Что такое тендер простыми словами: полное руководство — для участников и организаторов
Тендер — это конкурентная форма закупки товаров, работ или услуг, при которой заказчик выбирает лучшее предложение из нескольких по заранее установленным критериям: цене, качеству, опыту исполнителя, срокам и другим параметрам.
Проще говоря, тендер — это официальный и прозрачный способ сравнить предложения разных поставщиков и выбрать наиболее выгодное.
Тендеры являются ключевым инструментом закупок как для государственных и муниципальных органов, так и для коммерческих компаний, позволяя эффективно расходовать бюджет и находить надежных партнеров.
Тендер, закупки, торги — в чем ключевая разница?
Новички часто путаются в терминах «закупки», «торги» и «тендер». Хотя в обиходе их используют как синонимы, между ними есть важные различия.
-
Закупки — это весь процесс приобретения товаров, работ или услуг: от планирования до оплаты и приемки.
-
Торги — это способ проведения закупок в конкурентной форме.
-
Тендер — наиболее распространенное название конкурентных торгов, чаще всего подразумевающее конкурсную процедуру.
| Понятие | Широта понятия | Основная цель | Пример |
|---|---|---|---|
| Закупка | Самое широкое | Обеспечение потребности заказчика | Планирование, выбор поставщика, оплата контракта |
| Торги | Часть закупок | Выбор лучшего предложения на конкурентной основе | Электронный аукцион |
| Тендер | Разновидность торгов | Выбор победителя по совокупности критериев | Открытый конкурс на оказание услуг |
Для чего компании и государство проводят тендеры
Тендеры — это не просто формальность или бюрократическая процедура. Это важный инструмент, позволяющий решать как конкретные бизнес-задачи, так и общественные задачи, повышая эффективность расходования средств и качество приобретаемых товаров и услуг. Рассмотрим ключевые цели проведения тендеров более подробно.
Экономия бюджета и оптимизация расходов
Одной из главных причин, по которой организации проводят тендеры, является снижение стоимости закупаемых товаров и услуг.
Конкуренция между поставщиками вынуждает компании предлагать более выгодные условия — снижать цену, улучшать качество или предоставлять дополнительные сервисы.
Для государственных и муниципальных заказчиков это особенно важно, так как бюджетные средства должны использоваться максимально эффективно. В коммерческом секторе тендер помогает найти оптимальное соотношение цены и качества, что напрямую влияет на прибыльность проекта и рентабельность бизнеса.
Кроме того, тендер позволяет заказчику спланировать расходы, минимизировать риск переплат и гарантировать прозрачность формирования стоимости контракта.
Повышение прозрачности и борьба с коррупцией
Тендеры вводят четкие правила и стандарты проведения закупок, особенно когда речь идет о государственных или крупных корпоративных заказах.
Использование электронных торговых площадок (ЭТП) и открытая публикация документации делают процесс прозрачным:
-
все участники видят условия закупки;
-
невозможно скрытно выбрать поставщика «по знакомству»;
-
исключается произвольное изменение условий после подачи заявок.
Такая прозрачность помогает снизить коррупционные риски, повысить доверие к процессу и создать честную конкурентную среду. Для компаний это означает, что они могут участвовать в закупках на равных условиях, без необходимости искать «серые схемы» или обходить правила.
Поиск лучших поставщиков и стимулирование конкуренции
Тендеры позволяют не просто выбрать дешевое предложение, а найти действительно качественного и надежного партнера.
Открытые процедуры создают возможности для новых игроков на рынке, включая небольшие и специализированные компании, которые ранее не имели доступа к крупным закупкам. Это стимулирует повышение качества услуг и товаров, так как поставщики конкурируют не только ценой, но и профессионализмом, опытом, сроками исполнения и дополнительными условиями.
Для заказчика это означает, что тендер — это инструмент стратегического отбора партнеров, позволяющий формировать пул надежных и проверенных поставщиков, что снижает риски срывов поставок или низкого качества исполнения.
Ключевые участники процесса
В любом тендере участвуют несколько сторон, каждая из которых играет важную роль для успешного проведения закупки. Чтобы понять, как работает процедура, важно знать, кто такие ключевые участники и за что они отвечают. Основными из них являются заказчик и поставщик.
Заказчик (государственный, коммерческий)
В роли заказчика выступает организация, которой необходимы товары, работы или услуги и которая инициирует закупочную процедуру.
