Автоматизация бизнеса

Волков Юрий Владимирович

Автоматизация бизнеса

Ключевые слова: автоматизация управленческого учета, система ERP, сравнительный анализ систем ERP, SAP, 1С.

В настоящее время очевидна потребность для бизнеса в системах автоматизации управленческого учета. Сформировать операционный менеджмент без автоматизации, в отличие от стратегического, не представляется возможным. В статье проводится сравнительный анализ немецкой системы SAP и отечественной 1С. Многие годы в нашей стране накапливался опыт внедрения систем автоматизации учета, сейчас настало время для критического анализа данного опыта с учетом стоимости внедрения и трудозатрат на реализацию систем.

На сегодняшний день перед российскими компаниями стоят серьезные задачи по достижению следующих аспектов функционирования бизнеса:

  • обеспечение прозрачности и эффективности работы экономической модели управления компании;
  • повышение качества принимаемых управленческих решений;
  • повышение инвестиционной привлекательности бизнеса;
  • снижение затрат на ведение бухгалтерского (финансового) учета.

Если не принимать во внимание уровень профессионализма сотрудников компании, эффективное управление затратами компании как следствие хорошо поставленного учета и бюджетирования обеспечивается:

  1. хорошо организованными процессами планирования, учета, контроля и анализа экономических показателей затрат и финансовых результатов в разрезе сфер ответственности;
  2. обеспечением внутренних пользователей полной, оперативной и достоверной информацией о затратах и финансовых результатах организации, необходимой для принятия управленческих решений.

Построение подобных типовых с точки зрения управленческого учета процессов компании, но сложных с точки зрения реализации возможно через автоматизацию данных процессов, т.е. через внедрение IT-систем, обладающих нужными для компании функциональными возможностями и обеспечивающих необходимый эффект от внедрения.

Подобные системы (ERP-системы) состоят из множества подсистем, созданных для управления складом и логистикой, бухгалтерией, договорами, для финансового планирования и т.д., что позволяет охватить большинство бизнес-процессов предприятия.

Внедрение ERP-систем влечет за собой определенные преимущества независимо от размера и сферы деятельности компании: принятие более обоснованных решений, повышение качества взаимодействия с контрагентами и производительности труда, снижение себестоимости продукции, совершенствование учета финансовых и товарно-материальных ценностей, повышение оборачиваемости товаров. Все это, в свою очередь, приводит к повышению прибыльности компании.

При выборе системы заказчиком должны быть сформулированы определенные требования: какие функциональные области она должна охватывать, какие программно-технические платформы использовать, какие отчеты готовить и др. Кроме того, наибольший эффект от системы достигается путем ее комплексного внедрения, поэтому нецелесообразно применение системы, функциональные возможности которой будут использоваться не в полном объеме.

Другим важным аспектом, который необходимо учитывать при выборе, является гибкость системы. В соответствии с мировым опытом, система внедряется от одного до трех лет, а работать будет порядка десяти лет. В течение этого периода может в значительной мере измениться продукт компании, ее структура, организация управления, определенные бизнес-процессы. Более того, должна быть возможность интеграции с другими модулями и программными продуктами.

Выбранная система должна быть многофункциональной, учитывающей потребности всех автоматизированных подразделений предприятия, но в то же время соответствующей бизнес-процессам компании в целом. Также она должна состоять из модулей для возможности выбора такой структуры, которая удовлетворяла бы существующим и потенциальным нуждам компании.

Для автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета на российском рынке существуют две основные ERP-системы: SAP и 1C.

Каждая из них обладает определенными функциональными возможностями, сильными и слабыми сторонами, при этом нет универсальной системы, которая подходила бы любой компании. Для принятия решения о внедрении той или иной системы необходим анализ организации с точки зрения размеров и разнообразия ее хозяйственной деятельности и, как следствие, определение наиболее оптимального варианта в зависимости от функциональных возможностей, степени технической подготовленности персонала, располагаемого бюджета и ряда других факторов. Таким образом, как выбор поставщика, так и техническое решение одной и той же программы может в значительной степени отличаться в зависимости от компании.

Рассмотрим особенности внедрения системы SAP.

Эта система в полной версии имеет большое количество модулей, но наиболее часто компаниями используются следующие:

  • «Финансы» (Financial accounting — FI);
  • «Контроллинг» (Controlling — CO);
  • «Управление материальными потоками» (Material management — MM);
  • «Сбыт» (Sales and Distribution — SD);
  • «Управление проектами» (Project System);
  • «Техническое обслуживание и ремонт оборудования» (Plant Maintenance);
  • «Управление персоналом» (Personnel Management).

