Белкина Елена Николаевна

Приходилось ли вам, работая над большим объемом информации, сталкиваться с ситуацией, когда возникала масса вопросов и весь материал казался разрозненным и бессвязным? Случалось ли вам тратить на это часы, а иногда и целые дни, обдумывая и споря с коллегами в поисках смысла или решения? Идеальным и простым инструментом для таких ситуаций станут обычные стикеры, потому что они обладают 3 уникальными преимуществами: стикеры имеют идеальный размер для того, чтобы на них поместилась одна законченная мысль; они легко приклеиваются на гладкую поверхность и могут там оставаться достаточно долгое время; их можно легко переклеивать с места на место много раз. На тренинге «Стикеры: визуальный способ решения проблем» я подробно разбираю ключевые методики работы со стикерами, которые позволяют ответить на вопросы: Как собрать воедино всю необходимую информацию? Как структурировать имеющуюся информацию и применить ее для решения проблемы? В этой статье я рассмотрю два варианта применения стикеров в групповой работе. Вариант 1. Возникла необходимость разобраться в накопившихся вопросах, по которым нет сгруппированной информации: она находится в головах участников проекта или в разных программах и приложениях. Цель этого варианта: собрать разрозненную информацию. Примеры вопросов для решения: Как повысить удовлетворенность заказчиков / посетителей кафе? Как организовать новую рекламную кампанию? Почему большинство потенциальных сотрудников отказываются от предложения о работе в нашей компании? Как повысить рентабельность проектов на 10% В такой ситуации первое, что необходимо сделать, — это собрать всю информацию и зафиксировать в одном месте: как вариант, на доске или флипчарте. Для этого удобно использовать стикеры, так как после сбора информации ее необходимо будет анализировать, группировать и т. д., а стикеры в этом случае возможно многократно перемещать. Правила для участников: Один стикер должен содержать одну законченную мысль. Информация на стикере понятная и краткая! Плохой пример: «Много жалоб от клиентов!» Хороший пример: «Многие клиенты жалуются на долгое обслуживание и большое количество документов». Выгоды этого варианта: Экономия времени: все участники одновременно пишут на своих стикерах необходимую, на их взгляд, информацию по обсуждаемому вопросу. Никто из участников не ждет очереди, чтобы высказаться. Включенность всех участников: каждый участник может заполнить неограниченное количество стикеров в соответствии с оговоренными правилами. Участвуют все. Нет тех, кто тихо отсиживается в углу. Честная игра: нет тех, кто доминирует и не дает высказаться другим участникам. У всех равные права и возможности. Анонимность: стикеры можно оставить без подписи, чтобы информация была более объективной, открытой и честной. Как организовать: Определите цель и подготовьте встречу. Для данного мероприятия понадобятся: аудитория, достаточная для того, чтобы в ней свободно разместились все участники; доска или лист флипчарта; стикеры для всех участников; ручки. Создайте творческую атмосферу, дайте вводную информацию о цели встречи, раздайте участникам стикеры и ручки. На этом этапе можно использовать ассоциативные вопросы, так называемые «стимуляторы мыслительной деятельности». Это отдельные слова или фразы: «дополнить...», «заменить...», «изменить последовательность...» и т. д. Во время работы необходимо соблюдать тишину. Ограничений по времени нет. После того как все участники завершили написание, наклейте стикеры в отведенное для этого место и дайте время на ознакомление с полной информацией всем участникам. Полученную информацию можно зафиксировать на листе, в электронном виде, чтобы продолжить работу с полученным списком. Но лучший вариант — это оставить на доске на несколько дней с возможностью для всех участников дополнять новыми идеями и информацией. Через несколько дней можно вернуться к дополненному списку и продолжить с ним работу. Пример заполненной карты: «Почему большинство потенциальных сотрудников отказываются от предложения о работе в нашей компании?» Вариант 2 применяется, когда необходимо проанализировать информацию и установить сложные взаимосвязи, а также разобраться с особо запутанными и непонятными, на первый взгляд, проблемами. Это вариант может быть использован для творческих сессий, когда необходимо проанализировать полученную информацию, например, при использовании вышеописанного варианта 1. Цель этого варианта — показать сложные взаимосвязи между элементами информации. Примеры вопросов для решения: Найти решение для сокращения скорости обработки обращений от Заказчиков Понять причину нарушения сроков оплаты со стороны Заказчиков Выгоды