время только работе.

Но! Такая установка — ошибочна. Нельзя допустить, чтобы рабочее время поглощалось мелкими задачами и проектами, которые не дают существенной отдачи.
«Концентрируйся на главном», — советует Трамп. «Думай горизонтами планирования», — услышала я как-то от одного своего клиента.

Эти установки можно сформулировать в качестве первого принципа самоменеджмента фрилансера: «Делай крупные и интересные тренинги, и не делай слишком много рутинных тренингов». Из всех предложений, которые получает тренер, желательно выбирать те, которые профессионально и финансово интересны. Профессиональный интерес вызывают новые, крупные, уникальные и креативные проекты, для реализации которых тренеру необходимо выложиться, постараться и сформировать в себе новые навыки. Финансовый интерес вызывают тренинги, за проведение которых клиент готов платить выше средне-рыночной стоимости. Высокой оплатой клиент подчеркивает, что ценным для него является участие именно тебя как тренера, и никого другого.

Кроме того, для тренера могут быть интересными:

• задачи, дающие долгосрочную стабильность работы на рынке;
• задачи без предварительного тендера, для решения которых выбирают именно данного, конкретного тренера;
• задачи с невысокой затратностью времени на трансфер (лучше выбирать тренинги в своем регионе, или тренинги с непродолжительными перелетами, например, до 2,5 - 3,0 часов);
• комфортные задачи с небольшими группами участников, имеющих активный интерес к обучению.

Поскольку, как мы обсуждали выше, время тренера никто не контролирует, важно настроить себя на то, что на решение любой задачи и на достижение любой цели должно быть потрачено ни много, ни мало, но оптимальное время! Мотивационная и организационная компетентность консультанта состоит как раз в том, чтобы определить оптимальное для себя время и ответственно выдержать принятые решения.

Например, если принято решение написать книгу до конца года, и в договоре срок сдачи текста указан, нельзя нарушать взятые обязательства. При этом, в договоре должно быть поставлено оптимальное время с учетом именно твоей, индивидуальной скорости написания текстов. Еще пример: если редактор предлагает написать статью до конца месяца, а у тренера есть свободное время в начале месяца, лучше написать статью сейчас, чтобы сделать качественный материал, нежели спешить в тот период, когда активно идут тренинги и сделать качественный результат, скорее всего, не получится.

Итак, второй принцип самоменеджмента: успешное достижение поставленной цели и качественное решение взятой на себя задачи имеют оптимальное время и затраты оптимальных усилий. Важно также выдерживать взятые на себя обязательства перед редакторами, клиентами и партнерами.

Третий принцип организации рабочего и жизненного времени фрилансера: работать без спешки и без изматывающего стресса. Русский филолог и искусствовед Дмитрий Лихачев говорил так: «Чтобы жить долго, старайтесь не беспокоиться, не носить тяжестей и не спешить».

К сожалению, спешат все! На дорогах водители азартно обгоняют друг друга, нарушая правила и с отчаянием выезжая на встречную полосу. В автобус и метро мы стремительно впрыгиваем в последний момент, стремясь хотя бы на секунду опередить другого пассажира. Мы бежим по улицам, агрессивно расталкивая тех, кто преграждает нам дорогу, сейчас вас могут толкнуть не только сбоку, но и сзади и спереди. Люди спешат и никого не видят вокруг!

Зачем такая спешка? Объяснение простое: мы живем и работаем в стрессовом режиме. В последнюю минуту мы выбегаем из дома, в последнюю неделю мы беремся за решение сложной задачи, в последний месяц мы начинаем двигаться к цели, которую поставили год назад.

«Когда нужно решить эту задачу?» — робко спрашивает подчиненный и с ужасом слышит громовой голос своего начальника: «Еще вчера!» или «Вчера минус пять минут, пока я тебе объяснял!»

Исключений не бывает, на своих тренингах в каждом городе России и за ее пределами говорят эти фразы, и по лицам слушателей я вижу, что эта ситуация им знакома, как говорится, «до боли».