SAP является комплексным решением в области управления финансами, персоналом и бизнес-операциями. Бесспорным и основным ее преимуществом являются широкие функциональные возможности и разнообразие полноценных отраслевых решений. Система надежна в случае возможных доработок и в дальнейшем сопровождении. Разработчики уделяют большое внимание адаптации предлагаемых ими решений под нужды заказчика. В конечном итоге клиент получает довольно уникальную систему, подстроенную под потребности и специфику деятельности компании.

При этом данная система обладает рядом слабых сторон, которые ставят под вопрос внедрение ее в российских компаниях среднего размера. Первый и самый большой недостаток SAP для российского рынка — высокая стоимость интеграции и использования решений системы.

Стоимость проекта по внедрению SAP складывается из следующих компонентов:

  • высокая стоимость лицензий;
  • высокие затраты на создание инфраструктуры для работы системы;
  • высокая стоимость привлечения внешних консультантов, т.к. внедрение системы во многих случаях требует перестройки основных хозяйственных процессов компании;
  • высокая стоимость специалистов по внедрению;
  • высокая стоимость обучения будущих пользователей;
  • высокая стоимость поддержки и сопровождения.

При этом следует отметить, что основные статьи расходов по внедрению системы составляют расходы на консультационные услуги и переподготовку кадров — по подсчетам агентства Nucleus, это порядка 72% от общей суммы затрат, в то время как стоимость лицензий на программный продукт составляет около 18%¹.

Вторым недостатком являются трудности при адаптации системы к российским условиям бизнеса, что приводит к более высокой стоимости и увеличению сроков реализации проекта. Внедрение SAP требует развитой финансовой функции в компании. При этом в основе решений данной программы лежит модель управления, которая базируется на строго формализованных и устоявшихся бизнес-процессах. В связи с тем что бизнес-процессы в российских компаниях построены с учетом требований производства и конъюнктуры местного рынка, внедрение SAP требует перестройки этих процессов на основе строгой логики западной ERP-системы, что ведет к потере определенных устоявшихся преимуществ компании. Альтернативным вариантом является «кастомизация» системы, т.е. технические доработки программы под специфику клиента. Однако данный подход ведет к определенным техническим рискам и относительной потере гибкости системы. Эти риски проявляются в потере возможности быстрого обновления SAP при переходе на новые версии, например, вследствие внешних (изменение формы налоговой декларации) либо внутренних (изменение условий бизнеса) факторов, что, в свою очередь, ведет к дополнительным затратам.

Также велика вероятность несоответствия данной системы специфике деятельности, например, наиболее частый случай — это неразвитая организационная структура компании. В данной ситуации требуется реализация определенных подготовительных проектов по повышению эффективности тех или иных функций в организации с целью создания необходимого плацдарма для последующего внедрения системы.

Один из наиболее наглядных и важных этапов перед внедрением SAP — это создание или оптимизация (в случае наличия) систем оперативного учета компании, так называемых MES-систем (Manufacturing Execution System). Одним из аспектов подготовки такой системы для последующей интеграции с SAP является внедрение контрольно-измерительных приборов и нормализация процесса измерения движения ресурсов на производстве, например, для последующей калькуляции себестоимости в SAP.

Также при внедрении SAP возникают проблемы с нормативно-справочной информацией (НСИ), которые могут привести как к прямым, так и к косвенным издержкам:

  • несоответствие кодов объектов в различных информационных системах может способствовать некорректному сбору информации о состоянии компании, что ведет к расчету показателей эффективности деятельности, не соответствующих реальному положению дел, и в итоге принимаются неэффективные управленческие решения;
  • дублирование записей в справочнике материалов приводит к ненужным приобретениям товарно-материальных запасов и росту неликвидов;
  • при отсутствии качественных классификаторов может возникнуть проблема с выбором неоптимального набора закупаемой номенклатуры;
  • дублирование в справочнике контрагентов или отсутствие взаимосвязи между головным офисом контрагента и его дочерними компаниями может привести к заключению договора с контрагентом, который уже имеет большую дебиторскую задолженность перед главной компанией.

Таким образом, необходима нормализация и синхронизация справочников, номенклатуры и другой НСИ при внедрении SAP. Это отдельный проект по разработке нормативной и методологической базы и требует определенных финансовых вложений.

