Практика внедрения процессного управления: описание, регламентация и оптимизация бизнес-процессов

Перед всеми компаниями рано или поздно возникают вопросы, связанные с описанием процессов, процедур, по которым работает компания, а также с поиском путей их оптимизации. При этом возникает множество вопросов, связанных с тем, какие описывать процессы, какая цель описания процессов, в каких нотациях описывать процессы, до какого уровня, кто это все должен делать и что должно быть получено на выходе.

Семинар посвящен рассмотрению вопросов, связанных с внедрением процессного управления. Слушатели будут на практике применять различные инструменты описания (моделирование) процессов в различных нотациях. Особое внимание будет уделено практическому применению различных подходов оптимизации и реинжиниринга процессов.

В процессе семинара слушатели будут защищать модели своих процессов, а также предложения по их оптимизации.

В итоге семинара будет разработан план внедрения процессного управления в организации заказчика.

В результате обучения вы:

• познакомитесь с задачами, зонами ответственности, функционалом руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов
• рассмотрите основные инструменты процессного управления
• рассмотрите различные подходы моделирования (описания), регламентации, оптимизации, стандартизации процессов и на практике опробуете эти инструменты
• рассмотрите различные проекты по описанию, оптимизации бизнес-процессов и организационной структуры, системы коммуникаций, а также системы KPI
• научитесь организовывать и руководить проектами по описанию и оптимизации бизнес-процессов, преодолевать сопротивление персонала проводимым изменениям
• каждый слушатель опишет процессы верхнего уровня для своего подразделения, защитит их перед участниками семинара и предложит подходы к оптимизации своих процессов

Программа

День 1

Процессный подход к управлению компанией

• Управление эффективностью компании. Компоненты системы Business Performance Management (BPM)
• Достоинства и недостатки процессного и функционального подхода управления компанией
• Требования международных стандартов серии ISO 9000:2015 по организации процессного управления
• Виды, уровни процессов в компании
• Уровни зрелости процессов. Вовлеченность организации в процесс оптимизации процессов
• Анализ направлений оптимизации, ускоряющих проектов в зоне ответственности консультанта по бизнес-процессам
• Генераторы увеличения стоимости компании
• Цели, задачи, зоны ответственности руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессам

Практикумы:

• Анализ процессных моделей зарубежных и российских компаний
• Разработка задач и системы KPI руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов

Инструменты управления руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов

Диагностика системы управления, процессной структуры компании

• Анализ причин снижения эффективности системы управления компании, процессной структуры компании
• Анализ направлений диагностики системы управления компании, процессной структуры. Какие процессы описывать и оптимизировать в первую очередь?
• Инициативы в зоне ответственности руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов, направленные на повышение эффективности системы управления, процессной структуры компании

Практикум «Разработка плана развития процессной структуры с помощью технологии BSC для своей компании»

Принципы управления бизнес-процессами

• Подход управления бизнес-процессами с использованием цикла Деминга
• Описание (моделирование) процессов, регламентация и аудит бизнес-процессов, улучшение (оптимизация) бизнес-процессов
• Бизнес-модель процессно-ориентированной компании
• План проекта внедрения процессного управления в компании: цели проекта, структура управления, роли и ответственность, состав работ, риски проекта, график проекта

Описание (моделирование) бизнес-процессов

• Цели описания (моделирования) бизнес-процессов
• Определение уровней и стандартов описания бизнес-процессов
• Описание процессов «обратным ходом» и «прямым ходом»
• Нотации (языки) описания бизнес-процессов. Анализ применимости рассмотренных нотаций на практике
• Диаграмма SIPOC. Практические примеры
• Соглашение о моделировании
• Кто должен моделировать процессы

Практикумы:

• Моделирование различных процессов компаний слушателей в различных нотациях (SIPOC, EPC, IDEF...). Моделирование организуется в программной среде VISIO. Процессы для моделирования оговариваются заранее с заказчиком. Слушатели приходят на семинар с документами, в которых отражены задачи и функционал, выполняемый этими подразделениями
• Анализ моделей процессов, подпроцессов, выполненных слушателями. Разбор выявленных ошибок

День 2

Регламентация деятельности компании

• Система регламентации: структурные регламенты, процессные регламенты
• Трудности и типовые ошибки регламентации
• Правила выбора бизнес-процессов для регламентации
• Структура регламента выполнения бизнес-процесса
• Стандартные операционные процедуры (СОП)
• Состав работ по регламентации бизнес-процесса

Практикум «Анализ регламента бизнес-процесса. Разработка показателей для связанных бизнес-процессов. Рассмотрение прав и ответственности владельцев бизнес-процессов»

Аудит бизнес-процессов

• Цели и задачи аудита бизнес-процессов компании
• Объекты и субъекты аудита бизнес-процессов
• Результаты аудита бизнес-процессов и их потребители (руководство, органы сертификации, руководители и т.п.)
• Типовые документы для проведения аудита
• Проблемы аудита бизнес-процессов компании

Практикум «Процедура проведения аудита выбранного бизнес-процесса организации, анализ типичных ошибок»

Оптимизация бизнес-процессов компании

• Классификация проблемности бизнес-процессов
• Задача оптимизации бизнес-процесса: показатели процессов
• Выбор критериев, по которым оптимизируются бизнес-процессы (критерии оптимизации)
• Направления оптимизации бизнес-процессов: улучшение, бенчмаркинг, реинжиниринг
• Оптимизация основных и обеспечивающих процессов. Подход компании Toyota к оптимизации бизнес-процессов, снижению потерь
• Оптимизация процессов верхних и нижних уровней

Практикум «Оптимизация выбранного процесса при помощи подхода SIPOC»

• Чем программы сокращения затрат отличается от минимизации потерь? Как организовать и вовлечь персонал в реализацию таких программ?

Практикумы:

• Кейс «Разработка проекта „Оптимизация бизнес-процессов“»
• Кейс «Разработка проектов „Снижение затрат“, „Бережливое производство в офисе“»

Управление эффективностью процессной системы

• Системный подход к решению задач управления эффективностью
• Использование системы сбалансированных показателей (Balance Scorecards) при планировании и контроле реализации стратегии развития
• Использование ключевых показателей эффективности (KPI) для оценки результативности и эффективности бизнес-процессов
• Принципы и подходы к разработке KPI

Практикум «Разработка показателей KPI для процессов и подразделений компаний участников»