Закупочная деятельность в 2025: что это, цели, этапы и виды по 44-ФЗ и 223-ФЗ
Закупочная деятельность - это систематизированный процесс приобретения организацией товаров, работ или услуг, направленный на эффективное расходование средств и удовлетворение ее потребностей в соответствии с действующим законодательством.
Что такое закупочная деятельность простыми словами
Закупочная деятельность охватывает полный цикл приобретения необходимых ресурсов для бизнеса или государства. Этот процесс включает в себя анализ потребностей, поиск поставщиков, заключение договоров и контроль их исполнения, чтобы организация получала всё вовремя и по оптимальной цене. Представьте, что организации необходимо построить школу. Закупочная деятельность начинается с определения, какие нужны парты и компьютеры, продолжается подбором лучших поставщиков, оформлением соглашений и завершается контролем, чтобы всё было доставлено вовремя и нужного качества. Такой подход минимизирует риски срывов и перерасхода бюджета.
Цели, задачи и принципы закупочной деятельности
Определение ключевых задач и целей
Определение основных задач закупочной деятельности начинается с анализа потребностей организации. Этот необходимый шаг включает оценку требуемых ресурсов для бесперебойного функционирования. Управление данным процессом фокусируется на достижении стратегических целей, таких как экономия бюджета, обеспечение конкурентного преимущества и снижение рисков. Как отмечают аналитики из Tradogram, ключевые цели закупок включают обеспечение нужными продуктами по правильной цене от надежных поставщиков с контролем качества.
Основной задачей становится своевременное снабжение материалами для предотвращения простоев. Стратегическое партнерство с поставщиками укрепляет позиции бизнеса. В итоге достигается баланс между качеством и расходами, что повышает общую эффективность. В нашей практике в MBS детальный анализ рынка помог клиенту сократить затраты на 15% за счет подбора альтернативных поставщиков.
* Прозрачность и открытость: информация о закупках доступна всем.
* Равноправие и справедливость: все участники имеют равные шансы.
* Ответственность за результат: заказчик и поставщик несут ответственность.
* Эффективность и экономичность: достижение лучших результатов с минимальными затратами.
* Профессионализм заказчика: решения принимаются компетентными специалистами.
Ключевые участники процесса закупок
* Заказчик: инициатор закупки, определяющий потребности и формирующий техническое задание.
* Поставщик (Исполнитель, Подрядчик): участник, предлагающий товары, работы или услуги в ответ на запрос заказчика.
* Электронная торговая площадка (ЭТП): цифровая платформа для проведения торгов, обеспечивающая взаимодействие участников в онлайн-формате.
* Контролирующие и надзорные органы: ФАС, Казначейство и другие организации, следящие за соблюдением законов.
Виды заказчиков: классификация и особенности работы
Определение видов заказчиков зависит от их правового статуса и источников финансирования, что напрямую влияет на их закупочные процессы. Государственные и муниципальные структуры действуют в рамках строгих норм для удовлетворения общественных потребностей. Компании с госучастием ищут баланс между коммерческой гибкостью и государственным контролем. Бюджетные учреждения организуют закупки для выполнения своих уставных задач, а коммерческие фирмы нацелены на оптимизацию собственных ресурсов. Особенности работы каждого вида заказчика требуют адаптации процесса под его специфику, чтобы избежать лишних трат и юридических рисков.
Таблица 1 Виды заказчиков с примерами
|
Вид заказчика |
Регулирующий закон |
Источник финансирования |
Пример |
|---|---|---|---|
|
Государственный/Муниципальный заказчик |
44-ФЗ |
Бюджетные средства |
Региональное правительство, школа |
|
Компания с госучастием |
223-ФЗ |
Собственные + бюджетные средства |
РЖД, Почта России |
|
Бюджетное учреждение |
44-ФЗ |
Бюджет (или самостоятельные доходы по 223-ФЗ) |
Музей, университет |
|
Коммерческая компания |
ГК РФ |
Собственные средства |
ООО «Ромашка» |
Виды и способы осуществления закупок
Выбор способа закупки зависит от законодательства, предмета закупки и целей заказчика, что позволяет адаптировать процедуру под конкретные условия.