этого варианта: Улучшает понимание ситуации. Анализ и установление взаимосвязей между событиями, фактами может дать ответ на вопрос: «В чем же состоит истинная причина данной конкретной ситуации?» База для создания плана действий. Полученная информация о взаимосвязях и истинных причинах проблемы поможет сформировать более конкретный план действий для дальнейшей работы по их устранению. Применение для творческих неструктурированных сессий. Как организовать: Определите цель и подготовьте встречу. Определите принципы создания карты. Сформулируйте вопросы, которые помогут вам определить нужные стикеры и выявить между ними взаимосвязи. Определите корневой стикер, отражающий проблему. Используйте для его отображения стикер другого цвета. Разместите его в центре. Иногда выделяется несколько ключевых проблем для анализа, поэтому и стикеров должно быть несколько. Определите взаимосвязанные стикеры, последовательно задавая один и тот же вопрос. Для удобства работы расположите их рядом. Этот этап повторяется несколько раз, пока не установите все взаимосвязи. Добавьте стрелки, чтобы показать взаимосвязи. Проверьте завершенную карту. Пример заполненной карты: «Какова причина долгой обработки обращений Заказчиков?» Низкая скорость набора текста Долгая обработка обращений заказчиков Заказчик долго ожидает на телефонной линии Перебои с интернетом Зависает учетная система Много обращений Низкий уровень компетенций операторов Непонятный запрос заказчика Как видите, стикеры — это удобный и доступный инструмент для анализа и решения сложных задач. Они могут использоваться как для проведения рабочих встреч, Planning meeting, так и для организационных и стратегических сессий. Бизнес-тренер Moscow Business School — Белкина Елена Николаевна Узнать больше и записаться на семинар «Стикеры: визуальный способ решения проблем» — https://mbschool.ru/seminars/112580

Компания — это такой живой организм, в котором все решения и действия совершаются взаимосвязано и взаимозависимо, т.е. оказывая влияние друг на друга. Важно, чтобы несмотря ни на какие внешние факторы, участники команды могли вырабатывать эффективные совместные решения и двигаться к цели, достигая синергетического эффекта. Как это сделать? Для повышения качества командной работы часто используется метод фасилитации. Фасилитация — это профессиональная организация процесса групповой работы, направленная на прояснение и достижение группой поставленных целей. Процесс фасилитации приводит к повышению эффективности групповой работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала. Как сформировать культуру эффективной совместной работы? Вариант 1: необходимо учить руководителей и членов команды навыкам организации и ведения совместной работы, преодолевая устоявшиеся навыки, привычки и убеждения. Вариант 2: приглашать профессионального фасилитатора для подготовки и проведения мероприятий, позволяющих достичь корпоративных целей. Вариант 3: эффективно сочетать 1-й и 2-й варианты, извлекая максимум пользы для организации совместной работы команды. Когда фасилитация становится актуальной для компании? 1. Компания планирует достижение следующих целей: Сформировать представление о стратегии компании Повысить устойчивость бизнеса в долгосрочной перспективе Обеспечить динамику и достижение утвержденных целевых показателей Объединить усилия команды руководителей на развитии выработанных стратегических направлений Способствовать развитию стратегического мышления в компании Повысить уровень самоорганизации рабочих команд Реализовать оперативные задачи, связанные с деятельностью компании: составление бюджета, защита проекта, обмен опытом и т. д. Управлять процессом изменений в организации 2. Компания ориентирована на повышение эффективности рабочих встреч, собраний, конференций, стратегических сессий. По данным некоторых исследований, руководители тратят на такие формы коммуникаций до 50% своего рабочего времени. Для того чтобы взаимодействие было эффективнее, а скорость принятия решений стала выше, приглашают профессионального фасилитатора либо развивают необходимые компетенции у сотрудников. При грамотном использовании методов фасилитации встречи и обсуждения превращаются в важные события, в которых люди хотят поучаствовать. Повышаются вовлеченность и вклад каждого участника, а компания получает максимальные результаты от активного участия всех присутствующих. Какие преимущества дает правильно организованная совместная работа? Участвуют все члены команды за счет использования разнообразных инструментов работы с группой Встречи становятся короче и продуктивнее. Участники собраний двигаются по заданному маршруту, не отклоняясь от заданной темы, к