Кадровая безопасность компании
Какие угрозы в компаниях чаще всего существуют от пресловутого «человеческого фактора»?
Ответ:
Угрозы, применительно к «человеческому фактору» возможны по следующим направлениям:
- совершение сотрудниками противоправных действий (воровство, мошенничество, откаты, проведение сделок через подконтрольные компании, махинации с финансовой отчетностью, внутренний сговор, работа одновременно на нескольких конкурирующих компаниях и т.д.);
- разглашение сотрудниками конфиденциальной (опасной) информации;
- совершение действий законных, но наносящих ущерб интересам компании (например, некомпетентных).
Как чаще всего происходит разглашение конфиденциальной информации через «человеческий фактор»?
Ответ:
Разглашение информации через «человеческий фактор» чаще всего возможно:
- при контактах с сотрудниками компании, используя мотивированное и немотивированное разглашение информации;
- через сотрудников, ранее уволившихся из компании;
- при контактах сотрудников компании с представителями государственных органов в рамках контролирующих, следственных или иных мероприятий;
- при контактах сотрудников компании в рамках аутсорсинга или внешнего консалтинга (аудита);
- через человека, внедренного в компанию.
Что такое мотивированное разглашение информации?
Ответ:
Мотивированное разглашение информации сотрудником компании возможно по следующим причинам:
- алчность (подкуп);
- шантаж;
- сведение счетов с другой организацией или с другим человеком (обида);
- расчет получить какие-либо блага (решение личных проблем сотрудника);
- страх сотрудника за свою жизнь и за жизнь близких людей;
- стремление к власти;
- национальные чувства;
- религиозные чувства;
- гражданский долг (игра на законопослушании);
- общечеловеческая мораль (игра на порядочности);
- корпоративная (клановая) солидарность;
- увлечение чем-либо (например, коллекционирование);
- расчет получения другой информации взамен.
Что такое немотивированное разглашение информации?
Ответ:
Немотивированное разглашение информации сотрудником компании возможно по следующим причинам:
- эмоциональность (в состоянии сострадания, любви, ревности, восторженности и т.д.);
- депрессия;
- внутренний авантюризм человека;
- использование элементов нейро-лингвистического программирования (НЛП) и гипноза;
- легкомысленная болтливость;
- алкогольное опьянение;
- импульсивность;
- тщеславие и честолюбие (склонность к достижению превосходства над окружающими за счет показа своей информированности и осведомленности);
- увлеченность работой (особенно часто происходит разглашение информации при контактах с коллегами по профессии).
Что порекомендуете с точки зрения кадровой безопасности в организации кадровой работы?
Ответ:
В кадровой работе, с точки зрения кадровой безопасности, необходимо придерживаться следующего:
- проводить серьезный и всесторонний отбор сотрудников,при котором не допускается: прием на работу людей, имеющих личностные недостатки, которые могут нанести вред интересам компании;
- создать условия, при которых работнику будет невыгодно совершать действия, наносящие ущерб компании.Эти условия должны включать целую систему мер по моральному и материальному стимулированию, заинтересованности в результатах труда, формированию престижности работы в компании, заботе о внешнем и внутреннем имидже компании и т.д.;
- заботиться о формировании и поддержании оптимального социально-психологического климата в коллективе, создании корпоративной культуры. Возможно проведение коллективных неформальных мероприятий, в которых работники могут совместно проводить время, участвовать в них семьями. Корпоративная культура, как свод правил и норм поведения, может быть документальным и представлять собой описание действий персонала в тех или иных ситуациях. В описание корпоративной культуры могут быть внесены пункты, прямо определяющие поведение сотрудников при столкновении с конкурентами (склонении к сотрудничеству, переманивании или выведывании информации);
- исключить возможность злоупотребления сотрудниками и соблазн совершения противоправных действий. По статистике 10 % сотрудников никогда не будут совершать противоправные действия, 10% будут их совершать всегда, а 80 % совершают правонарушения при наличии возможностей. Цель кадровой политики заключается в устранении возможности совершения противоправных действий для 80 %;
- обратить особое внимание на людей, наиболее подверженных вербовке (секретари, уборщики, системные администраторы и иные люди, которые знают коммерческие секреты или могут их узнать);
- осуществлять защиту от хедхантеров (охотниками за головами). Эта защита, как правило, заключается в мотивации персонала, ограничении распространения информации о наиболее квалифицированных сотрудниках, установлении обязательств, по которым сотрудники обязаны компании (например, содействие в выдаче кредитов), заключение договоренностей с конкурирующими компаниями и компаниями, занимающимися хедхантерством о непереманивании работников и т.д.;
- использовать в кадровой политике принцип кнута и пряника. Пряник, как правило, предполагает создание системы мотивации, а кнут — неотвратимость наказания за совершенные поступки;