Когда мы работаем без спешки, с удовольствием, смакуя каждый рабочий момент, мы испытываем радость от творчества. «Цель каждого человека — взрастить в себе радость», — эти замечательные слова я увидела у Бернарда Вербера, французского писателя. Если мы практикуем самоменеджмент, не спешим и не делаем много ошибок, то мы достигаем высоких результатов. Нас хвалят, называют способным или талантливым человеком. Мы привыкаем к своей успешности. Появляется удовлетворенность собой и, как следствие, интерес к работе. Хочется работать еще лучше, чтобы реализовать свои способности. Потребность в самоактуализации своего потенциала становится доминирующей в нашей работе. Появляется желание оставить после себя что-то важное и нужное людям. В итоге, одни плюсы!

Чувство времени

Умение ценить время необходимо фрилансеру. Отсутствие внешних регуляторов в виде офисной дисциплины, правил внутреннего распорядка и регламента рабочего дня компенсируется только при помощи развитого внутреннего чувства уходящего времени. Никто не контролирует тренера, только он сам может себя контролировать.

Правда, нельзя сказать, что внешние регуляторы полностью отсутствуют в работе бизнес-тренера. Серьезными внешними мотиваторами выступают обязательства перед партнерами, коллегами, клиентами и работодателями, необходимость постоянной поддержки своего имени на рынке, наконец, потребность в финансовом обеспечении себя и своих близких. При этом, самым важным условием, поставленным перед нами Природой и Высшим Началом, выступает конечность нашей жизни и стремление тренера, как и многих других людей, успеть сделать что-то важное, значительное и нужное в период своего земного бытия. В качестве этого важного каждый из нас выбирает что-то свое: кто-то хочет воспитать ребенка, посадить сад и построить дом, а кто-то написать книгу или статью.

Не так важно, какую цель поставил перед собой человек, важно то, что память о конечности нашей жизни подстегивает, стимулирует, не дает успокоиться. С каждым прожитым мы понимаем, что на этот прошедший день наша жизнь стала короче. Время утекает стремительно!

Ощущение ускоряющегося времени возникает примерно к тридцати годам, потом время мчится со скоростью света. После сорока возникает чувство еще большего ускорения, время летит как на космических и сверх-космических скоростях. Вот сейчас октябрь 2011 года, когда я пишу эту книгу, — считайте, 2011 год уже прошел: не успеешь оглянуться, настанут Рождество, а потом Новый, 2012 год! Вроде, почти вчера, мы отмечали начало 2011 года, а уже Новый год на носу, вот он, стоит у двери!

Говорят, что после семидесяти лет опять начинается замедление жизненного времени, поскольку, наслаждаясь своим земным существованием, человек смакует каждый свой час и становится таким же счастливым, как в юности, когда он только начинал свою взрослую жизнь.

Учитывая стремительный бег времени и тот факт, что у всех нас жизненное время ограничено, полезно развивать свое чувство времени. Для этого желательно носить часы на руке и периодически поглядывать на циферблат, чтобы выработать в себе ощущение каждых прошедших десяти-пятнадцати минут. Вслед за Стивом Джобсом, будет не лишним спрашивать себя утром: «Если представить, что этот день — мой последний день на Земле, решил(а) бы я заниматься теми делами, которыми я планирую сегодня заниматься? Или я бы делал(а) что-то другое, более важное?».

Постановка и удержание важных целей

Важные цели — это цели, реализация которых дает максимально возможный прирост к успешности и эффективности тренера. Важность целей каждый консультант определяет для себя сам, исходя из видения и планирования своей карьеры. Например, разработка новой программы может быть значимой, но не столь важной, как написание книги. Или посещение профессионального клуба может быть полезным, но не таким важным, как участие в тендере, объявленном крупной компанией.

Чтобы реализовать важные цели, фриланс должен выработать в себе привычку структурировать время при помощи масштабирования времени или «горизонтов планирования» — от долгосрочных целей к краткосрочным. Необходимо формировать план своих дел на пять и более лет, из которого составляется план каждого года; дальше нужно планировать каждый месяц, каждую неделю и каждый день.