Что делает заказчик:
-
определяет потребности и цели закупки;
-
формирует техническое задание и требования к поставщику;
-
публикует тендер на платформе или в системе закупок;
-
оценивает заявки участников по заранее установленным критериям;
-
заключает контракт с победителем и контролирует его исполнение.
Заказчиком может быть как государственная структура (министерства, муниципальные организации, госкомпании), так и коммерческая компания, стремящаяся найти надежного поставщика на выгодных условиях. Важная задача заказчика — обеспечить прозрачность процедуры, выбрать поставщика, который наилучшим образом соответствует требованиям, и минимизировать риски ошибок или нарушений законодательства.
Поставщик (участник, исполнитель, подрядчик)
Поставщик — это юридическое или физическое лицо, которое подает заявку на участие в тендере с целью заключения контракта и выполнения заказа.
Что делает поставщик:
-
изучает тендерную документацию и оценивает свои возможности;
-
готовит заявку с учетом требований (цена, сроки, качество, опыт, лицензии);
-
предоставляет обеспечение заявки, если оно предусмотрено правилами;
-
участвует в оценке и, при победе, подписывает контракт и выполняет обязательства.
Поставщики могут быть как крупными компаниями с большим опытом, так и малыми предприятиями или индивидуальными предпринимателями. Главная цель участника — выиграть тендер, предложив лучшее сочетание цены, качества и условий исполнения, при этом соблюдая все правила закупки.
Какие бывают виды тендеров
Тендеры различаются по форме проведения и типу процедуры, что напрямую влияет на правила участия, требования к документации и критерии оценки предложений. Знание этих различий помогает поставщику выбрать наиболее подходящий тендер и правильно подготовить заявку, а заказчику — определить оптимальный способ проведения закупки.
По форме проведения
Форма проведения определяет, кто может участвовать в закупке и насколько открытым является процесс.
-
Открытые — участвовать может любой поставщик, который соответствует установленным требованиям. Такие процедуры максимально прозрачны и создают широкую конкуренцию, что часто снижает цену и повышает качество исполнения.
-
Закрытые — участвовать могут только заранее приглашенные поставщики. Этот вариант применяется, когда требуется ограниченный круг участников с определенным опытом или квалификацией.
-
Электронные — проводятся на электронных торговых площадках (ЭТП). Это современный способ организации закупок, который повышает прозрачность, автоматизирует подачу заявок и ускоряет процесс оценки предложений.
По типу процедуры
Тип процедуры определяет, какие критерии будут основными при выборе победителя и как будут оцениваться заявки.
-
Конкурс — победитель выбирается по совокупности критериев, включая цену, качество, опыт и другие параметры. Часто используется для сложных и ответственных закупок.
-
Аукцион — главный критерий выбора победителя — цена. Участники снижают стоимость в ходе процедуры, что делает ее прозрачной и быстрой, особенно для типовых товаров и услуг.
-
Запрос котировок — используется для небольших закупок, где главным критерием является минимальная цена. Отличается простотой и быстротой проведения, но ограничен по сумме контракта.
-
Запрос предложений — победитель определяется по цене и условиям, что делает процедуру гибкой. Применяется для нестандартных или комплексных закупок, где важны не только стоимость, но и дополнительные параметры исполнения.
| Тип процедуры | Ключевой критерий выбора | Главный плюс | Главный минус | Когда используется |
|---|---|---|---|---|
|
Конкурс |
Совокупность критериев | Учитывается качество и опыт | Сложная документация | Сложные и ответственные проекты |
|
Аукцион |
Цена | Простые и прозрачные правила | Риск демпинга | Типовые товары и услуги |
|
Запрос котировок |
Минимальная цена | Быстрота проведения | Ограничение по сумме | Небольшие закупки |
|
Запрос предложений |
Цена и условия | Гибкость | Субъективность оценки | Нестандартные закупки |
Как начать участвовать в тендерах. Пошаговый план
Участие в тендерах может показаться сложным и запутанным, особенно на первом этапе. Однако на практике весь процесс укладывается в понятную последовательность шагов, которые повторяются из процедуры в процедуру. Если действовать системно и соблюдать требования документации, участие в тендерах становится предсказуемым и управляемым процессом. Ниже представлен базовый пошаговый план, который поможет начинающим участникам уверенно пройти путь от регистрации до заключения контракта.
Шаг 1. Получение электронной подписи (ЭЦП) и регистрация в ЕИС
Электронная подпись (ЭЦП) — это цифровой аналог собственноручной подписи, который используется для подтверждения личности участника и юридической значимости всех действий в электронных закупках. Без действующей ЭЦП участие в большинстве тендеров невозможно.