Классификация по объекту: товары, работы, услуги
* Управление закупками товаров
Определение товара как материального объекта лежит в основе закупочной деятельности. Товар передается в собственность заказчика с указанием количественных и качественных характеристик. Необходимый аспект включает проверку соответствия стандартам (ГОСТ, ТУ). Основной фокус делается на удовлетворении конкретной потребности организации. Ключевое отличие от работ и услуг заключается в овеществленности результата. Закупка товаров охватывает физические предметы, от офисных принадлежностей до промышленного оборудования. Приемка товара оформляется по накладным, в то время как работы и услуги закрываются актами.
* Управление закупками услуг: эффективные стратегии и подходы
Управление закупками услуг требует особого подхода, поскольку результат часто нематериален, а его качество потребляется в процессе оказания. Выбор исполнителя строится на оценке его квалификации, опыта и деловой репутации. Оптимизация этого процесса включает разработку четкого технического задания (ТЗ) с измеримыми показателями (KPI) для минимизации рисков.
Процесс охватывает все этапы: отбор, заключение договора и контроль исполнения. Внедрение цифровых платформ упрощает эти этапы, сокращая время на подготовку и проведение процедур. Стратегии также подразумевают интеграцию с внутренними бизнес-системами для эффективного управления контрактами. В одном из кейсов MBS внедрение KPI для клининговых услуг повысило их качество на 25% при сохранении бюджета.
Способы определения поставщика
Конкурентные способы:
* Конкурс: побеждает лучшее предложение по совокупности критериев (цена, качество, опыт).
* Аукцион: побеждает тот, кто предложит наименьшую цену.
* Запрос котировок/предложений: упрощенные процедуры для небольших закупок.
Неконкурентные способы:
* Закупка у единственного поставщика: заключение контракта напрямую в строго определенных законом случаях.
Жизненный цикл закупки: от потребности до исполнения контракта
Жизненный цикл закупки охватывает последовательные этапы от выявления нужд до анализа результатов, что обеспечивает полный контроль над процессом и ресурсами.
Этап 1: Планирование и подготовка
Планирование стартует с анализа и формализации потребностей. На основе этого формируется план-график закупок, рассчитывается начальная (максимальная) цена контракта (НМЦК). Далее готовится техническое задание и вся необходимая закупочная документация. Эти действия закладывают основу для прозрачного и эффективного процесса.
Этап 2: Организация рабочего процесса с поставщиками: ключевые этапы
Организация работы с поставщиками - это структурированный процесс, где каждый этап имеет свою задачу. Необходимый системный подход обеспечивает предсказуемый результат и минимизирует риски.
1. Анализ потребностей. Первая задача - оценить внутренние ресурсы, изучить прогнозы продаж и статистику потребления для точного определения необходимых товаров или услуг.
2. Поиск поставщиков. Этот этап включает постоянный мониторинг рынка через тендерные площадки, отраслевые каталоги и профессиональные базы данных.
3. Квалификационный отбор. Формулируются четкие требования к поставщикам (ассортимент, наличие документов, цены, условия оплаты) и проводится их отбор по чек-листу.
4. Оценка предложений. Проводится сравнительный анализ коммерческих предложений по заранее определенным критериям: надежность, цена, условия поставки, качество.
5. Проведение переговоров. На этом этапе уточняются все детали поставки, обсуждаются возможные скидки и окончательные условия сотрудничества.
6. Выбор победителя и заключение контракта. По итогам всех этапов выбирается лучший поставщик и заключается договор, в котором фиксируются объемы, сроки, цены и ответственность сторон.
Этап 3: Основные этапы процесса поставки: от заказа до получения
Основные этапы поставки после заключения договора фокусируются на логистике и документообороте. Этот процесс координируется заказчиком и поставщиком для своевременного исполнения обязательств.