Зачем так сложно планировать — сначала строить отдаленное будущее, а потом планировать настоящие, сегодняшние цели? Фрилансу это нужно делать по двум причинам: чтобы не терять важных целей и чтобы важные цели не оказались поглощенными мелкими, текущими делами. Известно, что мелкие дела часто бывают предельно срочными, а важные цели часто — цели не срочные, требующие более продолжительного времени на их реализацию. Например, если человек планирует построить дом в течение пяти лет, то нужно запланировать на каждый год важные задачи по покупке участка, проведению коммуникаций, закладыванию фундамента и т.п. Решение ежегодных задач связано с планированием ежемесячных приобретений и действий, контроль за строительством потребует решения текущих задач каждую неделю и, возможно, каждый день.

Другой пример: тренер запланировал написать книгу, которую он должен сдать через год, поэтому каждый месяц, каждую неделю и каждый день он писать по несколько страниц. Пусть за день удастся написать или отредактировать пол-страницы или страницу, главное делать это дело, не выключаясь из процесса. Только так, постепенно книга будет написана полностью и вовремя сдана в издательство.

Важные дела всегда труднее начинать, чем решать мелкие задачи. Когда начинаешь такое новое и продолжительное по времени дело, как, например, написание книги, в начале пути возникает тревожность. Садишься перед чистым монитором и не знаешь, с каких слов надо начать текст, который будут читать твои читатели. И так в любом крупном деле, связанном с важными целями: в начале пути возникает ощущение неопределенности, большой вариативности дальнейших шагов. Здесь важно вспомнить принцип «Шаг за шагом», который означает, что любой, самый большой путь можно пройти, главное, делать маленькие шаги часто и регулярно, желательно, каждый день! Другими словами: строится дом и пишется книга каждый день.

И здесь возникает проблема удержания поставленной крупной цели. «Каждую минуту помни о своей цели!» — услышала я как-то важное изречение. Опасность попадания в рутину мелких забот, которые бессмысленно поглощают твое жизненное и рабочее время, знают все, и офисные работники, и консультанты. Крутишься, как белка в колесе, испытываешь усталость и напряжение, а на выходе — ма-а-аленький «результатик», незаметный и незначимый. А время ушло, и его не вернуть! Ничего нет тяжелее переживаний об утраченных возможностях! Ты помнишь, что ты мог (ла) бы сделать это важное и крупное дело, но цепь мелких событий «выбила» тебя из колеи и ты потерял(а) свою большую цель. Кого винить? Некого, только себя!

Чтобы не терять мысль о большой цели, и каждый день посвящать время ее реализации, нужно придумать «напоминалки». Листочки с формулированием целей присутствуют у меня на всех видных местах в доме: рядом с компьютером, на входной двери с внутренней стороны, в моем ежедневнике, который лежит у меня в центре письменного стола.

Я всегда пишу планы года, месяца, недели, дня и, чтобы внимание не рассеивалось, отмечаю важные цели ярким фломастером, мелкие дела цветом не отмечаю, они остаются написанными просто шариковой ручкой. Знаю, что многие люди важные дела отмечают зеленым цветом, а мелкие — красным, чтобы в конце дня, недели, месяца и года было видно, сколько целей реализовано крупных, и сколько мелких. В начале-середине декабря я всегда подвожу итоги года и формулирую планы на будущий год. Причем, разделяю рабочие и нерабочие цели, чтобы рабочие цели не поглощали личные, нерабочие цели.

К рабочим целям у меня относятся тренинги, конференции, командировки, программы, написание статей и книг, работа над сайтом, деловые встречи. Мои нерабочие цели связаны с домашними, семейными делами, отдыхом, хобби, поездками, встречами с друзьями и хорошими знакомыми.

