Оперативное управление организацией (Исполнительный / административный директор)

Продолжительность обучения: 99 академических часов.

Состав обучения: очные аудиторные занятия (семинар) и заочное дистанционное обучение (видеокурсы, электронные учебники, рабочие тетради, массив тестов).

В результате обучения вы:

• выделите и структурируете задачи административного обеспечения деятельности
• определите требования к результатам административного обеспечения
• определите направления повышения эффективности системы управления обеспечивающими подразделениями, разработаете программы повышения эффективности обеспечивающих подразделений в условиях кризисных ожиданий
• научитесь организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета
• узнаете, как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала (бережливый офис)
• разработаете систему показателей эффективности (KPI) для персонала ваших подразделений

Программа семинара:

Очный формат

Тренеры: Набоков Анатолий Борисович

Расписание: с 10:00 до 17:30

Программа семинара

День 1

Система управления и административное обеспечение

• Основные элементы системы управления
• Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
• Цели и задачи административного обеспечения
• Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
• Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
• Требования к исполнительному (административному) директору в современных экономических условиях

Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора

• Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
• Организация функционирования подразделений обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
• Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
• Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
• Организация работы с подрядчиками
• Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
• Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
• Юридическое обеспечение
• Корпоративные мероприятия и сувенирные программы

Практикум: «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»

Экономика в деятельности исполнительного директора

• Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
• Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
• Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
• Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
• Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
• Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстафинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
• Facility management
• Fleet management

Практикум: «Участники разрабатывают программу сокращения затрат для своих подразделений, разрабатывают алгоритм вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»

День 2

Организация документооборота в компании

• Принципы организации документооборота
• Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госахива, типовая инструкция по делопроизводству
• Документопоток компании
• Организация работы секретариата
• Организация контроля исполнения поручений

Практикум: «Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел»

Регламентация деятельности компании

• Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
• Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
• Организация контроля регламентирующих документов
• Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008 к корпоративным документам

Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО)

Задачи, функционал, зоны ответственности АХО

• Типовое положение АХО
• Должностная инструкция начальника АХО
• Матрица ответственности АХО

Практикум: «Разработка типовых задач и функционала АХО»

Организация планирования в АХО

• Планирование состава работ
• Планирование частоты работ
• Планирование качества работ
• Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
• Бюджетирование хозяйственной деятельности

Практикум: «Составление годового и месячного плана АХО. Бюджетное планирование в АХО»

Структурирование и организация работы подразделения

• Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
• Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
• Диспетчеризация работ
• Группировка связанных работ, супервайзеры
• Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
  • закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и проч.
  • закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и проч.

Практикум: «Разработка структуры АХО на базе подхода „управление по целям“ (management by objectives)»

Контроль подразделений АХО

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ
• Отчетность служб АХО
• Отчетность руководителя АХО
• Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум: «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях

• Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
• Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
• Контроль хода выполнения работ
• Поддержание презентабельного состояния офиса

Организация работы представительского автотранспорта

• Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
• Диспетчеризация работы автотранспорта
• Критерии выбора автотранспортных средств
• Контроль деятельности и отчетность
• Оплата труда и стимулирование водителей

Выполнение специальных требований

• Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
• Надзорные организации и взаимодействие с ними
• Действия в случае визита надзорных органов

Практикум: «Разработка инструкции действий в случае визита надзорных органов»

День 3

Организационное развитие

• Задачи функции организационного развития
• Способы совершенствования деятельности и изменений
• Инструменты организационного развития
• Внедрение изменений: процедуры, сложности
• Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для подразделений административного (исполнительного) директора

Практикум: организация и внедрение проекта организационных изменений «Разработка показателей эффективности KPI для руководителей и персонала подразделений слушателей»

Юридическое обеспечение

• Задачи и функции юридического обеспечения деятельности
• Формы организации юридической службы
• Оплата труда и стимулирование

Архивная деятельность

• Задачи архивации документов
• Порядок и нормативы хранения документации
• Каталогизация и использование корпоративных информационных систем

Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»

• Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
• Борьба с факторами, отнимающими время
• Как вести себя в кризисных ситуациях
• «Бережливый офис» — как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала

Практикум: разработка программы борьбы с потерями — «Бережливый офис»

Принципы разработки системы мотивации подразделений административного (исполнительного) директора

• Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
• Как определять соотношение постоянной и переменной части зарплаты
• За что платить постоянную часть заработной платы
• Методика определения переменной части заработной платы на базе KPI . Как персонал должен зарабатывать переменную часть

Практикум: «Участники разрабатывают несколько вариантов мотивационных схем для персонала своих подразделений»

Дистанционный формат

Состав продукта дистанционного обучения: видеокурсы, электронные учебники, рабочие тетради, массив тестов.

