SRM-система: что это такое простыми словами и как помогает бизнесу
SRM-система: что это такое простыми словами и как помогает бизнесу
SRM-система (от англ. supplier relationship management, управление взаимоотношениями с поставщиками) — это не просто программное обеспечение, а стратегия работы с поставщиками, подкрепленная современными цифровыми технологиями. Главная цель SRM — максимизация ценности от сотрудничества с поставщиками, повышение эффективности закупок и снижение рисков для бизнеса.
Что такое SRM-система? Определение и ключевая суть
SRM-система — это корпоративная платформа для автоматизации и управления всем циклом взаимодействия компании с ее поставщиками: от поиска и оценки до заключения контрактов и анализа эффективности сотрудничества. Она объединяет стратегические и операционные процессы, позволяя компаниям работать с поставщиками системно и прозрачно.
Если говорить простыми словами, SRM — это «единое окно» для всей закупочной деятельности и коммуникации с поставщиками. В системе фиксируется история взаимодействия, коммерческие условия, договоренности, результаты тендеров, показатели качества и сроков поставок. Благодаря этому компания перестает зависеть от разрозненных таблиц, переписок и личных договоренностей сотрудников.
Ключевая суть SRM заключается не только в автоматизации документооборота, но и в переходе от реактивной модели закупок («закрыть потребность здесь и сейчас») к стратегической модели управления поставщиками. Это означает:
-
осознанный выбор партнеров на основе данных и аналитики;
-
сегментацию поставщиков (стратегические, альтернативные, тактические);
-
управление рисками и устойчивостью цепочки поставок;
-
развитие долгосрочного сотрудничества, а не разовых сделок.
В отличие от классических учетных систем, SRM фокусируется не только на транзакциях (заказ — поставка — оплата), но и на качестве отношений, уровне сервиса и создании дополнительной ценности для бизнеса. Таким образом, SRM-система становится инструментом стратегического управления закупочной функцией, повышая ее вклад в прибыльность и устойчивость компании.
Зачем бизнесу управлять отношениями с поставщиками
Без системного подхода закупки превращаются в хаотичный процесс, где решения принимаются ситуативно, а ответственность размыта. В результате компания теряет деньги, время и управляемость.
• Цены завышены из-за отсутствия конкуренции.
Если нет прозрачной системы отбора и сравнения поставщиков, закупки часто осуществляются «по привычке» или через ограниченный круг контрагентов. Это снижает переговорную позицию компании и не позволяет получать лучшие коммерческие условия.
• Срываются поставки, что тормозит производство и продажи.
Отсутствие контроля сроков, четких KPI и мониторинга исполнения обязательств приводит к перебоям в снабжении. В производственных компаниях это означает простой оборудования, в торговле — дефицит товара и упущенную выручку.
• Сотрудники тратят время на рутинные операции вместо стратегической работы.
Ручное согласование заявок, бесконечные переписки, сверки документов и контроль сроков отвлекают закупщиков от анализа рынка, поиска альтернатив и развития стратегических партнерств.
• Растет риск репутационных и финансовых потерь.
Ненадежные поставщики, отсутствие проверки контрагентов, слабый контроль качества и несоблюдение договорных условий могут привести к штрафам, судебным спорам и потере доверия со стороны клиентов и партнеров.
SRM-система позволяет перейти от реактивного управления к проактивному: не устранять последствия проблем, а предупреждать их. За счет прозрачности данных, аналитики и стандартизации процессов компания сокращает издержки, повышает устойчивость цепочек поставок и усиливает свою конкурентную позицию на рынке.
Основные цели внедрения SRM
-
Снижение затрат на закупки и владение товарами/услугами.
SRM помогает анализировать структуру расходов, выявлять дублирующих поставщиков, проводить конкурентные процедуры и добиваться более выгодных условий. В фокусе — не только цена закупки, но и совокупная стоимость владения (TCO), включая логистику, хранение и сервис. -
Минимизация рисков, связанных с поставщиками (финансовых, репутационных, операционных).
Система позволяет оценивать надежность контрагентов, отслеживать финансовое состояние, контролировать выполнение обязательств и выявлять потенциальные угрозы заранее. -
Повышение качества получаемых товаров и услуг.
Внедрение системы KPI и регулярной оценки поставщиков стимулирует их соблюдать стандарты качества и сроки. Компании получают возможность работать только с теми партнерами, которые соответствуют установленным требованиям. -
Ускорение и стандартизация закупочных процессов.