Кроме «напоминалок», важно также вырабатывать в себе внутреннее состояние слияния со своей целью, когда ты чувствуешь, что ты сам (а) — это и есть твоя важная цель. Такое состояние слияния с важной целью Дэвид Аллен назвал состоянием свинг — (...). Это постоянное, концентрированное внимание к своей важной цели — обязательное условие нашей продуктивности, без него ничего не получится!

Чтобы поддержать и укрепить в себе внутреннее состояние слияния с целью, утром, еще перед вставанием с постели, желательно напомнить себе важные цели дня. Чему будет посвящен наступающий день? Какие крупные дела запланированы? Какие мелкие задачи нужно будет быстро решить?

Утренняя настройка на день и важные цели очень важна, особенно в активный рабочий период, поскольку утреннее состояние — самое устойчивое и регулирует активность человека в течение всего дня. Бывает, если подряд идут тренинги, и не только в Москве, но и в регионах, я придумала для себя «прием трех вопросов». Утром, как только прозвонил будильник (или, в случае региональной командировки, позвонили с ресепшн), я задаю себе три вопроса:

• «В каком я городе?» — это скорее шутливый вопрос, однако при трех-четырех перелетах подряд вопрос звучит актуально.
• «Сколько сейчас времени?» — важный вопрос, если учесть разницу во времени по сравнению с Москвой во многих регионах.
• «Какую тему я сегодня читаю? Какое событие будет сегодня на тренинге?» — это вопрос настройки на предстоящий день тренинга.

Отвечаю на три вопроса и бодро встаю с постели, чтобы начать новый день. Знаете, очень помогает!

«Сырая лягушка» и самооценка фрилансера

Не могу ни сказать еще об одной опасности — нашем желании все откладывать «на потом». Конечно, мы знаем пословицу «Никогда не откладывай на завтра то, что можешь сделать сегодня». Мы знаем, что всегда нужно иметь в запасе примерно 20% буферного времени, чтобы были «окна» свободного времени, в которые можно отложить важное дело. Наконец, мы знаем о конечности и быстротечности времени, тогда почему же мы все равно откладываем важные дела? Особенно серьезной является опасность откладывания для свободного консультанта и независимого тренера, которого никто не контролирует. Нам не свойственно отчитываться перед самими собой, а окружающие люди вряд ли будут контролировать взрослого, самостоятельного человека.

Поэтому, если приходится часто откладывать важное дело, нужно разобраться в себе: может, мы проявляем нерешительность? Или не можем преодолеть барьер начала нового дела? Или нам просто это не нужно? Или может быть, есть другие причины?

Чтобы разобраться в причинах откладываний важных дел, я практикую такое простое упражнение. Беру листок чистой бумаги и записываю пять ответов на вопрос: «Почему я откладываю это дело?».

1. ________________________________________________________
2. ________________________________________________________
3. ________________________________________________________
4. ________________________________________________________
5. ________________________________________________________

Такой простой анализ помогает мне понять, в чем истинные причины моих откладываний. Как правило, это не нехватка времени, а что-то другое: неготовность, нежелание, извините, элементарная лень или просто несобранность.

Разобравшись в причине, полезно завести для себя правило каждый день начинать с отложенного дела. Поскольку фриланс сам планирует свое время, это правило легко выполнить и, чтобы не забыть, желательно записать в план дня отложенное дело.

Есть еще две «помогалки», чтобы помочь себе не откладывать важные дела. Первая: завести для себя правило не откладывать больше двух раз, даже если приходится действовать в жестком лимите времени. Знаю по опыту, что если отложишь один раз, то веришь, что обязательно сделаешь завтра. Но если завтра снова приходится откладывать, в глубине души появляется мысль, что вообще когда-то не решишь эту задачу, и отложенное дело превращается в «сырую лягушку». «Сырая лягушка» — это неприятное или трудное дело, которое мы стараемся отложить «на потом». Мы знаем, что по правилам тайм-менеджмента каждый рабочий день нужно начинать с отложенного дела или с «сырой лягушки»: с утра сделать неприятное (трудное) дело, а потом браться за приятные (легкие) дела.

