Роль секретаря в реализации стратегии корпоративного бизнеса

Современный бизнес требует профессиональных секретарей, способных презентовать компанию уже на этапе первого впечатления. Если Ваша компания целеустремленно занимается формированием своего имиджа, Вы можете позволить себе только квалифицированных секретарей.

Хорошо обученные секретари:

  • Оптимизируют работу компании
  • Обеспечивают формирование и распространение корпоративной культуры
  • Формируют высокую лояльность клиентов и сотрудников
  • Экономят время руководителей и обладают высоким кредитом доверия
  • Способны решать трудные задачи, с которыми не могут справиться другие сотрудники
  • Понимают ценность своей работы и заинтересованы в её результатах

Почему секретарей необходимо обучать?

  • Секретарь — это первое лицо компании, которое своим профессиональным поведением закладывает первое положительное впечатление о компании
  • Грамотный секретарь способен в разы повысить эффективность работы всей компании за счёт грамотной координации и управления информационными потоками
  • Секретарь является активным проводником корпоративной культуры компании

В результате обучения вы:

  • Отличное знание делопроизводства и всех бизнес-процессов компании
  • Высокая сознательность и понимание значимости собственной работы
  • Грамотное управление информационными потоками и корпоративной культурой
  • Административный и деловой порядок в работе компании
  • Высокая лояльность клиентов и сотрудников
  • Грамотно организованное время руководителя, высокая эффективность его работы

Программа семинара:

День 1

«Коммуникативная компетентность»

Базовые навыки коммуникативной компетентности

  • Навыки невербальной коммуникации: как оценивать состояние собеседника по его жестам, позе, взгляду
  • Управление составляющими личного имиджа: поза, мимика, жесты, дистанция в общении
  • Навыки активного слушания (умение давать обратную связь в диалоге)
  • Навыки постановки вопросов
  • Навыки «малого разговора» — беседы на неформальную тему для создания благоприятного климата

Навыки конструктивного разрешения конфликтов

  • Диагностика и профилактика собственного конфликтного поведения
  • Навыки снижения эмоционального напряжения в беседе
  • Навыки разрешения конфликтных ситуаций

«Сензитивность — межличностная чувствительность»

  • Понятие психологической наблюдательности
  • Диагностика и развитие систем восприятия — зрительной, слуховой, тактильной
  • Осознание и преодоление ограничений в межличностном взаимодействии, вызванных стереотипным восприятием людей
  • Развитие многофокусного внимания
  • Осознанное внимание к собственных чувствам, эмоциям, развитие навыков их словесного и символического выражения
  • Интуитивный аспект восприятия людей

Тест-структограмма: определение своих особенностей в поведении

«Влияние и противостояние влиянию»

  • Психологическое влияние: виды, цели, средства
  • Манипуляция: сущность и отличительные черты
  • Выявление собственных «слабых струн». Подверженность чужим манипуляциям
  • Отработка алгоритма противостояния манипуляции
    • эмоциональный мониторинг
    • психологическое самбо
    • информационный диалог и т.п.
  • Тренировка навыков открытой интеллектуальной борьбы: «сократический диалог» и двусторонняя аргументация
  • Развитие индивидуальной харизматической силы

«Стресс-менеджмент»

  • Управление собственным эмоциональным состоянием
  • Как формировать отношение и позитивный образ партнёра по общению
  • Самоисполняющиеся пророчества
  • Самовосстановление по методу КЛЮЧА (психорегуляция)

День 2

Секретарь — лицо фирмы. Внешний имидж секретаря

Деловой этикет в бизнес-общении и внешнем имидже

Профессиональный имидж секретаря-референта

  • Деловые и личностные качества секретаря. Современные требования
  • Этические стандарты оформления рабочего места
  • Создание и соблюдение традиций, норм и правил поведения в фирме
  • Эффективное взаимодействие секретаря и руководителя
  • Организация рабочего времени. Планирование рабочего дня

Общепринятые нормы культуры в деловом мире

  • Деловой этикет, его основные принципы
  • Виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность
  • Правила приветствия, представления, знакомства
  • Обращение
  • Визитная карточка, её основные функции
  • Субординация, взаимоотношения между сотрудниками
  • Особенности общения «мужчина-женщина»
  • Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах
  • Как поступать в тех случаях, когда общепринятые правила хорошего тона противоречат нормам делового этикета
  • Корпоративная культура компании
  • Выбор индивидуального стиля, соответствующего имиджу компании
  • Имиджевые аспекты и этикетные требования
  • Законы восприятия
  • Как профессионально относиться к своему имиджу
  • Основные стили одежды, их особенности и применение
  • Основные ошибки в оформлении внешности
  • Dresscode
  • Женская деловая одежда: фасон, цвет, этические требования

