Профессия:
Офис-менеджер компании
Должностные обязанности
- Управленческие функции: планировать работу офиса, руководить всем персоналом, обучать, дисциплинировать, распределять обязанности. От офис-менеджера зависят настроение коллектива, общий настрой на работу, культура общения. Одна из важнейших обязанностей офис-менеджера — это прием клиентов и обслуживание посетителей. На плечи толкового менеджера ляжет забота о «хлебе насущном» — кофе, булочках, конфетах
- Управление хозяйством офиса. Офис-менеджер следит, чтобы всегда было достаточное количество расходных и необходимые материалов (бумага, скрепки, ручки, карандаши). Вся техника офиса должна работать безупречно. В случаях форс-мажора — отключение электричества, воды, отопления — первым реагирует не руководитель, а его «правая рука»
- Регулярные проверки и инвентаризации — контроль за работой и расходованием всех расходных материалов. Причем эта функция тоже не подлежит обязательной указке «сверху»
- И самое важное — отчетность. Готовить отчеты о проделанной работе, запрашивать такие сведения регулярно с подчиненных, подшивать и систематизировать все полученные сведения
Личные качества
- Уравновешенный и спокойный характер
- Умение находить общий язык с коллегами в любом коллективе
- Грамотная устная и письменная речь
- Владение иностранным языком
- Психологическое или экономическое образование
- Свободное владение всей офисной техникой
В плане карьерного роста у офис-менеджера всегда есть перспектива — можно расширить свои полномочия и следить за работой бухгалтерии, транспортного хозяйства, расти вверх по карьерной лестнице, чтобы занять должность администратора.
Профессиональные навыки
Хороший офис-менеджер уже за первую неделю работы в компании увидит недостатки или недочеты и начнет их систематизировать и исправлять. Например, наладить еженедельную отчетность, чтобы все подчиненные начинали утро понедельника с подачи заявок на материалы.
Все вопросы о неполадках решать мгновенно, не дожидаясь указания начальства. Лучше самому выступить с инициативой и предложениями по реорганизации того или иного процесса, предложить интересный выход из новой непривычной ситуации, а еще лучше — решить ее и доложить о результатах.
Все самые тихие «закоулки» любой компании должны быть понятны и знакомы, желательно познакомиться лично со всеми сотрудниками, чтобы появился эффект «личного участия» и заинтересованности в работе. Чтобы правильно управлять (а это тоже немаловажная характеристика деятельности хорошего офис-менеджера), нужно хорошо знать компанию. Только полностью вникнув в дела офиса, вы сможете представить себе все его нужды и проблемы.