Это все известно, но, как всегда, проблема в том, как себя заставить? Приведу пример, как работают над собой другие люди.

Один из моих слушателей MBA придумал для себя прием, помогающий ему не откладывать неприятное дело. Крупными буквами, красным фломастером на листке бумаги форматом А4 он пишет название неприятного дела. Кладет этот лист на пол около рабочего стола так, чтобы при движении по кабинету нужно было каждый раз переступать через этот листок. «Переступишь раз десять, а потом надоедает. Делаю неприятное дело и с удовлетворением выбрасываю листок в корзину», — рассказывал он.

Кроме того, что отложенное более двух раз дело мы можем вообще не сделать, в итоге постепенно в нас возникает чувство вины и снижается самооценка. А это — уже серьезная опасность для бизнес-тренера. Неуверенный в себе, подавленный, не оптимистичный — разве это тренер? С кого тогда слушатели будут считывать образ нового, успешного, сильного человека? Где он, человек-бренд?

Самооценка тренера — это ценный, даже ключевой ресурс для него. На своих семинарах я нередко начинаю шутить так: «Мы все — очень разные. Один в конце жизни купил маленькую квартирку на окраине города и считает, что это — самое большое его достижение. Другой имеет великолепные дома по всему миру, купил остров в океане и, оставшись неудовлетворенным, посматривает на Луну, размышляя, не прикупить ли лунное море для своих потомков?»

Конечно, это — легкий, ироничный образ! Но если продолжить размышления о том, как по-разному мы оцениваем свои способности и возможности, то для примера можно представить двух молодых людей, планирующих стать бизнес-тренерами. Один — талантливый, но не уверен в себе и внутренне зажат. Второй — с обычными, даже средними способностями, но уверенный в том, что впереди у него — блестящее будущее. Как вы думаете, кто из них станет успешным тренером? Талантливый или со средними способностями? Уверенно отвечаю: успешным тренером станет молодой человек со средними способностями, но высокой самооценкой.

Молодой человек со сниженной самооценкой говорит про себя так: «Я очень стараюсь, и мне часто говорят, что у меня хорошие способности к тренерской работе. Но когда я встаю перед группой, начинаю волноваться, нервничаю, боюсь ошибок и неудач. Если что-то не получилось, я долго и сильно переживаю, обвиняю себя и занимаюсь самокритикой. В эти моменты мне кажется, что я — самый бездарный и ни на что не способен! После неудачных тренингов ничего не хочется делать».

Молодой человек с высокой самооценкой говорит совершенно по-другому: «Я много работаю, и у меня все отлично получается! Конечно, бывают ошибки, но у кого их нет? Я стараюсь их исправить и продолжаю работать дальше. Уверен: если проявлять настойчивость и упорство, можно стать успешным и известным тренером!»

Сниженная самооценка часто является внутренней причиной откладывания важных дел, той скрытой причиной, в которой сам человек себе редко признается. Например, при откладывании написания важной статьи, молодой консультант, только начинающий тренерскую карьеру, может сказать себе так:

• У меня совсем нет времени! После тренинга я чувствую себя уставшим, а чтобы написать страницу текста, нужны «свежие мозги».
• Не все тренеры пишут статьи. Есть те, кто вообще ничего не пишут, но работают, и довольно успешно.
• Да ладно! Я и так хорошо зарабатываю! Зачем еще эти статьи писать?
• Я хорошо говорю в группе, когда веду тренинг, но писать текст для меня — просто мучение!

Все это — отговорки, но повышать самооценку необходимо. Потренироваться в этом молодому тренеру полезно на примере отказа от откладывания важных дел. Начнем с отличной цитаты Стивена Кови: «Человек способен достичь всего, что может придумать и во что поверить» (...).