Речевой этикет — основа культуры служебных отношений

  • Звучание голоса (интонация, тембр, темп речи, артикуляция)
  • Деловая лексика
  • Этикетные речевые формулы делового общения: приветствие, извинение, поздравление, просьба и т. д.
  • Речевые клише — фразы, которых необходимо избегать
  • Искусство комплимента. Умение говорить и принимать комплименты
  • Культура диалога
  • Искусство ведения беседы
  • Подготовка к деловой беседе
  • Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу
  • Управление беседой
  • Неформальная беседа — обязательная часть всех деловых встреч
  • Запретные темы для small talk
  • Соблюдение конфиденциальности

Мастерство телефонного общения

  • Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
  • Особенности делового телефонного разговора
  • Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса
  • Подготовка телефонного разговора, композиция
  • Метод «телефонной улыбки»
  • Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы Привычные выражения
  • Умение слушать — важная часть телефонного общения
  • Звонки входящие и исходящие
  • «Фильтрация» звонков
  • Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону
  • Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании. Недочёты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании

Приём посетителей. Основные правила гостеприимства

  • Правила хорошего тона для приёма посетителей (партнёров, клиентов)
  • Уважение к клиенту как стиль работы и основа сервиса
  • Как создать у клиента ощущение его значимости для компании
  • Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам
  • Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя)
  • Типы посетителей
  • Выявление основных потребностей и намерений посетителя
  • Регулирование потоков посетителей
  • Основные правила гостеприимства
  • Правила угощения (чай, кофе, напитки)
  • Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать
  • Как встретить VIP-клиента (партнёра)
  • Как прощаться с собеседником, чтобы его отношение к Вашей компании стало ещё лучше

Подготовка совещаний и переговоров

  • Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, оперативок и плановых совещаний
  • Оформление стола для совещаний, переговоров

День 3

Организация работы с документами

Нормативная база документационного обеспечения

  • Законодательство Российской Федерации, иные нормативные правовые акты в сфере информации и документации
  • Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации, структура инструкции, порядок её разработки, утверждения, внедрения
  • Нормативные требования к должностям работников службы ДОУ, нормирование труда и охрана труда

Основные требования к составлению и оформлению документов

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  • Реквизиты документов. Бланки документов, виды бланков, требования к бланкам
  • Юридическая сила документов
  • Подлинник документа, копия, дубликат, выписка из документа
  • Порядок удостоверения копий документов
  • Согласование документов
  • Порядок подписания и утверждения документов

Видовой состав управленческой документации

  • Составление и оформление организационно-правовых документов (положение, правила, инструкция и др.)
  • Подготовка распорядительных документов (приказ, распоряжение)
  • Составление и оформление информационно-справочных документов (докладные, служебные, объяснительные записки, акты, протоколы и др.), ведение деловой переписки
  • Особенности работы с договорной документацией

Организация документооборота

  • Принципы организации документооборота
  • Организация движения входящих, исходящих и внутренних документов
  • Оптимизация документооборота

Регистрация и учёт документов

  • Формы регистрации документов, правила регистрации
  • Организация информационно-поисковой системы по документам

Контроль исполнения документов

  • Сроки исполнения документов
  • Технология контроля исполнения
  • Этапы контроля, анализ и обобщение результатов контроля

Систематизация документов и организация их текущего хранения

  • Экспертиза ценности документов
  • Порядок и этапы проведения экспертизы ценности документов
  • Экспертные комиссии организации, положения об экспертных комиссиях
  • Сроки хранения документов
  • Перечни документов с указанием сроков хранения, виды перечней
  • Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. Ведение номенклатуры дел и её корректировка
  • Формирование дел

Обеспечение конфиденциальности в работе с документами

Тестирование

Консультирование слушателей по вопросам работы с документами

Регистрация на семинар

Пожалуйста, заполните форму ниже. Обязательные поля помечены символом *

«Роль секретаря в реализации стратегии корпоративного бизнеса»
Наберите и выберите из найденного.

Нужна консультация?

Оставьте заявку, и мы подберем вам семинар

Пользовательское соглашение

1. Я (Клиент), настоящим выражаю свое согласие на обработку моих персональных данных, полученных от меня в ходе отправления заявки на получение информационно-консультационных услуг/приема на обучение по образовательным программам.

2. Я подтверждаю, что указанный мною номер мобильного телефона, является моим личным номером телефона, выделенным мне оператором сотовой связи, и готов нести ответственность за негативные последствия, вызванные указанием мной номера мобильного телефона, принадлежащего другому лицу.

