Конфиденциальное делопроизводство

Составные части делопроизводства:

• делопроизводство материальных документов;
• делопроизводство электронных документов;
• система взаимодействия и сопряжения материальных и электронных документов

Структура делопроизводства:

• документооборот компании;
• информационное хранилище компании (архив).

Угрозы, которым чаще всего подвергаются конфиденциальные документы (конфиденциальная информация):

• включение конфиденциальной информации в открытые документы;
• включение в конфиденциальные документы избыточной информации;
• ознакомление избыточно большого количества сотрудников с конфиденциальными документами;
• нарушение установленных правил работы с конфиденциальными документами;
• несанкционированное создание конфиденциальных документов;
• занижение грифа конфиденциальности (при их наличии);
• отсутствие регистрации черновиков, вариантов документа и т.д.

При создании конфиденциального делопроизводства необходимо ответить на вопросы:

Общие вопросы:

• возможна ли оптимизация информационных потоков с целью минимизации затрат на создание конфиденциального делопроизводства;
• какие грифы конфиденциальности ставить на документах (конфиденциально, строго конфиденциально, ознакомление по списку, графические фигуры и т.д.);
• кто осуществляет присвоение и снятие грифа конфиденциальности;
• какой порядок пересмотра грифа конфиденциальности;
• какое подразделение (должностное лицо) ведет учет конфиденциальных документов (ведение реестра), а также учет их перемещения;
• кто определяет, какие документы содержат конфиденциальную информацию;
• какие документы (кроме конфиденциальных) включать в систему конфиденциального делопроизводства (бланки строгой отчетности, номерные документы и др.);
• как создавать конфиденциальное делопроизводство — отдельно или на базе существующего открытого делопроизводства;
• кому подчинить конфиденциальное делопроизводство и кто будет ее проверять и курировать;
• какой порядок размещения конфиденциальных документов в СМИ, Интернете и в рекламных материалах;
• какой порядок доступа к конфиденциальным документам представителей государственных структур;
• как осуществлять контроль за конфиденциальным делопроизводством, в том числе за использованием копировально-множительной техники;
• какие создать инструкции для обеспечения деятельности конфиденциального делопроизводства;
• как осуществлять проверку конфиденциального делопроизводства (плановая, внеплановая)

Процедурные вопросы:

• какой порядок создания конфиденциальных документов;
• какой порядок ведения черновых конфиденциальных записей;
• какой порядок уничтожения конфиденциальных документов (коллегиальность решения, использование шредеров, регистрация об уничтожении и т.д.);
• какой порядок пользования конфиденциальными документами;
• какой порядок размножения (копирования) конфиденциальных документов;
• какой порядок распечатывания конфиденциальных документов;
• какая процедура индексации документов;
• как осуществлять прием-передачу конфиденциальных документов (в том числе при уходе в отпуск, болезни и т.д.);
• какой порядок учета ознакомления с конфиденциальными документами;
• какой порядок ведения конфиденциальных документов в актуальном состоянии;
• какой порядок конвертования конфиденциальных документов;
• какой порядок доклада и подписи конфиденциальных документов;
• какая роль секретарей в работе с конфиденциальными документами;
• какая процедура регистрации документов;
• как осуществлять поиск документов (по дате, по номерам, по тематике, по исполнителям и т.д.);
• как осуществлять санкционированные выписки из конфиденциальных документов;
• как формировать дела с конфиденциальными документами;
• как осуществлять рассылку конфиденциальных документов;
• какой порядок выноса конфиденциальных документов с контролируемой территории;
• какой порядок работы с конфиденциальными документами в командировках;
• как осуществлять контроль и учет конфиденциальных документов (в бумажном или в электронном исполнении);
• какой порядок перемещения конфиденциальных документов между территориально удаленными объектами компании;
• какую установить процедуру хранения дубликатов ключей, смены кодов, опечатывания, вскрытия сейфов, а также его использования после утери ключа;
• как создать карточку конфиденциальности документа.

Технические вопросы:

• как оборудовать помещения, где находятся конфиденциальные документы;
• как осуществлять противопожарную защиту помещений секретариатов, в том числе как осуществить экстренную эвакуацию конфиденциальных документов;
• как обеспечить физическую сохранность конфиденциальных документов при их хранении;
• как осуществить защиту конфиденциальных документов от аппаратуры промышленного шпионажа.