1. Формирование и отправка заказа. Заказчик направляет поставщику заявку с деталями заказа по согласованным каналам связи.
2. Отгрузка товара. Поставщик комплектует заказ и отгружает его со своего склада, оформляя первичные документы (ТОРГ-12, счет-фактура).
3. Транспортировка. Организуется доставка груза к заказчику с выбором оптимального маршрута и перевозчика.
4. Приемка товара. На складе заказчика проводится проверка товара на соответствие характеристикам, количеству и качеству. При выявлении несоответствий выставляются претензии.
5. Входной контроль и размещение. Товар проходит дополнительный контроль и оприходуется на складе получателя.
6. Оформление закрывающих документов. Стороны подписывают акты выполненных работ или универсальные передаточные документы (УПД), подтверждая исполнение договора.
Этап 4: Формирование договора и ценообразование: важные аспекты
Формирование договора - ключевой этап, где цена и условия фиксируются в соответствии с законом и результатами торгов. Каждое положение документа должно четко определять права и обязанности сторон. Определять цену следует на основе анализа рынка и предложений участников. Важные аспекты включают установку штрафных санкций за срыв сроков и несоответствие качества.
> Пример положения о сроках: "Поставщик обязуется осуществить поставку Товара в течение 30 (тридцати) календарных дней с даты подписания настоящего Договора."
> Пример положения о цене: "Цена Договора является твердой, определяется на весь срок исполнения Договора и не может превышать НМЦК."
> Пример положения об ответственности: "В случае просрочки исполнения Поставщиком обязательств по поставке Товара, Заказчик вправе потребовать уплату неустойки (пени) в размере 0,1% от цены Договора за каждый день просрочки."
Правовое регулирование: 44-ФЗ vs 223-ФЗ
Разница между 44-ФЗ и 223-ФЗ заключается в сферах их применения и степени регламентации. Первый закон устанавливает строгие единые правила для государственных нужд, второй предоставляет больше гибкости компаниям с госучастием.
Регуляция потребностей государства по 44-ФЗ
Федеральный закон № 44-ФЗ регулирует закупки для удовлетворения государственных и муниципальных потребностей. Его положения определяют единые и строгие правила для всех участников. Основная цель закона - обеспечить прозрачность и предотвратить коррупцию, гарантируя эффективное расходование бюджетных средств.
Ознакомиться с актуальной редакцией можно на официальном портале правовой информации: [Федеральный закон № 44-ФЗ](http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102164547).
Закупки госкомпаний (223-ФЗ): больше гибкости
Федеральный закон № 223-ФЗ регулирует закупки отдельных видов юридических лиц, включая госкомпании и монополии. Его ключевая особенность - возможность для заказчика разработать и утвердить собственное "Положение о закупке", где определяются способы и процедуры, что обеспечивает большую адаптивность под нужды конкретной организации.
Таблица 2 Сравнительная таблица: 44-ФЗ и 223-ФЗ
|
Критерий |
44-ФЗ |
223-ФЗ |
|---|---|---|
|
Субъекты (кто закупает) |
Государственные/муниципальные органы, бюджетные/казенные учреждения |
Организации с госдолей (>50%), субъекты естественных монополий, их дочерние общества |
|
Информационное обеспечение (сайт публикации) |
ЕИС (zakupki.gov.ru), 8 федеральных ЭТП |
ЕИС + любые площадки (для СМП — площадки из перечня по 44-ФЗ) |
|
Основные способы закупки |
Закрытый перечень: аукционы, конкурсы, запросы котировок/предложений, закупка у единственного поставщика |
Гибкие: определяются Положением о закупках (конкурсы, аукционы и иные способы) |
|
Обязательность процедур |
Строго обязательны, жесткий регламент для всех |
Обязательны в соответствии с собственным Положением, больше свободы в выборе процедур |
|
Механизм обжалования |
В ФАС, строго по нормам закона |
В ФАС, но с учетом деталей из Положения о закупках заказчика |
Оптимизация и управление эффективностью закупок в 2025 году
Оптимизация превращает закупки из центра затрат в инструмент стратегического роста. В 2025 году цифровизация и аналитика становятся основными драйверами повышения эффективности.