Четко выстроенные цифровые регламенты сокращают время согласования заявок, проведения тендеров и подписания контрактов. Это особенно важно для компаний с большим объемом закупок и сложной организационной структурой. -
Построение долгосрочных и взаимовыгодных партнерств с надежными поставщиками.
SRM переводит взаимодействие из формата «разовая сделка» в формат стратегического сотрудничества. Это открывает возможности для совместных проектов, инноваций и более гибких условий работы. -
Обеспечение прозрачности и контроля всей закупочной деятельности.
Руководство получает доступ к аналитике, отчетам и ключевым показателям в режиме реального времени. Это повышает управляемость закупочной функции и позволяет принимать обоснованные управленческие решения.
Ключевые функции и модули SRM-платформы
Современные SRM-системы строятся по модульному принципу, что позволяет автоматизировать отдельные этапы работы с поставщиками и одновременно повышать прозрачность и управляемость всех закупочных процессов. Они объединяют стратегические и операционные задачи, делая взаимодействие с поставщиками более системным и предсказуемым.
Управление данными о поставщиках
SRM-система позволяет создать единую базу поставщиков, включающую полную информацию о каждом контрагенте: контакты, виды поставляемых товаров и услуг, историю сотрудничества, результаты аудитов и рейтингов. Система поддерживает классификацию и сегментацию поставщиков по важности, надежности, стоимости и другим критериям. Такой подход позволяет быстро находить нужного партнера, принимать решения на основе точных данных и выявлять слабые места в цепочке поставок.
Автоматизация закупочных процедур
Система покрывает весь цикл закупки: от формирования заявки до оплаты поставленного товара или услуги. Она поддерживает проведение тендеров, запросов коммерческих предложений и конкурсов среди поставщиков, упрощает согласование условий и ускоряет процессы согласования. Автоматизация рутинных операций сокращает время, затрачиваемое на бумажную работу, уменьшает количество ошибок и позволяет сотрудникам сосредоточиться на стратегических задачах, таких как поиск новых поставщиков и анализ рынка.
Управление контрактами и документооборотом
SRM-система помогает создавать шаблоны договоров, вести учет сроков их действия, управлять версиями и согласованиями. Это обеспечивает прозрачность и контроль над всем документооборотом, снижает юридические и финансовые риски, предотвращает просрочки и дублирование договоров. Благодаря централизованному хранению документов руководство и сотрудники всегда имеют доступ к актуальной информации.
Оценка эффективности и управление рисками
Платформа позволяет оценивать поставщиков по ключевым показателям: своевременность поставок, качество продукции или услуг, соблюдение бюджета и условий договоров. Кроме того, SRM помогает выявлять потенциальные риски заранее: финансовые проблемы поставщика, нарушения сроков, несоответствие стандартам качества или нормативным требованиям. Наличие аналитических инструментов и прогнозов позволяет принимать обоснованные решения, снижать риски и планировать стратегическое развитие закупочной функции.
SRM, CRM, ERP — в чем принципиальная разница
На практике многие компании сталкиваются с путаницей между системами управления поставщиками, клиентами и ресурсами предприятия. Каждая из этих платформ решает свои задачи, и понимание их различий помогает правильно выбирать инструмент под конкретные бизнес-процессы.
-
SRM (система управления поставщиками) фокусируется на построении долгосрочных и прозрачных отношений с контрагентами, повышении эффективности закупок и снижении рисков.
-
CRM (система управления клиентами) направлена на работу с клиентами, повышение продаж, удержание и лояльность покупателей, а также анализ их потребностей.
-
ERP (система управления ресурсами предприятия) объединяет внутренние процессы компании — финансы, производство, склад, персонал, активы — в единую управленческую экосистему.
