Белкина Елена Николаевна
сессия. Модный тренд
или необходимость?
«Чтобы стоять на месте, нужно бежать, а вот чтобы двигаться вперед, нужно бежать в два раза быстрее.»
Льюис Кэрролл «Алиса в стране чудес»)
В современной бизнес-среде всё меняется очень быстро, и чтобы оставаться на рынке, иметь покупателей и зарабатывать прибыль важно выбрать четкое направление, сформулировать цели, и объединить команду для их достижения. Это реально сделать, если компания регулярно проводят стратегические сессии.
Стратегическая сессия: что это?
Стратегическая сессия — это встреча, на которой вырабатывается, актуализируется или конкретизируется стратегия развития компании, подразделения, направления или продукта.
Когда стратегическая сессия будет актуальная?
- Сильно изменилась внешняя ситуация (законодательство, ключевые партнеры и заказчики и т.д.), сместились приоритеты, и нет понимания, как развивать компанию дальше.
- Сильно изменилась ситуация внутри компании (появились новые направления и подразделения, значительно увеличился штат, наблюдается асинхронная деятельность подразделений, сложности в кросс-функциональном взаимодействии и т.д.).
- Много конкурентов, продажи строятся за счет переманивания клиентов друг у друга и снижения цены, прибыльность снижается.
Кого приглашать на стратегическую сессию?
Чаще всего стратегические сессии проводятся для ТОП-менеджеров, и редко они имеют продолжение в виде декомпозиции и вовлечения рядовых сотрудников в процессы генерации идей для достижения стратегических целей. Проводя несколько этапов стратегирования, с вовлечением сотрудников всех уровней, компания получит вовлеченных сотрудников, с более осознанным и ответственным подходом к работе, которые точно знают ответ на вопрос: «А что я смогу сделать лучше/эффективнее на своем рабочем мечте для достижения целей компании?» Кроме этого, такая фокусировка сотрудников приведет к повышению производительности, будет способствовать формированию лояльности к компании, доверию к команде и руководителю, открытости к изменениям и готовности давать и принимать обратную связь. Ицхак Адизес в своем интервью известному международному издательству говорил: «Строить демократию надо снизу вверх, а не сверху вниз».
В каком формате проводить стратегическую сессию?
В ситуации ограниченного времени компании очень требовательны к эффективности каждой минуты на сессии. Слушать доклады по заранее подготовленным темам участникам скучно, и на это тратится общее время. С ними участники могут ознакомиться до сессии. А вот на общей встрече, где собрались в одно время занятые руководители лучшее обсуждать и вырабатывать варианты совместных действий. Поэтому интерактивный формат с применением методов фасилитации, где каждый является активным участником, может предложить идею или задать вопрос, будет наиболее эффективным, создаст единое понимание стратегии и путей её достижения.
Почему важно включать всех участников в активный процесс обсуждения?
- Повышается вовлеченность: участник не пассивный наблюдатель, а активный деятель.
- Формируется единое информационное поле: участники глубже понимают ситуацию и контекст, так как каждый делится своими идеями и опытом.
- Происходит принятие ответственности за реализацию совместно сформулированных идей: участники сами сформировали идеи, их не «спустили сверху».
- После сессии у участников не возникает вопросов, почему необходимо реализовывать те или иные действия, а участники сессии после её завершения переходят на этап активных действий.
Почему методы фасилитации наилучшим образом подходят для проведения стратегической сессии?
Фасилитационная встреча — это организованная и структурированная встреча, где её ведущий (фасилитатор) проводит группу через серию заранее подготовленных шагов, с помощью которых участники обязательно достигают результата, созданного, понятого, принятого каждым из них.
Из определения понятно, что участники сами создают результат сессии (например, Дорожную карту), понимают все запланированные действия. Хронологическую последовательности и логику. Соглашаются и принимают её, так как каждый имел возможность высказаться, предложить свою идею или контраргумент, задать вопросы, которые помогли конкретизировать информацию и сделать её более понятной.
Требуется ли подготовка к стратегической сессии?
Чтобы сессия прошла эффективно и результативно важно к ней подготовиться. В среднем подготовительный этап к сессии занимает около 1 месяца. За это время важно собрать аналитику, продумать этапы, ключевые вопросы и четко сформулировать ожидаемый результат, заранее определиться с местом проведения и сформировать список участников.
Кто проводит стратегическую сессию?
Стратегическую сессию проводит профессионал, фасилитатор, который грамотно выстраивает этапы сессии для сбора идей, их обсуждения, определения приоритетов и принятия решения с учетом потребностей и особенностей команды, чтобы привести её к запланированному результату. Он умеет грамотно управлять групповой динамикой и поддерживать вовлеченность участников на всех этапах сессии. Фасилитатор не обучает, он создает условия для выработки решений самой командой, в отличии от бизнес-тренера, которого иногда приглашают для проведения стратегических сессий.
Часто для проведения мероприятия с участием ТОП-менеджеров и руководителей приглашают внешнего эксперта фасилитатора, который имеет разнообразный опыт проведения сессий и владеет большим количеством методов. Это помогает ему спроектировать сессию под задачи компании в ситуации большой неопределенности и привести команду к намеченному результату и общим договоренностям. А специально обученный сотрудник компании может проводить сессии и встречи внутри подразделений, опираться на разработанную руководителями стратегию и конкетизировать её с участниками под специфику деятельности.
Как часто проводить стратегическую сессию?
Стратегическая сессия для долгосрочного планирования проводится 1 раз в год с целью сформировать стратегию развития на 1-3 года чаще всего в конце или начале календарного года. Затем проводятся ежеквартальные сессии с целью сверки и фокусировки, а также корректировки дорожной карты.
Что является результатом стратегической сессии?
В зависимости от цели сессии результатом может быть согласованная стратегия развития, дорожная карта на 1-3 года с детализацией по направлениям. Ответственным и срокам, а так же план конкретный действий на ближайший квартал или полугодие.
Подводя итог, важно помнить ключевые моменты:
- Стратегические сессии помогают компании системно и структурировано развиваться, повышать эффективность и двигаться вперед (не застаиваться или откатываться назад).
- Разработка стратегии и её реализация — это системная работа, включающая в себя серию взаимосвязанных стратегических сессий.
- ТОП-менеджеры и ключевые руководители разрабатывают стратегию, а на этапе реализации важно вовлекать всех сотрудников компании.
- Эффективно спланировать и провести стратегическую сессию под цели конкретной компании может профессиональный фасилитатор, который обладает необходимым инструментарием и имеет соответствующий опыт.
Узнать больше и потренироваться методам фасилитации можно на курсах:
Фасилитация для лидера: как вовлечь команду в решение бизнес-задач. Повышение квалификации »
Ведущая стратегических и командных сессий
Член Международной (IAF) и Российской ассоциаций
фасилитаторов, бизнес-тренер
С уважением, команда Moscow Business School