После получения ЭЦП необходимо пройти регистрацию в Единой информационной системе закупок (ЕИС). Регистрация в ЕИС является обязательной для участия в государственных закупках и автоматически открывает доступ к большинству электронных торговых площадок. На этом этапе важно корректно заполнить данные об организации или индивидуальном предпринимателе, так как ошибки могут привести к отказу в допуске к торгам.
Шаг 2. Поиск подходящих закупок
После регистрации участник может переходить к поиску тендеров, соответствующих его профилю деятельности. Грамотный подбор закупок позволяет избежать лишних затрат времени и ресурсов.
Основные источники поиска:
-
государственные и коммерческие электронные торговые площадки (ЭТП), на которых публикуются закупки заказчиков;
-
официальный сайт ЕИС (zakupki.gov.ru) — основной источник информации о государственных и муниципальных закупках;
-
специализированные агрегаторы тендеров, которые собирают закупки с разных площадок и позволяют настраивать фильтры по региону, сумме и предмету контракта.
Шаг 3. Анализ документации и подготовка заявки
Это один из самых важных и ответственных этапов. Перед подачей заявки необходимо внимательно изучить тендерную документацию, включая техническое задание, требования к участникам, критерии оценки и сроки выполнения работ.
Как правило, для участия требуется подготовить:
-
учредительные и регистрационные документы;
-
лицензии или допуски (если они обязательны для выполнения работ);
-
подтверждение опыта и квалификации;
-
обеспечение заявки — в виде денежного залога или банковской гарантии, если это предусмотрено условиями закупки.
Тщательный анализ документации помогает избежать ошибок, которые могут привести к отклонению заявки даже при выгодном ценовом предложении.
Шаг 4. Подача заявки и участие в торгах
Подготовленная заявка подается в электронном виде через выбранную торговую площадку. Все действия выполняются в строго установленные сроки, поэтому важно учитывать дедлайны и технические требования площадки.
В зависимости от типа процедуры участник либо просто подает заявку и ожидает результатов, либо принимает активное участие в торгах (например, в электронном аукционе, снижая цену). Нарушение сроков или технические ошибки при подаче заявки могут привести к автоматическому отклонению.
Шаг 5. Подписание и исполнение контракта
После признания участника победителем тендера начинается заключительный этап — подписание контракта. Перед подписанием, как правило, требуется предоставить обеспечение исполнения контракта, которое гарантирует выполнение обязательств перед заказчиком.
Далее поставщик приступает к исполнению условий договора: поставке товаров, выполнению работ или оказанию услуг в установленные сроки и в соответствии с техническим заданием. Успешное исполнение контракта формирует положительную репутацию и повышает шансы на победу в будущих тендерах.
Ключевые законы о закупках в России
В России участие в тендерах и организация закупок регулируется двумя основными федеральными законами: 44-ФЗ и 223-ФЗ. Знание их положений важно как для заказчиков, так и для поставщиков, так как они определяют порядок проведения торгов, требования к документации и ответственность участников.
44-ФЗ для государственных и муниципальных нужд
Федеральный закон №44-ФЗ регулирует закупки товаров, работ и услуг за счет бюджетных средств государственных и муниципальных органов. Закон был принят для того, чтобы обеспечить максимальную прозрачность, честную конкуренцию и контроль расходования бюджетных средств.
Ключевые положения 44-ФЗ:
-
Все закупки государственных и муниципальных органов должны проводиться в электронной форме, с публикацией документации и результатов в ЕИС.
-
Победитель выбирается на основе четко установленных критериев (например, цена, качество, сроки, опыт поставщика).
-
Закон предусматривает обязательное обеспечение заявок и контрактов для защиты интересов заказчика.
-
Установлены строгие сроки подачи, рассмотрения и обжалования решений, что минимизирует возможность коррупции или произвольного выбора поставщика.
-
Особое внимание уделяется малому бизнесу и социальным программам, включая льготы при участии в тендерах.
44-ФЗ обязателен для всех государственных и муниципальных заказчиков и является наиболее формализованным и контролируемым инструментом закупок, что обеспечивает высокий уровень доверия к процессу.
223-ФЗ для госкомпаний и корпораций
Федеральный закон №223-ФЗ регулирует закупки товаров, работ и услуг для государственных компаний, корпоративных структур и организаций с госучастием, включая такие крупные предприятия, как «РЖД», «Газпром» и «Росатом».