Поскольку SAP предназначена для западных компаний, возникает проблема нестыковки западной и российской учетных политик. Соответственно, появляются как технические, так и организационные проблемы, такие как поддержание отдельных справочников системы, их синхронизация и т.д., и в случае большой организационной структуры такие процессы регулировать довольно сложно. Более того, имеют место определенные специфические моменты SAP в методологии ведения бухгалтерского и налогового учета, например, использование счетов 15 (в России) и 16 (на Западе) для учета и отражения отклонений в стоимости материально-производственных запасов. Также в России применяются целевые коды НДС, практически неиспользуемые в западных компаниях.

Как отмечалось выше, система обладает широким спектром функциональных возможностей, что одновременно является и ее относительным недостатком — имеет место проблема перегруженности. В состав решений SAP для крупных компаний включены некоторые функции, которые клиент не будет заведомо использовать, но за которые все равно придется платить, т.е. отсутствует возможность приобретения и внедрения только необходимых блоков.

Подводя итог, можно заключить, что внедрять данную систему имеет смысл только компаниям с большим спектром хозяйственных операций, обладающим необходимыми средствами и временем для ее внедрения и использования. Не удивительно, что основными клиентами являются предприятия нефтегазового, нефтехимического и металлургического секторов.

Говоря об 1С, следует отметить, что стоимость и сроки ее внедрения в разы меньше, чем SAP. Компания 1С выпускает тиражные программные продукты для решения типовых задач автоматизации учета и управления. Данные задачи отличаются в зависимости от рода деятельности, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации. При выборе программы клиент выбирает ту, которая соответствовала бы его потребностям и специфике деятельности организации, в то же время для компаний средних размеров необходима минимизация рисков через внедрение массового проверенного продукта. В этой связи наиболее оптимальным вариантом для российского рынка выступает внедрение программ 1С.

С концептуальной точки зрения 1С предоставляет спектр функциональных возможностей автоматизации, удовлетворяющих основной части потребностей компании среднего размера. Одним из наиболее наглядных примеров по повышению эффективности бизнеса за счет внедрения данной системы является встраивание такого модуля, как «1С:Торговля и склад». Одно из ключевых преимуществ данной конфигурации заключается в улучшении процессов контроля и прогнозирования движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складе предприятия, что, в свою очередь, повышает эффективность бизнеса за счет увеличения оборачиваемости ТМЦ — минимизации возможных «застоев» на складе и, как следствие, снижения общего уровня ТМЦ, необходимого для ведения деятельности.

1С обладает определенными недостатками. Первый из них заключается в необходимости адаптации системы к бизнес-процессам компании, что требует определенных доработок. Как правило, поддержка и разработка новой конфигурации, приемлемой для головной организации, производится собственными силами или с помощью сторонних специалистов. Необходима круглосуточная техническая поддержка, т.к. могут возникнуть существенные неполадки, например, при относительно большом количестве пользователей.

Также, несмотря на мнимую дешевизну внедрения 1С, довольно часто это не соответствует действительности. С точки зрения приобретения лицензий 1С, без сомнений, одна из самых дешевых систем. Однако необходимо учитывать, что с технической точки зрения типовые конфигурации, предоставляемые данной компанией, как правило, недостаточны для среднего и крупного бизнеса (крупные компании также внедряют 1С для автоматизации определенных участков своей деятельности). Например, для компаний розничной торговли свойственно создание большого количества номенклатурных позиций, поэтому в условиях постоянно меняющейся ценовой политики стандартный процесс переоценки товаров потребует внедрения дополнительных информационных технологий и централизованной поддержки обновлений программного обеспечения в соответствии с изменениями в законодательстве. Таким образом, возникает необходимость доработки программы, что приводит к дополнительным затратам на работу консультантов и интеграторов.

В заключение следует отметить, что выбор системы российскими компаниями, как правило, основывается на двух ключевых факторах — уровне функциональных возможностей, предоставляемых системой, и располагаемых средствах для внедрения, вне зависимости от сопутствующих проблем, таких как несоответствие системы сложившимся бизнес-процессам компании, трудоемкая техническая поддержка, неподходящие сроки внедрения и т.д.

¹ Adobe and SAP Partner on Enterprise Marketing. — http://nucleusresearch.com/research/single/adobe-and-sap-partner-on-enterprise-marketing.