Опубликовано: 
15 октября 2017
Они существуют! Все о продуктивных и интересных совещаниях

Они существуют!
Все о продуктивных и интересных совещаниях

Легенда гласит, что где-то на земле существуют продуктивные совещания. Их участники не спят, а генерируют идеи, и время посиделок измеряется не часами, а минутами.

Для многих бесполезные совещания — грустная данность, которую надо принять. Тренер Moscow Business School с этим не согласна! Как сделать собрание интересным и результативным процессом — читайте ниже.

 

Татьяна Кувшинникова, эксперт-практик в области продаж, специалист по управленческим технологиям, конфликтологии и переговорным техникам

Руководители получают высокую зарплату не за долгие обсуждения и заседания в переговорных. Однако колоссальное количество их времени уходит на бессмысленные разговоры и отчеты.

К совещанию нужно готовиться, его участников — отбирать, цели — ставить, итоги — подводить. Давайте подробно рассмотрим все аспекты собрания: как улучшить каждый этап этого процесса и заставить все работать на результат.

А так ли нужно совещание?

У вас есть проблема, которую нужно решить. Реально ли сделать это без совещания? Конечно!

А так ли нужно совещание?

Вот варианты:

  • Обсудить тему по телефону
  • Провести селекторное совещание — телефонную конференцию, участники которой разделены на две части. У кого-то есть двухсторонняя связь (могут слушать и говорить), у кого-то — односторонняя (могут только слушать)
  • Отправить email-рассылку
  • Делегировать принятие решения другому сотруднику
Сформулируйте цель, рассмотрите различные пути решения, и только (!) если в этом есть объективная необходимость, проводите совещание.

Ставим цель

— Что у вас тут вообще происходит?
— Да мы сами не очень понимаем, что тут происходит. На завтра назначено совещание, будем думать, что у нас тут происходит.
«День выборов»

Ставим цель

Огромное количество руководителей именно так и действуют: «Возникла проблема, собираемся вместе, будем думать».

Начальник должен представлять, какой результат он хочет получить от участников. Чем конкретнее будет сформулирована цель, тем лучше!

К примеру:

  • Разработать алгоритм взаимодействия между отделами
  • Создать стратегию повышения продаж
  • Определить коммерческую или маркетинговую политику предприятия
Если результат количественный, он должен быть оцифрован: «Разработать стратегию повышения продаж на 15 % в рублях на следующий квартал». Если результат качественный, то должен быть эталон: «Разработать алгоритм взаимодействия между отделами продаж и маркетинга по подобию действующего алгоритма взаимодействия между отделами продаж и закупок».

Технология SMART является наиболее успешной моделью постановки целей. Конкретика, измеримость, достижимость, актуальность и ограниченность во времени. Если руководитель научится мыслить этими категориями, то проводить совещания станет намного проще.

А участники кто?

Одно из самых важных условий: на совещании всем есть что сказать. То есть каждый владеет информацией, компетентен в какой-то части вопроса и может высказаться по возникшей проблеме.

 

А участники кто?

Часто в переговорной собирают всех, кого можно. Кто-то имеет весьма отдаленное представление о вопросе, но все равно озвучивает свою точку зрения, ведь это совещание!

Пример из практики тренера:
«В одной из компаний, где я работала, на все совещания звали административного директора, так как „она должна знать, какие решения принимаются“. Это была активная и напористая девушка. В результате совещания затягивались на долгое время, так как все увлеченно спорили с административным директором, которая не очень понимала ситуацию».

Важно мнение каждого

На зайцев охотились лисы. Зайцы пошли за советом к мудрой сове. Та говорит: «Станьте ежиками, на них не охотятся лисы». Обрадованные зайцы пошли домой, но по пути поняли, что не знают, как это сделать. Вернулись к сове, уточнили. Она им отвечает: «Я стратег, а вы у меня какую-то ерунду спрашиваете».

Важно мнение каждого

Случай из анекдота бывает и в бизнесе: собрался топ-менеджмент, разработал стратегию. Она дошла до исполнителей, и оказалось, что реализовать ее невозможно по объективным причинам. Сейчас кто-то скажет, что грош цена таким топам, но поверьте: это очень распространенная ситуация.

Каждый участник совещания будет потребителем результата. Поэтому чем большее количество предложений смоделируют участники, тем больше вероятности в наиболее оптимальном результате.


  • Перед встречей необходимо составить повестку и разослать ее участникам для подготовки и разделения обязанностей. Иначе совещания превратятся в обсуждение субъективных мнений. При принятии решений нужно опираться на факты, аналитику, а не на точки зрения, пусть даже компетентных специалистов.

    Вопросы в повестке необходимо ранжировать в порядке стратегической важности. Тогда в случае затяжного совещания или форс-мажора вы успеете рассмотреть и решить главные проблемы.


  • Стратегически важные задачи мы решаем в первой половине дня, когда организм функционирует наиболее активно. У каждого есть свой график работоспособности, но моя практика показывает, что даже совы лучше всего решают задачи утром.

    С днем недели все не так просто. В понедельник организм приходит в себя после выходных, а в пятницу к ним готовится. Поэтому лучше планировать совещания на вторник, среду и четверг.


  • По моим наблюдениям, оптимальное время совещания — от получаса до часа. Дальше люди устают и начинают исподтишка заниматься своими делами.

    Самое главное — предупредить всех о длительности встречи и отведенном времени на каждый этап совещания. 15 минут на выступления, 15 минут на обсуждения, 15 минут на мозговой штурм и 15 минут на принятие решения.

    Все должны знать: совещание не затянется дольше этого времени, есть ограничения, которые необходимо соблюдать. Это мобилизует даже тех, кто любит поговорить.


  • В идеале за процессом обсуждения должен следить модератор. Он знает алгоритм встречи, понимает типы переговорщиков, отслеживает количество отведенного времени.

    Есть участники, которые на совещании провоцируют конфликты и мешают вести конструктивный диалог. Их нужно максимально изолировать от общего собрания, поместив в неудобное место. Если такой возможности нет — постарайтесь не реагировать на их всплески и почаще напоминать им о цели встречи.


  • Распространенная проблема руководителей — неумение подводить итоги совещаний. В лучшем случае они делают это обтекаемо, в остальных — никак.

Обязательно нужно найти человека, который будет вести протокол встречи. По каждому решению обозначать ответственного сотрудника, сроки и ожидаемые результаты. Копию протокола должны прочитать и подписать все участники, чтобы в дальнейшем не было моментов, когда кого-то неправильно поняли. И наконец, копию подписанного протокола необходимо довести до всех ответственных лиц.

Не забывайте благодарить людей! Очень редко начальники говорят «спасибо» сотрудникам за потраченное время, и очень зря: благодарность мотивирует на продуктивную работу.

Moscow Business School желает вам результативных совещаний! Все самое интересное осталось за кадром: на своих семинарах Татьяна Кувшинникова раскрывает секреты тайм-менеджмента и повышения продуктивности. Тренер предлагает по-новому взглянуть на привычные рабочие процессы и извлечь из них максимум пользы.