- проводить периодические, особенно внеплановые, проверки;
- иметь в компании грамотного юриста, обеспечивающего правовое прикрытие деятельности Службы безопасности в кадровой политике;
- создать сеть осведомителей и добровольных помощников Службы безопасности среди персонала, используя различные мотивы, начиная от идеологии и заканчивая компроматами;
- заключить договора о сохранении коммерческой тайны с сотрудниками компании.Периодическое (ежегодное или ежеквартальное) напоминание работникам о необходимости соблюдения определенных правил поведения с обновлением соответствующей подписки. Обычно такие мероприятия из-за своей формализованной процедуры превращаются в чисто номинальные. Поэтому, как руководителю компании, так и работникам кадровой службы и Службы безопасности стоит задуматься над тем, чтобы снизить формализм в проведении этих мероприятий и психологически поднять их значимость и действенность;
- применять методы формирования команды или принцип ротации работников низших должностей для противодействия совершения персоналом противоправных действий;
- четко разграничить полномочия и ответственность между сотрудниками компании с целью исключения конфликтов, связанных с пересечением сфер корпоративных отношений, компетенции, подчиненности и т.д. Создать должностные инструкции;
- определить мотивы, по которым могут совершаться противоправные действия и людей, наиболее подверженных этим мотивам (мотив — нужда в деньгах на лечение родственника, мотив — привычка к воровству, так как ранее работал на госпредприятии, где все воровали и т.д.);
- предупреждать ситуации, при которых работник или близкие ему люди могут оказаться в безвыходном критическом положении при возникновении острых жизненных проблем. Профилактика таких ситуаций (в частности, долгов, материальных затруднений) должна осуществляться путем оказания материальной, юридической, психологической и иной помощи. Работники должны быть уверены в том, что в случае возникновения у них трудностей, компания может прийти к ним на помощь. Нужно также не допускать случаи безразличного отношения к просьбе и жалобе каждого работника, а при возникновении таких случаев — оперативно и жестко реагировать на них;
- обеспечивать безопасность сотрудников (в первую очередь руководства). Достигается мероприятиями по физической, психологической и юридической защите;
- создать нормативную регламентацию управленческих процессов (политики, инструкции, регламенты, алгоритмы и т.д.), ознакомить сотрудников с правилами и процедурами работы по линии корпоративной безопасности в компании под роспись, создать необходимые условия для их выполнения;
- разработать и внедрить программы обучения сотрудников психологически грамотным действиям во внештатной ситуации (пожар, стихийное бедствие, внеплановые проверки и др.);
- использовать технические (аппаратные или программные) средства для осуществления мероприятий «e-spy methods» — таких методов, как просмотр электронной почты и трансакций в локальной сети сотрудника, организация мониторинга информации, проходящей через сотрудника компании и т.д.;
- внедрить систему материального и морального стимулирования, дополнительно «привязывающих» работника к компании, которые он не сможет получить в конкурирующих организациях. Такая система может включать поощрения (бонусы) за добросовестную работу, соблюдение трудовой дисциплины и лояльность компании.Максимально применять нематериальные системы мотивации, как наиболее эффективные (идеология, личная преданность, национальные особенности, родственные связи и т.д.);
- внедрить персональную ответственность за содеянные поступки и неотвратимость наказания за нарушения требований по безопасности. Наказание за содеянные проступки должно быть публичным;
- применять психологические приемы работы с сотрудниками (беседы, предупреждения и т.д.);
- проводить анализ жизни и работы сотрудников (расходы, материальные ценности, поведение и т.д.) с целью вычисления сотрудников, замешанных в противоправных действиях;
- применять организационные меры, способствующие усилению корпоративной безопасности.Например, разбивание полномочий на части или разбивание конфиденциальной информации с определением прав доступа к каждой части.
Как осуществляется контроль за сотрудником со стороны Службы безопасности?
Ответ:
Контроль за сотрудником со стороны Службы безопасности строится по направлениям:
- контроль действий, которые совершает сотрудник в течение рабочего времени;
- контроль и проверка отчетности (особенно документов), представляемой сотрудником;
- контроль служебных и некоторых внеслужебных контактов сотрудника;
- контроль адекватности поведения сотрудника, особенно анализ смены поведения во времени. При наложении этих наблюдений на график совершения сделок можно увидеть определенные закономерности и сделать некоторые выводы. Особое внимание следует обращать на такие показатели, как резкое изменение благосостояния сотрудника, значительное и длительное ухудшение настроения, замкнутость, рассеянность и т.п.;
- внутренний аудит, сбор, обобщение и анализ информации, использование доверенных лиц в этой работе.