Основное отличие от 44-ФЗ — большая гибкость в организации закупок, но при этом закон требует соблюдения принципов конкуренции и прозрачности.
Ключевые положения 223-ФЗ:
-
Закупки могут проводиться как в электронной форме, так и с применением других процедур, если это разрешено внутренними регламентами компании.
-
Организация сама определяет правила участия, критерии оценки и порядок публикации.
-
Закон поощряет эффективное планирование закупок, включая формирование долгосрочных контрактов и закупочных стратегий.
-
Для участников сохраняется обязательство соблюдать принципы равного доступа, добросовестной конкуренции и прозрачности.
-
223-ФЗ позволяет корпоративным заказчикам вводить дополнительные критерии оценки, например, экологические или социальные показатели.
223-ФЗ дает компаниям больше свободы в выборе формы процедуры и условий тендера, но требует, чтобы решения были обоснованы и документально закреплены, что обеспечивает баланс между гибкостью и контролем.
Сравнение 44-ФЗ и 223-ФЗ: в чем ключевые отличия
| Критерий сравнения | 44-ФЗ | 223-ФЗ |
|---|---|---|
|
Кто применяет |
Государственные и муниципальные органы, бюджетные учреждения | Государственные компании, корпорации, организации с госучастием |
|
Источник финансирования |
Бюджетные средства | Собственные средства компаний |
|
Степень регулирования |
Очень высокая, жесткие правила | Более гибкое регулирование |
|
Форма закупок |
В основном электронная, строго регламентированная | Электронная и иная, по внутренним положениям |
|
Критерии выбора победителя |
Четко определены законом | Определяются заказчиком |
|
Требования к документации |
Строго установлены законом | Устанавливаются положением о закупке |
|
Прозрачность и контроль |
Максимальная, высокий уровень проверок | Обязательная, но с большей свободой |
|
Гибкость процедур |
Минимальная | Высокая |
|
Подходит для новичков |
Да, правила едины и понятны | Сложнее из-за различий у заказчиков |
|
Типичные риски для участника |
Формальные ошибки в документах | Индивидуальные требования заказчика |
Частые ошибки новичков, которых можно избежать
На первых этапах участия в тендерах многие участники совершают типичные ошибки, которые приводят к отклонению заявки или финансовым потерям. Хорошая новость в том, что большинство из этих ошибок легко предотвратить, если заранее знать, на что обращать внимание.
Невнимательное изучение документации
Одна из самых распространенных ошибок — поверхностное чтение тендерной документации. Новички часто ограничиваются просмотром цены и сроков, упуская важные детали: требования к опыту, форме подачи документов, технические характеристики или условия исполнения контракта.
Даже незначительное несоответствие требованиям может стать основанием для отклонения заявки. Поэтому перед подачей важно внимательно изучить все разделы документации, включая приложения, техническое задание и проект контракта.
Неполный пакет документов или ошибки в формах
Многие заявки отклоняются не из-за слабого предложения, а из-за формальных ошибок: отсутствия одного документа, неправильного заполнения формы или некорректной подписи.
Частые проблемы включают:
-
устаревшие выписки или лицензии;
-
неверно указанные реквизиты;
-
несоблюдение форматов файлов или требований к наименованию документов.
Решение — использовать чек-лист документов и проверять заявку несколько раз перед отправкой.
Неправильный расчет цены или демпинг
Стремясь выиграть тендер, новички иногда искусственно занижают цену, не просчитав реальные затраты. В результате победа в тендере может привести к убыткам или невозможности исполнить контракт.
Кроме того, в ряде процедур чрезмерное снижение цены требует дополнительного обоснования, а в некоторых случаях может стать причиной отклонения заявки. Оптимальная стратегия — предлагать экономически обоснованную цену, учитывающую все расходы, налоги и риски.
Пропуск сроков подачи заявки
Тендеры не прощают опозданий. Если заявка подана даже на минуту позже установленного срока, она автоматически отклоняется системой без возможности восстановления.
Новички часто недооценивают:
-
технические задержки на площадке;
-
время загрузки документов;
-
необходимость подписания заявки электронной подписью.
Чтобы избежать этой ошибки, рекомендуется подавать заявку заранее, а не в последние часы перед дедлайном.