Итак, сделаем позитивное переформулирование четырех положений, которые мы записали выше:

• Я обязательно найду время для того, чтобы написать важную для меня статью. Сейчас активный рабочий период, поэтому буду писать по одной странице в день!
• Есть тренеры, которые не пишут статьи. Но чтобы продвигать свое имя и быть востребованным, нужно презентовать свои мысли и взгляды в профессиональном сообществе — писать статьи и книги.
• Да, заработать серьезные деньги путем написания статей и книг невозможно, это же не детективы! За тренинги платят больше. Однако это важная часть моей работы, повышающая мою компетентность.
• Я хорошо говорю в группе, когда веду тренинг, поэтому на тренинге я ставлю диктофон, записываю все, что я говорю, а потом формирую из этого текста статью (книгу).

Блочное планирование и концентрация

«Работает то, что легко и просто» — где-то я услышала такое изречение, и оно мне понравилось. В приложении к планированию времени, оно может звучать так: «Блочный принцип планирования —очень простой и поэтому очень эффективный».

Планирование блоками имеет несколько вариантов. Первый вариант: это может быть планирование по типам деятельности. Например, телефонный блок включает все звонки, которые нужно сделать в течение дня. Для этого все звонки объединяются по списку, и делаются в течение непродолжительного времени с учетом того, что застать абонента в это время легче всего. Или другой пример: в блок письменных текстов объединяются все дела, связанные с написанием программ, раздаточных материалов, презентаций, статей или определенного количества страниц для книги. Третий пример: в блок можно объединить работу с электронными сообщениями: три-четыре раза в день прочитывать письма и оперативно отвечать на них.

В случае такого блочного планирование не нужно переключаться с одного типа работы на другой, а, значит, не нужно будет адаптироваться к новой работе. Посмотрите: если у Вас нет тренинга в этот день, и Вы посвящаете его работе дома, то число переключений с одного дела на другое может достичь двадцати-тридцати раз!

Так, Вы пишите статью, не завершая текст, переключаетесь на электронное сообщение, потом опять возвращаетесь к тексту статьи, только вчитались, как звонит телефон, и вы берете трубку, чтобы ответить. И так — много раз за день! Если предположить, что при переключении с одного дела на другое, адаптация к выполнению новой задачи потребует пяти-семи минут, то на десять переключений в день Вы потратите, как минимум, пятьдесят — семьдесят минут (около часа или больше часа). Это потерянное время, которое, как правило, не осознается и не планируется, но, увы, вычеркивается из нашего рабочего и, в конечном итоге, жизненного времени.

Второй, простой вариант блочного планирования — это разделение дневного времени на три части: утро, день и вечер. Утренний блок, как правило, охватывает время, начиная с того времени, как Вы встали, и до обеда, например, с 7.00 до 13.00 — 14.00. Блок дневного времени составляет время после обеда и до вечера, чаще всего, это 14.00 — 19.00. Вечернее время начинается после 19.00 и до того времени, как Вы ложитесь спать.

Конечно, здесь я расписываю время фрилансера, которое он планирует в свободный от консультации или тренинга день. Когда идет тренинг или консалтинговая сессия, время планируется по-другому, в зависимости от программы обучения и назначенных консультаций. Об этом будем говорить дальше, во второй и третьей главах книги.

Разделение дня на три части — утро, день и вечер, дает тренеру возможность раздвигать границы дневного времени и подводить промежуточные итоги. Получается, что один день трасформируется в целых три дня! Утром лучше сделать самую ответственную работу, как говорят, на свежую голову. Например, это может быть написание нескольких станиц книги, важной статьи или презентации. Днем, после обеда, можно сделать необходимые звонки и ответить на сообщения, накопившиеся к этому времени в почтовом ящике. Вечером можно спланировать отдых, встречи с друзьями, посещение театра или прогулку.

Кроме борьбы со скрытыми временными потерями, расширением границ времени и подведением промежуточных итогов в течение дня, блочное планирование позволяет сконцентрироваться на задаче, которой мы занимаемся в данный момент. А, значит, у нас появляется возможность вхождения во внутреннее состояние потока, способствующее получению яркого, интересного и содержательного результата. И, напротив, суета, «дерготня» и «перескакивание» с одной задачи на другую, «размывает» наш день и создает опасность поглощения нашего времени мелкими, незначительными и рутинными «задачками». И, в результате, переживания острого и неприятного чувства неудовлетворенности собой, своей работой и жизнью.