Преподаватели: Бурякова Елена Сергеевна, Дугина Ольга Александровна, Ильдеменов Андрей, Смирнова Наталья Юрьевна, Фридман Александр Семенович, Черемных Олег Станиславович

Программа

Курс «Особенности оперативного управления»

• По каким критериям оценивать себя как руководителя
• Что такое успешная коммуникация и как управлять поведением подчиненных
• Как находить оптимальное распределение ресурсов, необходимых для достижения целей
• Как понять собственные барьеры, мешающие делегировать задачи и ответственность другим
• Как построить эффективную систему бюджетирования и управленческого учета
• Инновации и нестандартные подходы к эффективному управлению бизнесом

Преподаватели: Дугина Ольга Александровна, Фридман Александр Семенович, Ильдеменов Андрей Сергеевич, Черемных Олег Станиславович

Курс «Регулярный менеджмент: современный подход к управлению компанией»

• Планирование и управление
  • технологии оперативного управления подчиненными
  • технологии оперативного управления рабочими процессами
• Что мешает эффективно руководить
  • почему руководители не любят руководить и предпочитают работать
  • как избавится от этой вредной привычки
• Регулярный менеджмент
  • что такое регулярный менеджмент
  • необходимые составляющие регулярного менеджмента
  • как осуществить постановку регулярного менеджмента в компании
  • какие трудности ждут на пути внедрения регулярного менеджмента, и как их преодолеть
• Препятствия на пути эффективности
  • основные заблуждения руководителей
  • типичные ошибки руководителей в процессе принятия решений
• Опасности быстрой реакции. Почему следует удержаться от немедленной реакции на проблему
• Как будут реагировать подчиненные на новые привычки шефа
  • как заставить сотрудников слушаться
  • как превратить их в единомышленников и при этом не растерять команду
• Синхронизация работы
  • как скоординировать стратегические задачи компании
  • как скоординировать оперативные действия подразделений

Преподаватель

Фридман Александр Семенович

Курс «Разработка управленческих решений»

• Фазы управленческого цикла
• Управленческое решение
• Ситуации необходимости принятия управленческих решений
• Ситуации для разработки управленческого решения
• Типы решений
• Виды решений
• Характеристики результативного управленческого решения

Преподаватель

Бурякова Елена Сергеевна

Бизнес-консультант, бизнес-тренер с 1996 года, кандидат психологических наук

Курс «Этапы принятия управленческого решения»

• Этап 1. Подготовка к принятию решения
  • психологические ловушки при подготовке решения
  • метод плюс-минус-интерес (ПМИ)
• Этап 2. Выработка / принятие решения
  • факторы, влияющие на процесс принятия решения
  • личностные оценки руководителя
  • среда принятия решения
  • поведенческие ограничения
  • негативные последствия
  • взаимозависимость решений
  • факторы, определяющие поведение руководителя при принятии решения
  • стили принятия решения по В. Врум и Ф. Йеттон
  • схема проведения мозгового штурма
  • метод принятия решений
  • метод Дельфи
  • метод номинальной группы
  • типичные ошибки
  • постановка задач перед подчиненными
  • правила формулирования задачи
  • основные принципы постановки задач подчиненным
  • документы, ограничивающие полномочия
• Этап 3. Реализация решения
  • типы и использование вопросов
  • использование выявленных потребностей
  • типы сотрудников
  • карта ключевых событий
• Этап 4. Оценка. Обратная связь
  • решение о корректирующих действиях
  • уровень готовности
  • отличия делегирования от постановки задач
  • основные правила делегирования для руководителей
  • 5 зон делегирования
  • принципы делегирования
  • причины нежелания руководителей делегировать полномочия
  • требования к руководителю при делегировании

Преподаватель

Бурякова Елена Сергеевна

Бизнес-консультант, бизнес-тренер с 1996 года, кандидат психологических наук

Курс «Практические инструменты повышения эффективности бизнес-процессов»

• Базовые понятия и принципы процессного управления
• Классификации бизнес-процессов, подходы к выделению cтратегически значимых процессов
• Когда можно выводить отдельные процессы на аутсорсинг
• Инструменты описания бизнес-процессов и сбора информации о процессе
• Расчет индекса проблемности процессов
• Бенчмаркинг процессов
• Основные препятствия к изменению бизнес-процессов
• Анализ степени взаимодействия процессов при выборе процессов для последующей оптимизации
• Показатели эффективности процесса (KPI), критерии их выбора
• Процессные регламенты
• Оценка / проектирование стоимости бизнес-процесса
• Этапы построения процессной системы управления

Преподаватель

Смирнова Наталья Юрьевна

Бизнес-тренер, консультант в области организационного управления. Автор более 10 статей в газетах и журналах: «Учет. Налоги. Право», «Консультант», «Элитный персонал», «Консультант директора», «Юридический справочник руководителя». Автор одного из лучших решений кейса E-xecutive опубликованного в журнале «Секрет фирмы». Финалист Procter & Gamble Case competition 2006 совместно с Instituto de Empresa.