Офис менеджер / администратор офиса
Данную программу можно организовать только в корпоративном или индивидуальном формате. Для консультации заполните форму внизу страницы.
Должностной функционал вашего офис-менеджера требует виртуозности и отличных коммуникативных навыков, ведь ему приходится, помимо всего прочего, заниматься организацией административно-хозяйственной деятельности, выполнять представительские функции и участвовать в поддержании корпоративного стиля. Для успешного выполнения всех этих функций необходимо обучение, дающее недостающий инструментарий и знание норм выполнения этих функций.
В результате обучения вы:
- поймете основы менеджмента и будете эффективно поддерживать и организовывать работу компании как хороший администратор
- обеспечите бесперебойную работу офиса и снабжение его всем необходимым
- научитесь качественно проводить первичную документацию хозяйственных операций
- разовьете коммуникативные навыки
- получите инструменты решения конфликтных вопросов
- будете транслировать и поддерживать положительный имидж компании
- проявите высокую лояльность и ответственность в работе
Программа семинара:
День 1
Офис-менеджер в структуре организации
- Квалификационная характеристика офис-менеджера и его должностные обязанности
- Основные функции офис-менеджера
- Организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики
Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса
- Предметы первой необходимости
- Планирование и организация ремонтных работ
- Закупка средств оргтехники и расходных материалов. Конъюнктура рынка офисного оборудования, средств организационной техники, расходных материалов, канцелярских и хозяйственных товаров. Выбор поставщиков
- Сбор и обобщение заявок
- Организация питания сотрудников
- Обеспечение профилактического обслуживания офисного оборудования. Выбор сервисных компаний
- Примерный перечень работ по техническому обслуживанию офисных помещений. Проведение инвентаризации и учет ее результатов
- Организация курьерской доставки корреспонденции в структурные подразделения организации и внешним адресатам. Особенности различных способов отправки корреспонденции
- Планирование поездок. Составление графика использования автомобильного транспорта
Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса
- Планирование рабочего дня сотрудников секретариата
- Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам. Работа с обращениями граждан
- Руководство административно-хозяйственной службой. Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы
- Планирование и контроль выполнения административно-хозяйственной работы
- Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями
- Средства и стили общения. Способы воздействия на партнеров по деловому общению. Правила убеждения
Повышение эффективности организационных коммуникаций
- Преимущества и недостатки устных и письменных коммуникаций
- Коммуникационные барьеры и способы их минимизации
- Основы конфликтологии. Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта
- Рациональная организация времени
- определение приоритетов
- правила начала, основной части и завершения рабочего дня
- ускоренный метод Эйзенхауэра
Практикум:
- Упражнение «Поглотители времени»
- Определение профиля личности
- Упражнения по технике речи и стилистике
День 2
Психология имиджа организации. Профессиональный имидж сотрудников
- Элементы корпоративного стиля
- Самопрезентация. Формирование первого впечатления
- Элементы визуального имиджа
- Культура речи как необходимая составляющая профессионального имиджа
- Как завоевать внимание и симпатию собеседника
Организация и хозяйственное обслуживание представительских мероприятий
- Особенности организации презентаций, приема деловых партнеров и делегаций
- Организация закупки деловых подарков, бизнес-сувениров
- Обеспечение мероприятий продуктами, контроль их качества
- Организация корпоративных мероприятий для сотрудников. Формы коллективного досуга, праздничная атрибутика, правила поведения, дресс-код
- Представительские расходы
Практикум:
- Работа над мимикой, жестами, интонацией
- Упражнение «Технология делового общения по телефону»