Какие существуют мотивирующие факторы, способствующие усилению лояльности сотрудников?
Ответ:
Обычно применяются следующие мотивирующие факторы, применяемые в кадровой работе, способствующие усилению лояльности сотрудников:
- деньги и иные материальные блага для сотрудников;
- условия труда и современные инструменты для работы;
- стабильность деятельности компании, уверенность в завтрашнем дне;
- защищенность (юридическая, психологическая, физическая и т.д.);
- профессиональное признание;
- карьерный рост;
- психологически комфортный коллектив;
- возможность создавать и улучшать личные достижения в профессиональном плане;
- предоставленные полномочия;
- бренд компании;
- возможность переобучения, профессиональной переквалификации;
- работа сама по себе (удовлетворенность в решении профессиональных задач);
- содействие компании в достижении личных целей сотрудников;
- прозрачность (справедливость вознаграждения);
- гибкость (индивидуальность) подхода;
- желание принадлежать к конкретной группе сотрудников.
Какие существуют факторы, способствующие ослаблению лояльности сотрудников?
Ответ:
Факторы, которые способствуют ослаблению лояльности сотрудников:
- заниженная оценка труда (например, заработная плата);
- отсутствие признания результатов труда со стороны руководства;
- отсутствие возможности профессионального роста;
- плохие условия труда;
- рутинные задачи;
- несовпадение личного карьерного плана и корпоративных возможностей;
- отсутствие стабильности и защищенности;
- несовпадение социальной роли и статуса позиции;
- несовпадение корпоративной и личной культуры и этики;
- формальный (недемократичный) стиль руководства.
Какие существуют растровые признаки опасности, по которым Служба безопасности вычисляет совершение сотрудниками противоправных действий?
Ответ:
Растровыми признаками опасности, которые анализирует Служба безопасности, как правило, следующие:
- несоответствие доходов и расходов (жизнь не по средствам);
- контакты в криминальной среде;
- длительное нежелание идти на повышение по службе (на данной должности удобно совершать мошеннические действия);
- нежелание брать отпуск (если кто-то другой будет замещать его и заниматься той же работой, исполняющий обязанности сможет выявить нарушения);
- выходящий за стандартные рамки образ жизни;
- изменение в поведении человека;
- стремление уклониться от разговоров о прошлой работе и жизни;
- сокрытие своих родственных, дружеских и деловых связей
Какими способами можно бороться с одной из основных проблем в кадровой безопасности — проблемой «откатов»?
Ответ:
Борьба с «откатами» (или коммерческим подкупом) реализуется по следующим направлениям:
- анализом ценовой политики при заключении гражданско-правовых отношений;
- разбиванием должностных полномочий сотрудников на части;
- разделением сотрудников, которые осуществляют заказ работ и услуг и сотрудников, которые осуществляют прием работ и услуг;
- коллегиальностью в принятии решений (торги, конкурсы, внутреннее согласование договоров и т.д.);
- ротацией кадров, занимающих должности, на которых возможно совершать «откаты»;
- проверкой персонала при приеме на работу;
- воздействием (дисциплинарным, моральным и т.д.) на сотрудников, замешанных в «откатах»;
- назначением «подконтрольных» сотрудников на должности, предполагающие «откаты»
Какие могут быть психологические особенности сотрудников, представляющих опасность для компании?