Ниже представлено наглядное сравнение ключевых аспектов этих систем, которое помогает понять их назначение, объект управления и типичных пользователей:
| Критерий | SRM | CRM | ERP |
|---|---|---|---|
| Основная цель | Максимизация ценности сотрудничества с поставщиками | Повышение продаж, удержание клиентов и рост их лояльности | Комплексное управление всеми ресурсами и процессами компании |
| Объект управления | Поставщики, контракты, закупки | Клиенты, сделки, взаимодействие и история контактов | Финансы, производство, склад, персонал, активы |
| Типичные пользователи | Отдел закупок, снабжения, финансовый департамент | Отдел продаж, маркетинга, службы поддержки | Все подразделения компании |
| Назначение | Системное управление отношениями с поставщиками, контроль качества и сроков поставок | Организация работы с клиентами, анализ их потребностей, повышение эффективности продаж | Интеграция и автоматизация всех ключевых бизнес-процессов, учет и контроль ресурсов |
Кому и когда необходима SRM-система
SRM-система особенно актуальна для компаний, где закупки играют значительную роль в формировании себестоимости продукции или услуг, а количество поставщиков и контрактов постоянно растет. Чем сложнее структура бизнеса, чем больше подразделений вовлечено в процесс согласования и чем выше требования к прозрачности и контролю, тем выше потребность в системном управлении поставщиками.
Как правило, необходимость внедрения SRM становится очевидной не сразу, а через накапливающиеся операционные проблемы: замедление процессов, рост издержек, ошибки в документах и перебои с поставками. Ниже приведены типичные признаки того, что закупочная функция нуждается в автоматизации и цифровой поддержке.
Признаки, что ваши закупки нуждаются в автоматизации
-
Невозможно быстро найти информацию о поставщиках и условиях работы с ними.
-
На согласование договоров и заявок уходят недели.
-
Нет прозрачной системы выбора поставщика, решения принимаются интуитивно.
-
Частые срывы сроков поставок или получение некачественного товара.
-
Бюджет на закупки регулярно превышается.
-
Закупщики перегружены ручной работой (счета, акты, сверки).
Если компания узнает себя хотя бы в нескольких пунктах, это сигнал к пересмотру процессов и переходу к более структурированной модели управления поставщиками.
Главные преимущества для компании
Внедрение SRM-системы позволяет не только устранить текущие проблемы, но и создать устойчивую основу для дальнейшего роста и развития закупочной функции.
-
Экономия времени отдела снабжения до 40%.
-
Снижение закупочных цен на 10–15% за счет повышения конкуренции.
-
Рост надежности поставок и снижение числа ошибок.
Как правильно выбрать и внедрить SRM-решение
Выбор и внедрение SRM-системы — важный шаг для любой компании, стремящейся улучшить работу с поставщиками, повысить эффективность закупок и снизить риски. Чтобы процесс прошел успешно, необходимо учитывать ключевые критерии выбора платформы, продумать этапы внедрения и избегать типичных ошибок.
Ключевые критерии выбора платформы
Первое, на что стоит обратить внимание при выборе SRM-решения — это его функциональность. Система должна покрывать уникальные процессы вашей компании, поддерживать все виды закупок и контрактов, которые используются в работе.
Не менее важна гибкость и возможность кастомизации платформы. Идеальный вариант — Low-code решения, позволяющие настраивать процессы без привлечения программистов, что экономит время и бюджет.
Следующий критерий — интеграция с уже существующими системами компании, включая ERP, ЭДО и бухгалтерские приложения. Без этого риск дублирования данных и ошибок значительно возрастает.
UX/UI системы играет ключевую роль для конечных пользователей. Удобный интерфейс снижает сопротивление сотрудников и ускоряет адаптацию.
Также важно обратить внимание на безопасность и поддержку, особенно если речь идет о российском программном обеспечении. Наконец, оцените стоимость владения (TCO) и прогнозируемый ROI, чтобы понимать экономическую целесообразность внедрения.
Основные этапы внедрения в компании
Внедрение SRM-системы лучше всего проходить поэтапно:
-
Анализ и постановка целей — определите, какие задачи система должна решать, какие процессы оптимизировать и какие показатели эффективности отслеживать.
-
Выбор платформы — исходя из ключевых критериев, выберите решение, подходящее именно вашей компании.
-
Настройка и интеграция — адаптируйте систему под внутренние процессы и обеспечьте корректную интеграцию с другими приложениями.
-
Обучение команды — проведите обучение сотрудников, которые будут работать с системой, чтобы обеспечить ее эффективное использование.
-
Запуск и мониторинг — после старта системы контролируйте показатели, выявляйте проблемы и улучшайте процессы.
Частые ошибки при внедрении и как их избежать
При внедрении SRM нередко возникают типичные ошибки. Одна из них — игнорирование управления изменениями. Если сотрудники сопротивляются нововведениям, система не принесет ожидаемой пользы.