необходимому формату результата По важным или сложным вопросам высказывается каждый участник У каждого есть возможность обдумать и высказать свою точку зрения Все слушают друг друга внимательно, так как знают, что и они будут услышаны Участники открыто обсуждают вопросы в специально организованном пространстве (собрании/встрече) и воздерживаются от обсуждения за спиной других участников и в кулуарах Проблема считается решенной после того, как все, кого она касается, осознают высказанные аргументы В случаях, когда команда принимает решение, предполагается, что оно отражает интересы и взгляды большинства участников На всех этапах работы с группой используются различные способы визуализации результата, что значительно увеличивает вовлеченность, осознанность и ответственность участников Результаты, полученные в ходе сессии, без дополнительной адаптации используются в оперативной деятельности и связаны со спецификой компании В процессе групповой работы используется потенциал всей группы и возникает эффект синергии сильных сторон участников группы, развивается системное мышление Участники сессии используют на практике все правила и принципы ведения диалога в процессе групповой работы как внутри подразделения, так и в междепартаментском взаимодействии В заключение хочется еще раз подчеркнуть важность эффективной совместной работы для достижения корпоративных целей организации. Используя метод фасилитации, возможно добиться одновременно несколько значимых результатов для компании, решая основную задачу: повысить вовлеченность и мотивацию персонала, выстроить внутрикорпоративные коммуникации, повысить ответственность за принятие решений, развитие команды в целом и каждого в отдельности участника. Современные руководители всё активнее используют данный метод для организации эффективной совместной работы в команде. Бизнес-тренер Moscow Business School — Белкина Елена Николаевна Узнать больше и записаться на семинар «Современные методы фасилитации командной работы» — https://mbschool.ru/seminars/113758

«Чтобы стоять на месте, нужно бежать, а вот чтобы двигаться вперед, нужно бежать в два раза быстрее.» Льюис Кэрролл «Алиса в стране чудес») В современной бизнес-среде всё меняется очень быстро, и чтобы оставаться на рынке, иметь покупателей и зарабатывать прибыль важно выбрать четкое направление, сформулировать цели, и объединить команду для их достижения. Это реально сделать, если компания регулярно проводят стратегические сессии. Стратегическая сессия: что это? Стратегическая сессия — это встреча, на которой вырабатывается, актуализируется или конкретизируется стратегия развития компании, подразделения, направления или продукта. Когда стратегическая сессия будет актуальная? Сильно изменилась внешняя ситуация (законодательство, ключевые партнеры и заказчики и т.д.), сместились приоритеты, и нет понимания, как развивать компанию дальше. Сильно изменилась ситуация внутри компании (появились новые направления и подразделения, значительно увеличился штат, наблюдается асинхронная деятельность подразделений, сложности в кросс-функциональном взаимодействии и т.д.). Много конкурентов, продажи строятся за счет переманивания клиентов друг у друга и снижения цены, прибыльность снижается. Кого приглашать на стратегическую сессию? Чаще всего стратегические сессии проводятся для ТОП-менеджеров, и редко они имеют продолжение в виде декомпозиции и вовлечения рядовых сотрудников в процессы генерации идей для достижения стратегических целей. Проводя несколько этапов стратегирования, с вовлечением сотрудников всех уровней, компания получит вовлеченных сотрудников, с более осознанным и ответственным подходом к работе, которые точно знают ответ на вопрос: «А что я смогу сделать лучше/эффективнее на своем рабочем мечте для достижения целей компании?» Кроме этого, такая фокусировка сотрудников приведет к повышению производительности, будет способствовать формированию лояльности к компании, доверию к команде и руководителю, открытости к изменениям и готовности давать и принимать обратную связь. Ицхак Адизес в своем интервью известному международному издательству говорил: «Строить демократию надо снизу вверх, а не сверху вниз». В каком формате проводить стратегическую сессию? В ситуации ограниченного времени компании очень требовательны к эффективности каждой минуты на сессии. Слушать доклады по заранее подготовленным темам участникам скучно, и на это тратится общее время. С ними участники могут ознакомиться до сессии. А вот на общей встрече, где собрались в одно время занятые руководители лучшее обсуждать и вырабатывать варианты совместных действий. Поэтому интерактивный формат с применением методов фасилитации, где