Ответ:
Психологические особенности сотрудников, представляющие опасность для компании:
- пренебрежение и даже презрение по отношению к общепринятым моральным нормам (не красть, не обманывать, не причинять зла людям, с которыми он вместе живет и работает). Сотрудник относится к ним с пренебрежением и цинизмом. Такой работник не будет испытывать угрызений совести от того, что подводит или предает коллег, компанию, в которой трудится;
- индивидуалистическая направленность личности, неумение и нежелание работать в единой команде, устойчивое стремление противопоставить себя коллегам, отсутствие корпоративных чувств, привязанности к месту работы и коллективу;
- завышенная самооценка, не соответствующая реальным возможностям человека, вера в собственную непогрешимость, непомерное тщеславие, неудовлетворенные амбиции, завистливость, как следствие неудовлетворенность карьерой, противоречие между высокими притязаниями и реальным продвижением по службе;
- черты характера, обусловленные психопатией и характеризующиеся мстительностью, злопамятностью, повышенной обидчивостью.Такие люди долго не могут освободиться от своих негативных переживаний, простить обиду и задетое самолюбие. Им обычно свойственна конфликтность с окружающими (неуживчивость, намеренное противопоставление себя другим людям). Эти лица могут переживать конфликт в течение длительного времени. Особенно опасен устойчивый конфликт «по вертикали», когда работник надолго сохраняет желание отомстить за нанесенные обиды своему руководителю;
- инфантилизм (личностная незрелость), отсутствие самостоятельности суждений, ориентация на других, более сильных в психологическом отношении людей, в принятии решений и действиях (легкая добровольная подчиненность влиянию со стороны). Таким людям не хватает самоорганизации. Они не умеют планировать свой бюджет, свою жизнь, не способны противостоять внешнему давлению и шантажу, проявляют пугливость, трусость. Ими легче управлять, их легче втянуть в совершение противоправных или аморальных действий и поступков;
- импульсивность, которая является доминирующей в поведении.Она проявляется в том, что человека легко «завести», привести к потере самоконтроля и совершенно необдуманных, безрассудных действий. Такие люди нередко бывают болтливыми, их легко разговорить по любым вопросам, в том числе и по тем, которые составляют КТ. Особенно часто у них «развязывается язык» в неформальной обстановке, после принятия алкоголя, при вовлечении в спор или полемику и др. Такие люди подвластны эмоциям, чувствам и страстям, которые целиком захватывают их; под влиянием страстей они не могут «остановиться вовремя», принять рациональное решение. Им присущи слабости личного характера (например, злоупотребление спиртными напитками, пристрастие к азартным играм и др.). Они могут, например, проиграть свои и чужие деньги, потратить их на предмет личных увлечений, «потерять голову» от любви, необдуманно осуществить покупку дорогостоящей вещи в долг и т.п. Поступки таких людей определяются не осознанными целями и намерениями, а внутренними импульсами или внешними обстоятельствами (например, навязанными извне желаниями);
- неустроенность в личной жизни, отчужденность от других, одиночество, «потеря корней», отсутствие близких людей, связи с ними. Такая социальная «оторванность» во многом облегчает совершение ненормативных, аморальных поступков, поскольку человек считает, что в случае «прокола» он один будет нести ответственность, и страдать или переживать будет некому;
- острая ситуативная жизненная потребность (например, в дорогостоящем лечении близких), которую человек не может реализовать самостоятельно. Данный фактор является наименее прогнозируемым, а значит и наименее управляемым. В то же время оперативное получение полной и достоверной информации о возникновении такой ситуации может снизить ее негативное воздействие на надежность работника;
- наличие связи данного человека с кем-либо из представителей конкурирующих компаний.
Как можно систематизировать схемы хищений (воровства), которые совершают сотрудники компаний?
Ответ:
Схемы хищений (воровства), которые совершаются сотрудниками компании, обычно систематизируются по уровням, в зависимости от ущерба:
Уровень 1 Мелкие разовые хищения.Люди склонны иногда совершать мелкие кражи, не объясняемые рациональными причинами. Такие хищения не создают системы и не приносят заметных экономических убытков. Они совершаются скорее из озорства в тех случаях, когда человек уверен в своей безнаказанности. В большинстве случаев они происходят без предварительной подготовки и продумывания: человек просто хватает то, что, по его мнению, плохо лежит. Главное средство защиты от них — не создавать соблазнов.
Уровень 2 Систематические хищения среднего размера: "надбавка к зарплате«.Этот уровень хищений отличается от первого тем, что совершается из экономических мотивов, носит систематический характер, продуман и обычно обеспечивается мерами безопасности. Расхищаются обычно незначительные (на фоне общего денежного потока) суммы: менее вероятно, что на них обратят внимание. Тем не менее, работник может обеспечить себе постоянный доход, сопоставимый с уровнем заработной платы. Такие хищения, в отличие от предыдущей группы, несут значительный ущерб для компании. Их опасность для морали персонала в том, что, хотя никто особо не афиширует своих «подвигов», в коллективе вырабатывается негласное отношение к ним как к обыденности. Особенно опасно, когда это отношение молчаливо разделяет и менеджмент компании: создаётся атмосфера попустительства. Менеджмент таких организаций не повышает сотрудникам зарплату, поскольку считает, что те «всё равно своё возьмут». Такая атмосфера быстро коррумпирует новых сотрудников. Важная психологическая особенность этого типа хищений — отсутствие у ворующих чувства вины. Если в организации или отдельных подразделениях сложилась такая атмосфера, то победить её полностью можно лишь уволив старый персонал и наняв новый. Попытки менеджмента бороться с такими хищениями путём налаживания системы учёта и контроля внедряются с большим трудом, зачастую вызывая возмущение у персонала, вплоть до увольнений.
