Офис менеджер / администратор офиса

Должностной функционал вашего офис-менеджера требует виртуозности и отличных коммуникативных навыков, ведь ему приходится, помимо всего прочего, заниматься организацией административно-хозяйственной деятельности, выполнять представительские функции и участвовать в поддержании корпоративного стиля. Для успешного выполнения всех этих функций необходимо обучение, дающее недостающий инструментарий и знание норм выполнения этих функций.

В результате обучения вы:

  • поймете основы менеджмента и будете эффективно поддерживать и организовывать работу компании как хороший администратор
  • обеспечите бесперебойную работу офиса и снабжение его всем необходимым
  • научитесь качественно проводить первичную документацию хозяйственных операций
  • разовьете коммуникативные навыки
  • получите инструменты решения конфликтных вопросов
  • будете транслировать и поддерживать положительный имидж компании
  • проявите высокую лояльность и ответственность в работе

Программа семинара:

День 1

Офис-менеджер в структуре организации

  • Квалификационная характеристика офис-менеджера и его должностные обязанности
  • Основные функции офис-менеджера
  • Организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса

  • Предметы первой необходимости
  • Планирование и организация ремонтных работ
  • Закупка средств оргтехники и расходных материалов. Конъюнктура рынка офисного оборудования, средств организационной техники, расходных материалов, канцелярских и хозяйственных товаров. Выбор поставщиков
  • Сбор и обобщение заявок
  • Организация питания сотрудников
  • Обеспечение профилактического обслуживания офисного оборудования. Выбор сервисных компаний
  • Примерный перечень работ по техническому обслуживанию офисных помещений. Проведение инвентаризации и учет ее результатов
  • Организация курьерской доставки корреспонденции в структурные подразделения организации и внешним адресатам. Особенности различных способов отправки корреспонденции
  • Планирование поездок. Составление графика использования автомобильного транспорта

Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса

  • Планирование рабочего дня сотрудников секретариата
  • Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам. Работа с обращениями граждан
  • Руководство административно-хозяйственной службой. Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы
  • Планирование и контроль выполнения административно-хозяйственной работы
  • Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями
  • Средства и стили общения. Способы воздействия на партнеров по деловому общению. Правила убеждения

Повышение эффективности организационных коммуникаций

  • Преимущества и недостатки устных и письменных коммуникаций
  • Коммуникационные барьеры и способы их минимизации
  • Основы конфликтологии. Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта
  • Рациональная организация времени
    • определение приоритетов
    • правила начала, основной части и завершения рабочего дня
    • ускоренный метод Эйзенхауэра

Практикум:

  • Упражнение «Поглотители времени»
  • Определение профиля личности
  • Упражнения по технике речи и стилистике

День 2

Психология имиджа организации. Профессиональный имидж сотрудников

  • Элементы корпоративного стиля
  • Самопрезентация. Формирование первого впечатления
  • Элементы визуального имиджа
  • Культура речи как необходимая составляющая профессионального имиджа
  • Как завоевать внимание и симпатию собеседника

Организация и хозяйственное обслуживание представительских мероприятий

  • Особенности организации презентаций, приема деловых партнеров и делегаций
  • Организация закупки деловых подарков, бизнес-сувениров
  • Обеспечение мероприятий продуктами, контроль их качества
  • Организация корпоративных мероприятий для сотрудников. Формы коллективного досуга, праздничная атрибутика, правила поведения, дресс-код
  • Представительские расходы

Практикум:

  • Работа над мимикой, жестами, интонацией
  • Упражнение «Технология делового общения по телефону»

Регистрация на семинар

Пожалуйста, заполните форму ниже. Обязательные поля помечены символом *

«Офис менеджер / администратор офиса»
Наберите и выберите из найденного.

Нужна консультация?

Оставьте заявку, и мы подберем вам семинар

Пользовательское соглашение

1. Я (Клиент), настоящим выражаю свое согласие на обработку моих персональных данных, полученных от меня в ходе отправления заявки на получение информационно-консультационных услуг/приема на обучение по образовательным программам.

2. Я подтверждаю, что указанный мною номер мобильного телефона, является моим личным номером телефона, выделенным мне оператором сотовой связи, и готов нести ответственность за негативные последствия, вызванные указанием мной номера мобильного телефона, принадлежащего другому лицу.