Оптимизация процесса приобретения: стратегии для бизнеса
Оптимизация процесса приобретения строится на выборе эффективных стратегий и заключении выгодных договоров. Основной фокус делается на анализе данных и автоматизации. Положение о закупках в коммерческой компании должно быть гибким, чтобы адаптироваться к рыночным изменениям.
* Категорийный менеджмент: управление закупками по товарным категориям как отдельными бизнес-единицами для получения лучших условий от поставщиков.
* Централизация закупок: объединение заказов от разных подразделений для увеличения объемов и получения скидок.
* Внедрение SRM-систем (Supplier Relationship Management): автоматизация процессов оценки, выбора и взаимодействия с поставщиками для снижения рисков и административной нагрузки.
Ключевые показатели эффективности (KPI) в закупках
* Процент экономии (Savings): отношение фактических затрат к плановым. Показывает эффективность переговоров и выбора поставщиков.
* Время цикла закупки (Cycle Time): среднее время от подачи заявки до получения товара. Индикатор скорости и эффективности процессов.
* Процент срочных закупок: доля незапланированных закупок. Высокий показатель сигнализирует о проблемах в планировании.
* Уровень удовлетворенности внутренних заказчиков: оценка качества работы отдела закупок внутренними подразделениями.
* Доля рекламаций/брака: отношение числа претензий к общему объему поставок. Контролирует качество работы поставщиков.
Будущее закупочной деятельности: тренды и инновации 2025-2026
Будущее закупок определяется тремя ключевыми направлениями. Во-первых, это цифровая трансформация: переход от рутинных операций к использованию SRM-систем, искусственного интеллекта и предиктивной аналитики для прогнозирования цен и автоматической оценки рисков.
Во-вторых, устойчивые ("зеленые") закупки. Как подчеркивает исследование Zycus, современные практики включают выбор поставщиков с учетом экологических и социальных факторов, что помогает компаниям достигать целей в области корпоративной ответственности.
В-третьих, закупки на основе Big Data. Анализ больших данных позволяет выявлять рыночные тренды, оптимизировать цепочки поставок и подбирать оптимальных поставщиков на основе объективных показателей.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Чем закупка отличается от тендера?
Закупка - это весь процесс приобретения товаров, работ или услуг целиком, от планирования до приемки. Тендер - это лишь один из конкурентных способов проведения закупки, наряду с аукционом или запросом котировок.
Что такое коммерческие закупки?
Это закупки, которые проводят частные компании для своих нужд. Они не регулируются 44-ФЗ и 223-ФЗ, а руководствуются внутренними регламентами и нормами Гражданского кодекса РФ.
Где искать актуальные закупки?
Государственные закупки по 44-ФЗ и закупки госкомпаний по 223-ФЗ публикуются на официальном сайте Единой информационной системы (ЕИС) - zakupki.gov.ru. Коммерческие тендеры размещаются на многочисленных электронных торговых площадках (ЭТП), таких как ТЭК-Торг, Сбербанк-АСТ, РТС-тендер.
Список использованных источников
-
О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд : Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 24.04.2024). – URL: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102164547 .
-
Amazon Business What is procurement? // Amazon Business. – URL: https://business.amazon.com .
-
Orderful What Is Procurement in Business? // Orderful. – URL: https://www.orderful.com .
-
Opstream Defining Procurement // Opstream Blog. – URL: https://www.opstream.com.
-
Procure Insights Activities in a Procurement Plan // Procure Insights. – URL: https://www.procureinsights.com.
-
Ramp What Is Procurement? // Ramp. – URL: https://ramp.com .
-
Tradogram What is Procurement in Business? // Tradogram Blog. – URL: https://www.tradogram.com.
-
US Legal Forms Procuring Activity Legal Definition // US Legal Forms. – URL: https://www.uslegalforms.com .
-
Zycus What is Procurement Activity // Zycus. – URL: https://www.zycus.com.