Вопросы IT-безопасности

• как осуществлять защиту конфиденциального документа, представленного в электронном виде;
• какие использовать средства криптографической защиты информации;
• где расположить сервер с конфиденциальными документам, представленными в электронном виде, и какой будет порядок доступа к ним;
• как осуществлять резервное копирование конфиденциальных документов, представленных в электронном виде;
• как осуществлять антивирусную защиту.

Кадровые вопросы:

• какой перечень сотрудников (должностей), имеющих право на доступ к конфиденциальным документам (в том числе есть ли этот доступ у юристов, финансистов и редакторов);
• как оформлять обязательство сотрудника о сохранении информации, содержащейся в конфиденциальных документах;
• какой порядок проведения проверок сотрудников, работающих с конфиденциальными документами;
• какая будет мотивация персонала, работающего с конфиденциальными документами;
• как организовать обучение персонала, работающего с конфиденциальными документами;
• какой порядок оформления разрешения (допуска) на работу с конфиденциальными документами;
• какие возможны превентивные мероприятия, направленные на недопущение разглашения конфиденциальной информации сотрудниками, работающими с конфиденциальными документами;
• какой порядок проведения внутренних расследований по фактам разглашения конфиденциальной информации.

Материально-технические вопросы:

• какие закупить сейфы для сохранности конфиденциальных документов;
• какие закупить шредеры для уничтожения конфиденциальных документов.

Вопросы по созданию архива

• где расположить архив конфиденциальных документов;
• как осуществлять выдачу конфиденциальных документов из архива (кто имеет право получать документы, срок возвращения, контроль за возвращением документов и т.д.);
• какой порядок работы экспертной комиссии.

Создание делопроизводства материальных документов. Порядок создания

1 этап — создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

2 этап — определение как будут создаваться, учитываться, перемещаться и храниться документы.

3 этап — закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование для помещений и т.д.).

4 этап — создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

5 этап — доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

6 этап — создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

7 этап — создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа — ГОСТ 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Система организационно—распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Создание делопроизводства материальных конфиденциальных документов. Порядок создания

1 этап — создание делопроизводства открытых материальных документов.

2 этап — определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения.

3 этап — утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, определение порядка и сроков пересмотра данного перечня, а также снятие грифа конфиденциальности.

4 этап — определение правил делопроизводства материальных конфиденциальных документов (создание, регистрация, перемещение, хранение, уничтожение документов) на основе делопроизводства материальных документов.

5 этап — определение технических, инженерно-технических и IT решений по защите материальных конфиденциальных документов и их электронных копий.

6 этап — определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

7 этап — заключение договоров о сохранении конфиденциальной информацией между компанией и сотрудниками, допущенными к работе с конфиденциальной информацией.

8 этап — создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

9 этап — доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

10 этап — создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства материальных конфиденциальных документов.

11 этап — создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства материальных конфиденциальных документов.

Делопроизводство материальных документов. Составные части:

• делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами
  • бухгалтерия;
  • учредительные документы;
  • судебно-процессуальные документы;
  • договорные документы и т.д.
• внешнее делопроизводство
  • доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
  • отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
• внутреннее делопроизводство
  • хранение документов (у сотрудников, в Секретариате);
  • создание документов;
  • издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
  • регистрация документа в Секретариате;
  • движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
• размножение документов (снятие копий);
• контроль за исполнением документов;
• создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
• уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

• о внесении изменений и дополнений в нормативно-правовые документы организации:
  • в Устав организации;
  • в «Коллективный договор»;
  • в правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
  • в трудовой договор;
  • во все заключаемые договора.
• договор между компанией и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации;
• инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в компании. Примерный план инструкции:
  • общие положения;
  • определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
  • организация работы с конфиденциальными документами;
  • порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
  • порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
  • контроль за выполнением требований внутриобъектового режима при работе со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию;
  • обязанности сотрудников компании, работающих со сведениями конфиденциального характера, и ответственность за их разглашение.
• инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:
  • общие положения;
  • правила составления и оформления документов;
  • составление и оформление основных видов документов;
  • организация документооборота:
  • порядок движения и обработки входящих документов;
  • порядок движения и обработки исходящих документов;
  • порядок движения и обработки внутренних документов;
  • регистрация документов;
  • контроль исполнения документов;
  • систематизация документов;
  • разработка номенклатуры дел;
  • формирование дел;
  • подготовка документов к архивному хранению;
  • экспертиза ценности документов;
  • описание документов постоянного и временного сроков хранения;
  • обеспечение сохранности дел;
  • передача дел в архив;
• Кроме того, Инструкция по организации делопроизводства должна иметь ряд приложений:
  • примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
  • перечень документов, на которые ставится печать;
  • перечень документов, подлежащих утверждению;
  • перечень документов, подлежащих согласованию;
  • форма регистрационной контрольной карточки;
  • перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
  • акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
  • внутренняя опись документов дела;
  • опись дел, передаваемых на архивное хранение.
• инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Данная инструкция включает:
  • определение порядка выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
  • определение порядка работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
  • изготовление и использование бланков организации, печатей и штампов;
  • определение порядка использования бланков строгой отчетности (бланков компании, подготавливаемых за подписью первых лиц);
  • порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнения с работы;
  • определение порядка подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
  • определение порядка пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.
• положение о Секретариате;
• должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Делопроизводство электронных конфиденциальных документов должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:

• системы документооборота электронных конфиденциальных документов;
• системы информационного хранилища электронных конфиденциальных документов (архив);
• системы защиты электронных конфиденциальных документов;
• системы сопряжения документообоотов (материальных и электронных конфиденциальных документов.

Система документооборота электронных конфиденциальных документов должна предусматривать следующие возможности:

• создание электронного конфиденциального документа:
  • создание электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;
  • создание составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;
  • создание электронных документов с помощью сканирования документа на материальном носителе;
  • создание электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью электронной почты, корпоративной компьютерной сети, устройств ввода компьютерной информации и т.д.
• использование цифровой подписи для подтверждения авторства и подлинности электронного конфиденциального документа;
• работа с электронными конфиденциальными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.);
• создание регистрационных карточек электронных документов, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:
  • дата создания, получения, исполнения;
  • регистрационный номер;
  • фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
  • права доступа;
  • конфиденциальность;
  • количество листов и т.д.
• разделение документов по виду конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу;
• получение и отправление электронных конфиденциальных документов по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте;
• работа с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления гиперссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга;
• контроль передвижения электронных конфиденциальных документов по сети и контроль ознакомления с ними, а также контроль за копированием, редактированием и размножением электронных конфиденциальных документов;
• контроль исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения, а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.
• поиск электронных конфиденциальных документов по:
  • реквизитам;
  • ключевым словам;
  • содержанию;
  • дате создания;
  • контрольным срокам;
  • исполнителю и т.д.
• анализ электронных конфиденциальных документов по:
  • тематике;
  • проблематике;
  • исполнителям;
  • резолюциям;
  • дате создания и т.д.
• дублирование (архивирование) электронных конфиденциальных документов с заданной периодичностью;
• разделение конфиденциального и открытого делопроизводства электронных документов.

Система информационного хранилища электронных конфиденциальных документов должна предусматривать возможность:

• систематизации поступающих в хранилище электронных конфиденциальных документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;
• сохранения электронных конфиденциальных документов в массивах хранилища;
• отслеживания движения электронных конфиденциальных документов, выдаваемых сотрудникам, контроля и обеспечения их возврата или уничтожения;
• обеспечения эффективного поиска нужных электронных конфиденциальных документов в хранилище по идентификационным признакам;
• обеспечения подтверждения легитимности цифровой подписи, применяемой для подтверждения авторства и подлинности электронных конфиденциальных документов;
• обеспечения режима безопасности электронных конфиденциальных документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты электронных конфиденциальных документов должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:

• блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов;
• блок защиты электронных конфиденциальных документов, связанных с человеческим фактором;
• блок организационных методов защиты электронных конфиденциальных документов.

Блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов состоит из рубежей

1 рубеж — системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть;

2 рубеж — системы защиты информации, встроенные в саму систему делопроизводства электронных конфиденциальных документов;

3 рубеж — системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователей.

Блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов должен предусматривать:

• криптографическую защиту информации при хранении и при перемещении электронных конфиденциальных документов по корпоративной компьютерной сети, сети Интернет, электронной почте;
• защиту информации от несанкционированного доступа;
• мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам конфиденциального делопроизводства;
• контроль и защиту электронного конфиденциального документа от просмотра, изменения, копирования, распечатывания (перевода электронного документа в материальную форму);
• контроль целостности и достоверности электронного конфиденциального документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью цифровой подписи;
• защиту от вредоносных программ (вирусов).

Система сопряжения документообоотов (материальных и электронных конфиденциальных документов предусматривает возможность:

• перевода материального конфиденциального документа в электронный конфиденциальный документ;
• перевода электронного конфиденциального документа в материальный конфиденциальный документ;
• параллельного хождения одного и того же документа в электронном и материальном виде.