В Группу компаний входят:
1. ООО «МБШ», юридический адрес: 119334, г. Москва, Ленинский проспект, д. 38 А.
2. АНО ДПО «МОСКОВСКАЯ БИЗНЕС ШКОЛА», юридический адрес: 119334, Москва, Ленинский проспект, д. 38 А.

3. В рамках настоящего соглашения под «персональными данными» понимаются:
Персональные данные, которые Клиент предоставляет о себе осознанно и самостоятельно при оформлении Заявки на обучение/получение информационно консультационных услуг на страницах Сайта Группы компаний http://mbschool.ru/seminars
(а именно: фамилия, имя, отчество (если есть), год рождения, уровень образования Клиента, выбранная программа обучения, город проживания, номер мобильного телефона, адрес электронной почты).

4. Клиент — физическое лицо (лицо, являющееся законным представителем физического лица, не достигшего 18 лет, в соответствии с законодательством РФ), заполнившее Заявку на обучение/на получение информационно-консультационных услуг на Сайта Группы компаний, выразившее таким образом своё намерение воспользоваться образовательными/информационно-консультационными услугами Группы компаний.

5. Группа компаний в общем случае не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Клиентом, и не осуществляет контроль за его дееспособностью. Однако Группа компаний исходит из того, что Клиент предоставляет достоверную и достаточную персональную информацию по вопросам, предлагаемым в форме регистрации (форма Заявки), и поддерживает эту информацию в актуальном состоянии.

6. Группа компаний собирает и хранит только те персональные данные, которые необходимы для проведения приема на обучение/получения информационно-консультационных услуг у Группы компаний и организации оказания образовательных/информационно-консультационных услуг (исполнения соглашений и договоров с Клиентом).

7. Собираемая информация позволяет отправлять на адрес электронной почты и номер мобильного телефона, указанные Клиентом, информацию в виде электронных писем и СМС-сообщений по каналам связи (СМС-рассылка) в целях проведения приема для оказания Группой компаний услуг, организации образовательного процесса, отправки важных уведомлений, таких как изменение положений, условий и политики Группы компаний. Так же такая информация необходима для оперативного информирования Клиента обо всех изменениях условий оказания информационно-консультационных услуг и организации образовательного и процесса приема на обучение в Группу компаний, информирования Клиента о предстоящих акциях, ближайших событиях и других мероприятиях Группы компаний, путем направления ему рассылок и информационных сообщений, а также в целях идентификации стороны в рамках соглашений и договоров с Группой компаний, связи с Клиентом, в том числе направления уведомлений, запросов и информации, касающихся оказания услуг, а также обработки запросов и заявок от Клиента.

8. При работе с персональными данными Клиента Группа компаний руководствуется Федеральным законом РФ № 152-ФЗ от 27 июля 2006г. «О персональных данных».

9. Я проинформирован, что в любое время могу отказаться от получения на адрес электронной почты информации путем направления электронного письма на адрес: mbs@mbschool.ru. Также отказаться от получения информации на адрес электронной почты возможно в любое время, кликнув по ссылке «Отписаться» внизу письма.

10. Я проинформирован, что в любое время могу отказаться от получения на указанный мной номер мобильного телефона СМС-рассылки, путем направления электронного письма на адрес: mbs@mbschool.ru

11. Группа компаний принимает необходимые и достаточные организационные и технические меры для защиты персональных данных Клиента от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий с ней третьих лиц.

12. К настоящему соглашению и отношениям между Клиентом и Группой компаний, возникающим в связи с применением соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

13. Настоящим соглашением подтверждаю, что я старше 18 лет и принимаю условия, обозначенные текстом настоящего соглашения, а также даю свое полное добровольное согласие на обработку своих персональных данных.

14. Настоящее соглашение, регулирующее отношения Клиента и Группы компаний действует на протяжении всего периода предоставления Услуг и доступа Клиента к персонализированным сервисам Сайта Группы компаний.

ООО «МБШ» юридический адрес: 119334, г. Москва, Ленинский проспект, д. 38 А.
ООО «МБШ Консалтинг» юридический адрес: 119331, г. Москва, проспект Вернадского, д. 29, офис 520.
ЧУДПО «МОСКОВСКАЯ БИЗНЕС ШКОЛА — СЕМИНАРЫ», юридический адрес: 119334, Москва, Ленинский проспект, д. 38 А.

Адрес электронной почты: mbs@mbschool.ru
Тел: 8 800 333 86 68, 7 (495) 646-75-17

Дата последнего обновления: 28.11.2014г.