Другой распространенный промах — недооценка важности обучения персонала. Без понятных инструкций и поддержки пользователи будут работать неэффективно.
Также многие компании запускают систему без четких KPI, что делает невозможным оценить ее эффективность после внедрения.
Наконец, нельзя пытаться автоматизировать хаос. Важно сначала проанализировать текущие процессы и только потом переносить их в систему, иначе автоматизация закрепит существующие проблемы.
Развитие компетенций в закупках как фактор успеха
Роль специалиста в эпоху цифровизации снабжения
Современный закупщик превращается из исполнителя рутинных операций в стратегического аналитика, который управляет рисками и строит партнерские отношения. SRM — ключевой инструмент в арсенале специалиста, который позволяет принимать решения на основе данных, а не интуиции.
Курсы Moscow Business School для профессионалов
Программы Moscow Business School помогают специалистам по закупкам не просто освоить теорию, но и научиться эффективно использовать современные системы управления поставщиками на практике. SRM-система в этом контексте рассматривается не как замена сотруднику, а как инструмент, который помогает принимать обоснованные решения и достигать стратегических целей компании, упрощая рутинные процессы.
Ключевые направления участники осваивают в рамках профессиональных курсов и программ повышения квалификации, в том числе:
Обучение позволяет не только улучшить навыки работы с цифровыми инструментами, но и развить стратегическое мышление, повысить управляемость закупочной функции и повысить ценность взаимодействия с партнерами для бизнеса.
Будущее SRM: тренды и технологии
Современные системы управления поставщиками продолжают активно развиваться, сочетая цифровизацию процессов с аналитикой и искусственным интеллектом. По данным исследований Gartner, уже к 2027 году более половины критически важных закупочных решений будут приниматься с помощью алгоритмов внутри SRM-платформ, что кардинально изменит подход к планированию и управлению поставками.
Основные направления развития SRM-систем включают:
-
Использование искусственного интеллекта для предиктивной аналитики, позволяющее заранее прогнозировать возможные сбои в поставках и оперативно принимать меры для их предотвращения.
-
Автоматическое принятие решений в рутинных закупках, что снижает нагрузку на сотрудников и ускоряет выполнение стандартных процедур.
-
Более глубокую интеграцию с экосистемами партнеров, обеспечивая сквозную прозрачность и координацию между компанией и всеми участниками цепочки поставок.
Эти тренды делают SRM не просто инструментом контроля, а платформой для стратегического управления закупочной функцией и повышения устойчивости бизнеса.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли внедрить SRM в малом бизнесе?
Да, внедрение SRM возможно не только в крупных корпорациях, но и в компаниях малого и среднего бизнеса. Сегодня на рынке представлены облачные и коробочные решения с гибкой моделью оплаты, которые не требуют сложной инфраструктуры и крупных инвестиций на старте. Если у компании более 50 регулярных поставщиков, есть постоянные закупочные процедуры и необходимость в прозрачности процессов, внедрение SRM уже может быть экономически оправдано. Для малого бизнеса особенно важно начать с базовых функций — учета поставщиков, контроля договоров и автоматизации заявок — и масштабировать систему по мере роста компании.
Сколько в среднем стоит внедрение SRM-системы?
Стоимость внедрения зависит от масштаба бизнеса, числа пользователей, сложности закупочных процессов и глубины интеграции с другими системами (бухгалтерией, системой электронного документооборота, ERP). Базовые облачные решения могут стоить от нескольких сотен тысяч рублей в год, тогда как проекты для крупных компаний с индивидуальной настройкой, интеграциями и доработками могут достигать десятков миллионов рублей. Важно учитывать не только стоимость внедрения, но и совокупную стоимость владения системой, включая сопровождение, обучение сотрудников и техническую поддержку.
Как измерить эффективность от внедрения SRM?
Эффективность SRM оценивается по конкретным количественным показателям. До внедрения рекомендуется зафиксировать исходные значения, чтобы затем сравнить результаты. Основные метрики могут включать:
-
Снижение средней цены закупаемых позиций (%).
-
Сокращение времени закупочного цикла — от заявки до оплаты (в днях).
-
Увеличение доли закупок у стратегических и надежных партнеров (%).
-
Снижение числа просроченных поставок (%).
-
Сокращение объема ручной работы и времени согласования документов.
Комплексная оценка по этим показателям позволяет понять, насколько система действительно повысила прозрачность, управляемость и экономическую эффективность закупочной деятельности.