Уровень 3 "Внутреннее предпринимательство«.Это наиболее опасный уровень злоупотреблений, возникающий там, где сотрудникам предоставляется возможность распоряжаться крупными суммами и самостоятельно принимать крупные финансовые решения. Формально работая на компанию, такие люди создают на её основе внутренний «частный бизнес». Здесь речь идёт уже не о «дополнительной зарплате», а о присвоении больших сумм денег. Как правило, данный уровень присутствует в коммерческих структурах, где отдельные наёмные работники (торгующий персонал) реально оперируют сделками на крупные суммы, лично общаются с клиентами, имеют доступ к наличным и получают возможность так или иначе присваивать часть этих сумм. «Внутреннее предпринимательство» отличается от двух других типов злоупотреблений следующими особенностями:
- «внутренних предпринимателей» не бывает много; иначе, они разорили бы организацию;
- «внутренние предприниматели» гораздо более, чем «средние» расхитители, склонны вступать в сговоры и коалиции как внутри компании, так и с внешними контрагентами: присваиваемые ими суммы достаточно велики, чтобы была возможность делиться, а крупные сделки зачастую привлекают к себе внимание руководства и других «третьих сторон», которые могут заметить злоупотребления;
- как и расхитителей 2 уровня их не мучают особые угрызения совести и они не считают своё поведение предосудительным. Но мотивировка (в коммерческих организациях) иная: «я приношу организации такие крупные доходы, что она просто обязана делиться»;
- «внутренние предприниматели» обычно цепляются за своё место и боятся его потерять: ведь именно оно обеспечивает им доход. Чтобы покинуть организацию, они должны гарантированно обеспечить себе аналогичные условия в другом месте, что не всегда просто.
Главный способ вычисления «внутреннего предпринимателя» — отслеживание его расходов, которые, как правило, значительно выше официальных доходов. Явный признак «внутреннего предпринимательства» (а также «средних» хищений) — «закрытость» отношений сотрудника с внешним клиентом. Эти сотрудники пытаются под предлогом того, что «клиент не будет работать ни с кем, кроме меня» максимально ограничить информацию о сделке, вплоть до попыток скрыть имя получателя комиссии.
Как реализуется принцип персональной ответственности сотрудников в компании?
Ответ:
Персональная ответственность сотрудников контролируется и реализуется с помощью:
- росписи исполнителей в журналах, карточках учета, других разрешительных документах, а также на самих документах;
- индивидуальной идентификации пользователей и инициированных ими процессов в автоматизированных системах;
- проверки подлинности (аутентификации) исполнителей (пользователей) на основе использования паролей, ключей, смарт-карт, электронной цифровой подписи как при доступе в автоматизированные системы, так и в выделенные помещения (зоны).
Какие практические советы в отношении кадровой безопасности Вы можете дать?
Ответ:
Некоторые практические советы:
- запретить ведение служебных переговоров по личным телефонам (оставление личных номеров телефонов). Особенно это касается сотрудников компании, работающих с клиентами. У клиентов должны быть только служебные (рабочие) телефоны, в ином случае вместе с уходом сотрудника со своим личным телефоном, с которого он вел служебные переговоры, вместе с ним уходят и клиенты;
- если приходится платить «неучтенные деньги» клиентам, то у клиента происходит привязка к тому человеку, который их платит, поэтому желательно платить их самому, тем самым, привязывая клиента к себе;
- для того, чтобы избавляться от неугодных людей, применяются следующие схемы:
- устанавливать минимальный фиксированный оклад с максимальным процентным отношением премий. В этом случае чтобы избавиться от сотрудника снимают с него все премии, что вынуждает его уйти по собственному желанию;
- с проблемными сотрудниками лучше расставаться по статье «по согласию сторон». Эта статья практически никогда не оспаривается в суде (при выплате хотя бы небольших денег «отступных»);
- при увольнении лучше использовать объективные факторы (зафиксированные случаи опозданий, прогулов, появления в состоянии алкогольного опьянения и т.д.), а не субъективные (аттестационные комиссии и т.д.).
- устанавливать минимальный фиксированный оклад с максимальным процентным отношением премий. В этом случае чтобы избавиться от сотрудника снимают с него все премии, что вынуждает его уйти по собственному желанию;
