В современных условиях экономической и финансовой нестабильности большая ответственность за деятельность административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений компании ложится на исполнительного (административного) директора. Степень его полномочий достаточно широка: в них входят организация, контроль, развитие и воплощение в жизнь стратегических замыслов топ-менеджеров в зоне своей ответственности. От того, сколько практических инструментов есть в его арсенале, зависит эффективность деятельности компании.
Программа семинара построена на множестве практических методик, инициатив, решений, освоение которых поможет вам добиваться своих целей, повышая как свою результативность, так и результативность ваших подразделений.
Основные элементы системы управления
Вызовы, стоящие перед обеспечивающими подразделениями в современных условиях
Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
Цели и задачи административного обеспечения с учетом финансовых ограничений
Объекты и инструменты управления руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
Показатели результативности и эффективности деятельности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
Требования к руководителю. АХО, административному (исполнительному) директору в условиях кризиса
Гибридный офис. Особенности управления
Цифровизация деятельности обеспечивающих подразделений
Что можно оптимизировать (объекты оптимизации) в зонах ответственности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
Практикум «Анализ направлений, целей, объектов оптимизации в зонах ответственности обеспечивающих подразделений»
Организация комфортных условий жизнедеятельности в гибридном офисе
Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство (секретариат, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
Организация работы с подрядчиками
Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
Корпоративные мероприятия и сувенирные программы
Практикум «Разработка должностной инструкции руководителя АХО, административного (исполнительного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»
Классификация затрат в зоне ответственности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
Какие затраты должен планировать и контролировать руководитель АХО, административный (исполнительный) директор
Особенности процесса бюджетирования подразделений руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
Внутренняя себестоимость деятельности (сервисных услуг) подразделений руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ минимизации потерь?
Варианты программ сокращения затрат для подразделений руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, лизинга в деятельности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
Facility management
Fleet management
Практикумы:
Кейс «Оценка себестоимости сервисных услуг обеспечивающих подразделений
Кейс «Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений»
Кейс «Разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»
Принципы организации документооборота
Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству
Организация работы секретариата
Организация контроля исполнения поручений
Практикумы:
Кейс «Анализ инструкции по делопроизводству»
Кейс «Анализ целевых показателей делопроизводственных операций»
Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы для обеспечивающих подразделений
Регламентирующие документы в пределах компетенции руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
Организация контроля регламентирующих документов
Задачи, функционал, зоны ответственности АХО
Типовое положение АХО
Должностная инструкция начальника АХО
Матрица ответственности АХО
Практикум «Разработка типовых задач и функционала АХО»
Бизнес-план работы АХО
Планирование состава работ
Планирование частоты работ
Планирование качества работ
Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
Бюджетирование хозяйственной деятельности
Практикум «Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО»
Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
Диспетчеризация работ
Группировка связанных работ, супервайзеры
Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
Закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
Закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее
Практикум «Разработка структуры АХО на базе подхода „управление по целям“ (management by objectives)»
Организация оперативного контроля качества выполнения работ
Отчетность служб АХО
Отчетность руководителя АХО
Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов
Практикум «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»
Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
Контроль хода выполнения работ
Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
Диспетчеризация работы автотранспорта
Критерии выбора автотранспортных средств
Контроль деятельности и отчетность
Оплата труда и стимулирование водителей
Материальная ответственность водителей
Принципы разработки мотивационных схем персонала
Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих подразделений
Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих подразделений
Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто
Практикум «Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса»
Объекты цифровизации АХО. Примеры проектов цифровизации – Task Desk, системы учета мебели, системы ускорения инвентаризации, системы автоматизации и визуализации процессов
Примеры применение искусственного интеллекта в зонах ответственности обеспечивающих подразделений
Рассмотрение технологии оптимизации процессов
Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
Виды нотаций для оптимизации процессов
Практикум «Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC»
По каким критериям оптимизируют процессы? Только по стоимости? Как еще можно оптимизировать процессы?
C каких процессов начинать оптимизацию?
Оптимизация процессов обеспечивающих подразделений по стоимости, времени, качеству, рискам
Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях оптимизации затрат?
Практикум «Нормирование расхода ГСМ. Что еще можно и нужно» нормировать?»
Причины, влияющие на производительность труда в офисе
Виды потерь в офисе
Борьба с факторами, отнимающими время
Как вести себя в кризисных ситуациях
Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
Как организовать бережливый офис?
Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях
Практикум «Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»
После обучения вы получите удостоверение установленного государством образца или сертификат MBS, который подтвердит ваши навыки. Документ можно добавить в портфолио и показать работодателю.
Кандидат технических наук, собственник бизнеса, эксперт в области стратегического и операционного управления, управления производственными активами, ремонтами оборудования, внедрению lean-технологий. Консультант по оптимизации бизнес-процессов
Хотите адаптировать обучение под цели вашей компании?
Для больших команд у нас предусмотрены особые условия!
Очно курсы проходят по адресу: Ленинский проспект, д. 38А. Время: с 10.00 до 17.30. Все курсы можно также посетить в онлайн-формате.
При наличии диплома среднего профессионального и (или) высшего образования по окончании обучения выдается удостоверение о повышении квалификации. При отсутствии диплома — Сертификат Moscow Business School.
Moscow Business School принимает безналичные и наличные платежи юридических и физических лиц. Оплату можно осуществить по счету или по ссылке через онлайн-оплату.
За неделю до начала обучения менеджер вышлет приглашение со схемой проезда на ваш Еmail, либо с доступом в виртуальную комнату для участия онлайн.
Все курсы Moscow Business School можно приобрести в подарок и оформить курьерскую доставку подарочного сертификата в пределах Москвы. Доставка по России осуществляется почтой. Подарочный электронный сертификат направляется на электронную почту.
Да, оплату курсов можно производить частями. Наши сотрудники помогают оформить ежемесячную рассрочку платежей через банки-партнеры.
Вы можете отменить свое участие за 5 рабочих дней до начала обучения. В этом случае мы возвращаем 100% стоимости курса. Для этого необходимо связаться с менеджером или позвонить по тел. +7 495 646-75-17
В случае, если до начала курса остается менее 5 рабочих дней, вы можете записаться на следующую дату проведения курса или выбрать любой другой семинар Moscow Business School.
Если не получилось приехать, то обучение можно перенести на следующие даты.
Закрывающие документы участники получают в дни проведения семинара. При необходимости эти документы могут быть отправлены почтой.
Образовательная лицензия дает право на ведение образовательной деятельности. Moscow Business School имеет лицензию, № 038233 от 20 февраля 2017 г., действует бессрочно.
Мы обучаем по официальной образовательной
Лицензии № 038233 от 20 февраля 2017 года.
Лицензия выдана бессрочно, что подтверждает
соответствие всех наших программ государственным
стандартам и требованиям.