Как стать экспертом по закупкам и выигрывать чаще
Многие новички воспринимают участие в тендерах как нечто случайное или лотерею, но на самом деле это системная работа, требующая знаний, опыта и правильных инструментов. Преподаватели Moscow Business School отмечают, что правильный подход и проверенные алгоритмы позволяют участникам выигрывать на 30–40% чаще уже в первые месяцы работы с тендерами, если использовать системное обучение и практические навыки, а не полагаться только на удачу.
Чтобы помочь освоить эту систему, школа предлагает несколько форматов обучения и поддержки:
Авторские курсы и программы MBA по закупкам
Программы Moscow Business School позволяют глубоко изучить законодательство 44-ФЗ и 223-ФЗ, понять различия между ними и научиться применять их на практике. Студенты получают пошаговые методики подготовки заявок, участия в торгах и оценки поставщиков, что делает обучение максимально приближенным к реальной работе с тендерами.
Примеры актуальных программ Moscow Business School:
-
Профессия «Специалист по закупкам» — комплексная 8-месячная программа для освоения практических навыков работы с тендерами.
-
Краткосрочные курсы по тендерам и закупкам — 2-дневные интенсивы по стратегиям победы в тендерах и практическому применению 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Практические тренинги для вашей команды
Для корпоративных клиентов доступны тренинги и мастер-классы под конкретные задачи компании. Это может быть создание тендерного отдела «с нуля», обучение сотрудников методам анализа документации, оценке заявок и ведению переговоров. Такой формат позволяет повысить компетенции команды, снизить ошибки при подаче заявок и улучшить результаты участия в тендерах.
Экспертное сопровождение и консалтинг
Для тех, кто хочет получить результат без погружения в каждую деталь процедуры, Moscow Business School предлагает полное сопровождение закупок: от поиска подходящих тендеров до подписания и исполнения контрактов. Экспертная поддержка обеспечивает соблюдение всех требований законодательства, правильное формирование заявки и минимизацию рисков, связанных с документацией и сроками.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кто может участвовать в тендерах?
Участвовать в тендерах может любое юридическое или физическое лицо, если оно соответствует требованиям конкретной закупки. Это могут быть:
-
коммерческие организации (ООО, АО и др.);
-
индивидуальные предприниматели;
-
самозанятые граждане;
-
в отдельных случаях — физические лица без статуса ИП.
Главное условие — соответствие требованиям заказчика, указанным в тендерной документации: наличие необходимых лицензий, опыта, финансовой устойчивости и отсутствия ограничений, предусмотренных законодательством.
Что нужно для участия в первом тендере?
Для начала участия в тендерах потребуется выполнить несколько обязательных шагов:
-
получить электронную подпись (ЭЦП), которая используется для подписания заявок и документов;
-
зарегистрироваться в Единой информационной системе закупок (ЕИС);
-
открыть специальный счет в банке, если закупка предусматривает обеспечение заявки;
-
подготовить базовый пакет документов (регистрационные данные, реквизиты, подтверждение полномочий).
После выполнения этих действий участник получает доступ к электронным торговым площадкам и может подавать заявки на участие в тендерах.
В чем главное отличие тендера от аукциона?
Основное отличие заключается в критериях выбора победителя.
В аукционе победителем становится участник, предложивший минимальную цену, при условии соответствия всем требованиям. Это делает аукцион простой и прозрачной процедурой.
В тендере (конкурсе) решение принимается по совокупности критериев: цена, качество, опыт исполнителя, квалификация команды, сроки и другие показатели. Такой формат чаще используется для сложных, нестандартных или ответственных закупок, где важен не только ценовой фактор.
Сколько стоит участие в тендере?
Само участие в тендерах не требует оплаты — подача заявки бесплатна. Однако участнику следует учитывать сопутствующие расходы:
-
стоимость получения и продления электронной подписи;
-
затраты на обеспечение заявки или контракта (денежный залог или банковская гарантия);
-
возможные комиссии электронных торговых площадок;
-
расходы на подготовку документов и юридическое сопровождение.
Размер затрат зависит от типа закупки, суммы контракта и выбранной стратегии участия, но при грамотном подходе они являются оправданной инвестицией в получение контракта.
Задайте вопрос эксперту MBS
Если у вас остались вопросы или вы хотите разобраться в тендерах быстрее и без ошибок — заполните форму обратной связи на странице контактов Moscow Business School, отправьте запрос по электронной почте, позвоните по телефону или напишите в мессенджерах. Наши эксперты ответят, проконсультируют и помогут подобрать оптимальную программу обучения.