Устранение поглотителей времени

Кроме скрытых временных потерь и переживания утраченных возможностей, есть еще одна причина для грустных размышлений — это мысль о большом объеме потерянного времени.

Проведем расчеты временных потерь, чтобы понять, сколько в итоге мы теряем рабочего и жизненного времени. Если при пятидневной рабочей неделе и 8-часовом рабочем дне ежедневно мы теряем 15 минут, то за один месяц потеря времени составляет 5 часов, за год — 7,5 рабочих дней (1,5 рабочей недели), за 40 лет работы — 60 рабочих недель или 15 рабочих месяцев, т.е. один год и три месяца!

Эти цифры кажутся фантастическими, и в них не хочется верить!

Однако, будем проявлять мужество и посмотрим правде в глаза: обычно в день мы теряем не 15 минут, а минимум — 30 минут. Тогда за одну неделю потери рабочего времени составляют 2,5 часа, а за один год потеря времени накапливается до 15 рабочих дней или трех рабочих недель!

Где же мы теряем свое время? Привожу список типичных для тренера ситуаций, в которых могут быть реальные потери времени, если в этот день не запланирован тренинг и консультант работает дома. Предлагаю поработать с теми ситуациями потерь времени, которые у Вас есть, и поставить примерно, сколько минут или часов Вы теряете. Потом посчитайте общую сумму ежедневных временных потерь.

• Вы планировали встать в 7 часов утра, но поленились и встали в 8.30 __________________________________________________
• Вчера вечером Вы дали себе слово утром начать писать новую статью, но позволили себе поболтать по электронной почте, потусоваться в социальных сетях, долго пить чай или кофе, посмотреть Интернет-новости, ненужные для работы и т.п.____________________________________________________
• Вчера у Вас завершился тренинг, и сегодня у Вас нет плана дня, нужно вспомнить, с чего начать__________________________________________________
• С утра у Вас — слишком много мелких дел, нет времени продумать план дня и выделить приоритеты, время уходит на суету, приходится засиживаться за компьютером за полночь, чтобы решить важные задачи___________________________________________________
• В течение рабочего дня слишком много переключений с одного дела на другое (20-30 переключений), потом приходится настраиваться на решение задачи в течение примерно 5-10 минут___________________________________________________
• С самого утра идут звонки клиентов с новыми, срочными поручениями, ломающими план дня_____________________________________________________
• Позвонил друг с просьбой, и Вы не смогли сказать «Нет», весь день ушел на решение не своих задач ________________________________________________________
• Вы работаете один (одна), у Вас нет сотрудников и, следовательно, Вы не делегируете, работаете по типу "Все сделаю сам (а)«____________________________________________________
• Вы пытаетесь слишком много сделать за один раз, возникают спешка, ошибки и исправления ошибок__________________________________________________
• Вы долго переживаете неудачи, жалуетесь коллегам и друзьям ________________________________________________
• Вы — человек творческий, у Вас на рабочем столе — беспорядок, на поиск нужных бумаг, записей, телефонных номеров и адресов уходит немало времени__________________________________________________
• Вы сидите в большой комнате, через открытое окно слышится шум проспекта, рядом работает телевизор, бегают дети и общаются Ваши домашние_________________________________________________
• Утром Вы выясняли дома отношения и чувствуете себя обиженным (ой) ________________________________________________________
• Вы делаете частые перекуры и чаепития, гуляете с собакой и болтаете по телефону________________________________________________

Запишите сумму своих ежедневных временных потерь здесь: ______________________________________________________

Сколько времени, в итоге, Вы потеряли в течение дня? Час? Полтора часа? Или больше?

Что вы чувствуете? Вы озабочены? Растеряны? Не ожидали такого результата?