каждый является активным участником, может предложить идею или задать вопрос, будет наиболее эффективным, создаст единое понимание стратегии и путей её достижения. Почему важно включать всех участников в активный процесс обсуждения? Повышается вовлеченность: участник не пассивный наблюдатель, а активный деятель. Формируется единое информационное поле: участники глубже понимают ситуацию и контекст, так как каждый делится своими идеями и опытом. Происходит принятие ответственности за реализацию совместно сформулированных идей: участники сами сформировали идеи, их не «спустили сверху». После сессии у участников не возникает вопросов, почему необходимо реализовывать те или иные действия, а участники сессии после её завершения переходят на этап активных действий. Почему методы фасилитации наилучшим образом подходят для проведения стратегической сессии? Фасилитационная встреча — это организованная и структурированная встреча, где её ведущий (фасилитатор) проводит группу через серию заранее подготовленных шагов, с помощью которых участники обязательно достигают результата, созданного, понятого, принятого каждым из них. Из определения понятно, что участники сами создают результат сессии (например, Дорожную карту), понимают все запланированные действия. Хронологическую последовательности и логику. Соглашаются и принимают её, так как каждый имел возможность высказаться, предложить свою идею или контраргумент, задать вопросы, которые помогли конкретизировать информацию и сделать её более понятной. Требуется ли подготовка к стратегической сессии? Чтобы сессия прошла эффективно и результативно важно к ней подготовиться. В среднем подготовительный этап к сессии занимает около 1 месяца. За это время важно собрать аналитику, продумать этапы, ключевые вопросы и четко сформулировать ожидаемый результат, заранее определиться с местом проведения и сформировать список участников. Кто проводит стратегическую сессию? Стратегическую сессию проводит профессионал, фасилитатор, который грамотно выстраивает этапы сессии для сбора идей, их обсуждения, определения приоритетов и принятия решения с учетом потребностей и особенностей команды, чтобы привести её к запланированному результату. Он умеет грамотно управлять групповой динамикой и поддерживать вовлеченность участников на всех этапах сессии. Фасилитатор не обучает, он создает условия для выработки решений самой командой, в отличии от бизнес-тренера, которого иногда приглашают для проведения стратегических сессий. Часто для проведения мероприятия с участием ТОП-менеджеров и руководителей приглашают внешнего эксперта фасилитатора, который имеет разнообразный опыт проведения сессий и владеет большим количеством методов. Это помогает ему спроектировать сессию под задачи компании в ситуации большой неопределенности и привести команду к намеченному результату и общим договоренностям. А специально обученный сотрудник компании может проводить сессии и встречи внутри подразделений, опираться на разработанную руководителями стратегию и конкетизировать её с участниками под специфику деятельности. Как часто проводить стратегическую сессию? Стратегическая сессия для долгосрочного планирования проводится 1 раз в год с целью сформировать стратегию развития на 1-3 года чаще всего в конце или начале календарного года. Затем проводятся ежеквартальные сессии с целью сверки и фокусировки, а также корректировки дорожной карты. Что является результатом стратегической сессии? В зависимости от цели сессии результатом может быть согласованная стратегия развития, дорожная карта на 1-3 года с детализацией по направлениям. Ответственным и срокам, а так же план конкретный действий на ближайший квартал или полугодие. Подводя итог, важно помнить ключевые моменты: Стратегические сессии помогают компании системно и структурировано развиваться, повышать эффективность и двигаться вперед (не застаиваться или откатываться назад). Разработка стратегии и её реализация — это системная работа, включающая в себя серию взаимосвязанных стратегических сессий. ТОП-менеджеры и ключевые руководители разрабатывают стратегию, а на этапе реализации важно вовлекать всех сотрудников компании. Эффективно спланировать и провести стратегическую сессию под цели конкретной компании может профессиональный фасилитатор, который обладает необходимым инструментарием и имеет соответствующий опыт. Узнать больше и потренироваться методам фасилитации можно на курсах: Фасилитация для лидера: как вовлечь команду в решение бизнес-задач. Повышение квалификации » Фасилитация в командной работе: повышение эффективности рабочих сессий и совещаний. Повышение квалификации » С уважением, команда Moscow Business School