В Группу компаний входят:
1. ООО «МБШ», юридический адрес: 119334, г. Москва, Ленинский проспект, д. 38 А.
2. ООО «МБШ Консалтинг», юридический адрес: 119331, г. Москва, проспект Вернадского, д. 29, офис 520.
3. ЧУДПО «МОСКОВСКАЯ БИЗНЕС ШКОЛА — СЕМИНАРЫ», юридический адрес: 119334, Москва, Ленинский проспект, д. 38 А.

3. В рамках настоящего соглашения под «персональными данными» понимаются:
Персональные данные, которые Клиент предоставляет о себе осознанно и самостоятельно при оформлении Заявки на обучение/получение информационно консультационных услуг на страницах Сайта Группы компаний http://mbschool.ru/seminars
(а именно: фамилия, имя, отчество (если есть), год рождения, уровень образования Клиента, выбранная программа обучения, город проживания, номер мобильного телефона, адрес электронной почты).

4. Клиент — физическое лицо (лицо, являющееся законным представителем физического лица, не достигшего 18 лет, в соответствии с законодательством РФ), заполнившее Заявку на обучение/на получение информационно-консультационных услуг на Сайта Группы компаний, выразившее таким образом своё намерение воспользоваться образовательными/информационно-консультационными услугами Группы компаний.

5. Группа компаний в общем случае не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Клиентом, и не осуществляет контроль за его дееспособностью. Однако Группа компаний исходит из того, что Клиент предоставляет достоверную и достаточную персональную информацию по вопросам, предлагаемым в форме регистрации (форма Заявки), и поддерживает эту информацию в актуальном состоянии.

6. Группа компаний собирает и хранит только те персональные данные, которые необходимы для проведения приема на обучение/получения информационно-консультационных услуг у Группы компаний и организации оказания образовательных/информационно-консультационных услуг (исполнения соглашений и договоров с Клиентом).

7. Собираемая информация позволяет отправлять на адрес электронной почты и номер мобильного телефона, указанные Клиентом, информацию в виде электронных писем и СМС-сообщений по каналам связи (СМС-рассылка) в целях проведения приема для оказания Группой компаний услуг, организации образовательного процесса, отправки важных уведомлений, таких как изменение положений, условий и политики Группы компаний. Так же такая информация необходима для оперативного информирования Клиента обо всех изменениях условий оказания информационно-консультационных услуг и организации образовательного и процесса приема на обучение в Группу компаний, информирования Клиента о предстоящих акциях, ближайших событиях и других мероприятиях Группы компаний, путем направления ему рассылок и информационных сообщений, а также в целях идентификации стороны в рамках соглашений и договоров с Группой компаний, связи с Клиентом, в том числе направления уведомлений, запросов и информации, касающихся оказания услуг, а также обработки запросов и заявок от Клиента.

8. При работе с персональными данными Клиента Группа компаний руководствуется Федеральным законом РФ № 152-ФЗ от 27 июля 2006г. «О персональных данных».

9. Я проинформирован, что в любое время могу отказаться от получения на адрес электронной почты информации путем направления электронного письма на адрес: mbs@mbschool.ru. Также отказаться от получения информации на адрес электронной почты возможно в любое время, кликнув по ссылке «Отписаться» внизу письма.

10. Я проинформирован, что в любое время могу отказаться от получения на указанный мной номер мобильного телефона СМС-рассылки, путем направления электронного письма на адрес: mbs@mbschool.ru

11. Группа компаний принимает необходимые и достаточные организационные и технические меры для защиты персональных данных Клиента от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий с ней третьих лиц.

12. К настоящему соглашению и отношениям между Клиентом и Группой компаний, возникающим в связи с применением соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

13. Настоящим соглашением подтверждаю, что я старше 18 лет и принимаю условия, обозначенные текстом настоящего соглашения, а также даю свое полное добровольное согласие на обработку своих персональных данных.

14. Настоящее соглашение, регулирующее отношения Клиента и Группы компаний действует на протяжении всего периода предоставления Услуг и доступа Клиента к персонализированным сервисам Сайта Группы компаний.

ООО «МБШ» юридический адрес: 119334, г. Москва, Ленинский проспект, д. 38 А.
ООО «МБШ Консалтинг» юридический адрес: 119331, г. Москва, проспект Вернадского, д. 29, офис 520.
ЧУДПО «МОСКОВСКАЯ БИЗНЕС ШКОЛА — СЕМИНАРЫ», юридический адрес: 119334, Москва, Ленинский проспект, д. 38 А.

Адрес электронной почты: mbs@mbschool.ru
Тел: 8 800 333 86 68, 7 (495) 646-75-17

Дата последнего обновления: 28.11.2014г.