Не переживайте. Устраните поглотители времени и полностью перестройте свой день, который Вы запланировали для работы дома. Предлагаю сделать так:

• Если Вы планировали встать в 7 часов утра, поставьте будильник на 6.50 и после того, как будильник зазвонил, разрешите себе 10 минут поваляться в постели. Потом быстро вставайте!
• Утром сразу «берите быка за рога», начинайте делать важное дело. Например, начните писать новую статью! Перед включением в текст статьи, ненадолго откройте электронную почту, напишите оперативные ответы, но не блуждайте по Интернету и не тусуйтесь в социальных сетях — оставьте эти занятия на вечер
• Старайтесь планировать день при помощи блочного принципа: утро, день, вечер, уменьшайте переключения
• Звонки клиентам, коллегам или партнерам делайте во время телефонного блока, позвоните сразу всем, кому планировали, по списку
• Если звонок друга связан с просьбой, которая отнимет у Вас много времени, обсудите, можно ли решение этой задачи отложить на ближайшее время, которое у Вас свободно
• Если Вам некому делегировать, подумайте о том, кому Вы можете передать ту или иную задачу по аутсорсингу. Например, поддержку своего сайта Вы можете передать дизайнеру, привоз продуктов можно заказать по интернету, а уборку квартиры — клининг-менеджеру. В итоге, освободится время, которое можно потратить на свою работу
• Не торопитесь, делайте все спокойно, с удовольствием, находите оптимальное время для каждой задачи
• Не переживайте свои неудачи. Помните о правиле «Пяти минут»: скажите себе, что пять минут Вы немного переживаете, а потом беретесь за дело!
• Вечером разберите свой письменный стол, все ненужные бумаги выбросьте, оставьте на столе только то, что нужно в данный момент
• Найдите в доме удобное место для работы, закрывайте дверь, когда Вы работаете, домашние должны к этому привыкнуть, чтобы не отвлекать Вас в рабочие часы
• Старайтесь не конфликтовать, а если возникли напряжения в отношениях, все равно работайте спокойно: разберетесь с проблемой вечером, после работы
• Не курите, не пейте часто чай или кофе, концентрируйтесь на работе.

Если у Вас получилось оптимизировать свое рабочее время, похвалите себя за успехи. Так, если Вы получили экономию во времени на 30 минут — можно поставить себе четверку. Если же экономия времени составила до полутора часов — можно поставить себе пятерку и поощрить свои старания.

Предлагаю здесь список поощрений, из которых можно выбрать те, которые понравятся:

• Купите себе что-то приятное
• Пообщайтесь с близкими
• Поговорите с детьми, поиграйте с ними, сходите с ними куда-нибудь
• Организуйте встречу с друзьями, с которыми давно не виделись
• Пойдите на модную выставку, о которой слышали и на которую давно собирались, но не хватало времени
• Посетите театр или кино, почитайте интересную книгу
• Начните учиться чему-то новому, например, вождению машины, художественной фотографии, живописи, вышиванию крестиком и т.п.
• Начните учить второй (третий или четвертый) иностранный язык
• Сходите в дельфинарий и поплавайте с дельфинами
• Покатайтесь на лошадях в выходной день
• Организуйте поездку по Подмосковью (или по области Вашего города) с костром, шашлыками и т.п.
• Помогите престарелому и одинокому родственнику, к которому вы давно хотели помочь, но не хватало времени
• Займитесь на даче ландшафтным дизайном
• Поменяйте обстановку в квартире
• Сходите на развивающий тренинг
• Посетите мастер-класс своего коллеги
• Начните заниматься фитнесом
• Отправьтесь в выходные на дачу, чтобы ничего не делать, спокойно сидеть и смотреть на небо

Литература

1. Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. М., Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2010
2. Архангельский Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. М., Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2007
3. Кэнфилд Д., Хансен М., Хьюитт Л. БесЦельная жизнь. Ключевые навыки для достижения ваших целей. М., Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2010

Узнать больше и записаться на семинар «Тайм-менеджмент / управление временем»