Ассистент руководителя

Секретарь — это помощник руководителя, человек, который должен быть полностью осведомлен о состоянии дел в компании. Сейчас практически любой фирме требуются услуги ассистента руководителя, причем требования к ним растут: на секретаря могут возлагаться административные обязанности, выполнение некоторых бухгалтерских операций.

Согласно должностной инструкции, помощник руководства должен уметь работать на ПК и обращаться с оргтехникой, знать деловой этикет, грамотно писать на русском языке, уметь находить взаимопонимание с разными людьми, свободно владеть английским языком, иметь приятные внешние данные и соответствующий профессиональный имидж.

Секретарь подчиняется руководителю его организации. Требования к квалификации отличаются, но в любом случае предполагают наличие высшего (иногда незаконченного высшего) образования и опыт работы в этой или аналогичной должности (от 1-го или от 2-х лет).

Должностные обязанности

• выполнение задач, которые возложил на него директор организации
• копирование, сканирование, печать необходимых документов
• ведение рабочего графика руководителя, в частности организация собеседований, телефонных разговоров
• ведение базы клиентов
• прием посетителей директора, поддержание чистоты переговорных комнат
• обеспечение своевременной передачи руководству важной для него информации
• ответственность за соблюдением конфиденциальности этой информации, за сохранностью документации
• составление деловых писем

Также секретарь делает все необходимые директору звонки и отвечает на них, контролирует входящую и исходящую информацию по электронной почте. В случае болезни секретаря-референта помощнику руководителя придется его заместить.

Если организация имеет связи с иностранными фирмами и учреждениями или руководителю приходится часто быть в разъездах, список обязанностей становится еще больше:

• организация поездок, возможных командировок директора (связь с личным водителем, бронирование отелей, определение программы поездки)
• организация встречи и программы мероприятий для иностранных клиентов или партнеров

Профессиональные навыки и качества

Помимо вышеперечисленных умений, от секретаря потребуется взять на себя контакты с персоналом и, в том числе, иметь информацию об их адресах, телефонах, важных событиях в их жизни (например, рождении ребенка или юбилее); вести контроль над исправностью техники в офисе; формировать архивы. Для помощника руководителя необходимо умение составлять различные виды документов, быстро находить нужную информацию, уметь организовывать совещания и презентации, планировать и беречь свое время и время своего директора.

Этим список требований к ассистенту руководителя не исчерпывается. Вот список личных качеств, которые желательны для его успешной работы: дипломатичность, стрессоустойчивость, доброжелательность, аналитические способности, умение планировать, коммуникабельность, организаторские способности, исполнительность.