Особенности управления компанией, разделённой несколькими часовыми поясами
Аннотация:
Тайм-менеджмент — технология, которая позволяет эффективно использовать и оптимизировать один из невосполнимых ресурсов в мире — время.
В современном мире уже не существует границ для бизнеса, ни географических, ни тем более часовых.
Внедрение корпоративной культуры тайм-менеджмента в компаниях помогает избавиться от потребляющих ресурсы, но не приносящих результатов действий.
В этой статье описывается как увеличить эффективность работы компаний, офисы и филиалы которых разделены тысячами километров, внедрив тайм-менеджмент на корпоративном уровне.
В мире постоянно развивающихся информационных технологий. В мире, когда мы получаем до 90 % информации в электронном виде рано или поздно должно было произойти изменение в развитии менеджмента.
Многие компании как российские, так и зарубежные открывают множество филиалов, находящихся в тысячах километрах друг от друга, разделённые несколькими часовыми поясами.
Можно открыть филиал компании во Владивостоке, головной офис которой находится в Калининграде. Но как управлять компанией, когда рабочее время пересекается всего лишь в несколько часов, а то и меньше!
Чтобы управлять бизнесом в различных часовых поясах необходимо не только построение хорошей профессиональной команды, но и построение культуры работы внутри команды.
Уже давно известно, что тайм-менеджмент это не то, как из 24 выделенных часов сделать 25 и больше, это как наиболее эффективно использовать свои ресурсы согласно с целями компании и человека. Тайм-менеджмент — это технология, которая помогает компании повысить эффективность её работы.
Новейшие технологии позволяют устанавливать связь с людьми за тысячи километров друг от друга, но не просто устанавливать связь — общаться, но и работать, как работали бы в одном офисе. Я не буду заострять внимание на инструментах, которые позволяют обеспечить работу команды, находящейся в разных часовых поясах. Я хочу поговорить о том, как эффективно использовать время совместной работы команды, находящейся далеко друг от друга.
Рассмотрим пример компании, в которой совместная работа удаётся только 1 час в сутки, из-за разницы во времени. И как я уже писал выше, сейчас это уже не ново.
Чтобы компания работала эффективно необходимо привить в компании культуру тайм-менеджмента, культуру уважения ко времени коллег. Необходимо сформировать так называемые «правила игры», по которым и будет работать компания. Чтобы работать и управлять компанией удалённо нужно принятие корпоративных стандартов. Стандартов, направленных на то, как использовать тот небольшой промежуток пересечения рабочих часов наиболее эффективно.
Чтобы главный офис всегда знал, когда обратиться к филиалу, в нём должны быть часы с местным временем филиала. Для этого не обязательно иметь дополнительные физические часы, тем более, что мы живем в 21 веке. Необходимо всегда учитывать время своих коллег.
Задачи, ставящиеся сотрудникам должны находиться в едином хранилище, с которым возможно работать, в том числе и удалённо, т.е. находясь вне офиса. Основные потоки информации должны передаваться в электронном виде.
Главный офис не должен звонить в филиал, когда филиал уже как 4-5 часов закончил рабочий день. И если информация или задача ставится после окончания рабочего времени филиала, то головной офис должен понимать что к задаче приступят не ранее следующего дня, поэтому необходимо в максимально возможных подробностях изложить задачу, чтобы у сотрудника не возникло вопросов к постановщику задачи. Вопросы к задаче не должны превышать двух итераций.
Если в компании есть всего лишь один рабочий час пересечения, тогда должна быть принята договорённость о том, чтобы на данный час не планировались выездные встречи, либо сотрудник должен быть готов ответить на обращение в любом случае.
Раз в неделю, для того чтобы узнать текущую ситуацию и обозначить новые цели в компании должны проводиться совещания. Оно не должно быть стихийным, желательно закрепить день, когда будет проводиться данное совещание. Оно должно быть с фиксированным временем начала и окончания. Даже если в компании принято проведение совещаний направленных не на соблюдение регламента, а на достижение результата. Это позволит увидеть временные затраты на каждый рассматриваемый вопрос.
Для того чтобы совещание проходило эффективно, необходимо:
- Заранее разослать повестку (необходимо договориться о том, что для компании значит «заранее»).
- Согласовать все необходимые документы и материалы.
- Обозначить время на презентацию и время на обсуждение вопроса.
- Председатель должен контролировать время, отведенное на рассмотрение каждого вопроса. А так же должен обращать внимание на качество обсуждений, чтобы сотрудники не отходили от рассматриваемой темы.
- По окончании совещания все участники должны иметь у себя протокол совещания и приступить к работе над задачами, поставленными на данном совещании.
Но помимо удалённой работы, в компании должны проводиться очные встречи для поддержания командного духа. Такие встречи рекомендуется проводить минимум раз в полгода.
Компания, в которой руководитель и каждый рядовой сотрудник уважают не только своё, но и время своих коллег, где все с «правилами игры» согласны и их уважают, будет показывать высокие результаты работы. С внедрением тайм-менеджмента в компанию можно повысить и личную эффективность сотрудников, ведь каждая компания состоит из множества людей.
